Как Robotic Process Automation (RPA) меняет документооборот

Поток документов в компаниях с каждым годом растет, а штатное расписание и ФОТ — нет. И нужно как-то вертеться, успевать теми же ресурсами делать больше. В этой ситуации можно протестировать средства Robotic Process Automation (RPA), которые как раз и заточены на автоматизацию небольших задач, пожирающих значительную часть рабочего времени. 

Средства малой механизации

Если интеллектуальную работу передать роботам пока не получается, то может хотя бы попытаться избавиться от рутины? Вот, например, довольно часто приходится собирать данные из множества таблиц в одну сводную, когда все подразделения или филиалы прислали свои отчеты, а вам нужно сделать сводный документ. В этой ситуации человек, владеющий искусством создавать макросы в Excel, уже выглядит магом и волшебником. 

А что, если пойти дальше? Ведь на одних макросах далеко не уедешь — данные нужно брать из разных систем. ОК, ведь сегодня у каждой системы есть API — пишем ТЗ на интеграцию, ставим задачу разработчикам и… месяцев через несколько нам что-то покажут. Для большого числа мелких задач, к тому же возникающих внезапно, этот путь не годится.

На стройке и на производстве применяют так называемые «средства малой механизации» — например, шуруповерт в разы эффективнее обычной отвертки, но при этом его применение не требует перестройки всего процесса. Хотелось бы иметь что-то подобное и для ускорения работы с документами, эдакий «документоверт» —нажал одну кнопку, и все нужные поля сами заполнились.

К счастью, на рынке появились средства Robotic Process Automation (RPA), которые как раз и заточены на автоматизацию небольших задач, пожирающих значительную часть рабочего времени. RPA не лезет на уровень API, а просто имитирует действия пользователя в графическом интерфейсе приложения. Например, может взять данные из формы в 1С и скопировать их в нужное поле в СЭД. Или собрать сто разных excel-таблиц в одну.

Вообще, способов применения RPA можно придумать множество. Чтобы расшевелить фантазию, вот небольшой список: 57 RPA Use Cases.

RPA и BPM

RPA и BPM — это две большие разницы. Вот картинка, ее иллюстрирующая.

Избегать сложности — залог успеха RPA-проектов

Только не надо обольщаться, что теперь у вас есть палочка-выручалочка на все случаи жизни и вам не придется больше заниматься проектами по интеграции, перепоручив эти задачи RPA. Отнюдь! Надо трезво понимать ограничения этой технологии и не требовать от нее больше, чем она может.
Если суммировать причины провала проектов по внедрению RPA, то, наверное, главным будет чрезмерное усложнение. RPA в принципе довольно простой инструмент, предназначенный для простых задач — примерно как шуруповерт. Не надо изобретать к шуруповерту 100500 хитрых насадок, чтобы исхитриться с его помощью собрать целый космический корабль, нужно просто вворачивать шурупы куда положено, а для сложных операций использовать специальный инструмент.
Короче, следуйте принципу KISS — «keep it simple, stupid», и все у вас будет хорошо. Да, при всей простоте RPA не нужно забывать о ТЗ. Когда проект делают без ТЗ, сами знаете, что получается.

RPA + СЭД: Пример из реальной жизни

Об интересном случае из своей практики рассказывает один из поставщиков решений.
«Средних размеров региональная компания в декабре 2018 года должна была подписать порядка 5000 доп. соглашений к действующим договорам. Текстовые файлы с договорами на тот момент хранились в почте. Один сотрудник может обработать порядка в 10-15 договоров в день. Из доступных ресурсов – семь сотрудников центра клиентского обслуживания, более- менее владеющих работой в 1С, Outlook и Microsoft Word, а привлечь кого-то в помощь с учетом предновогоднего аврала было невозможно. В общем, задача выглядела нерешаемой.

К счастью, именно в это время мы встретились с заказчиком, и я предложил попробовать для этой задачи RPA-инструмент UI Path. В итоге, автоматизируемый сценарий выглядел следующим образом. Найденные в почтовом ящике Outlook файлы передавались в СЭД и регистрировались как документы типа «договор» (предварительно из почтового ящика были удалены письма с файлами, не относящиеся к решаемой задаче. Также был загружен справочник контрагентов из 1С). Собственно, для этого и нужен был скрипт, эмулирующий работу живого сотрудника. А далее, стандартными средствами СЭД по шаблону создавалось доп. соглашение и распечатывался бумажный документ со штрих-кодом (для последующего быстрого сканирования варианта с подписью), подписывался и передавался контрагенту. Конечно, не обошлось без ошибок, но в целом задача была решена — и решена быстро. Ну и, кроме того, в компании появилась система электронного документооборота». 

Прогноз на будущее

Пока RPA занимаются рутиной и не замахиваются на какие-то сложные вещи — большей частью они выполняют обычный «копи-паст», мозгов для этого не требуется. То есть, сейчас это инструменты типа продвинутых макросов в Офисе, только работающие с любыми приложениями.

Но давайте заглянем чуть дальше: прикрутим к движку RPA какой-нибудь AI (он же ИИ) и вместо довольно занудного процесса настройки скрипта достаточно будет один раз протыкать на экране сценарий, а робот все запомнит и повторит.

Плюс к тому можно добавить интеллекта в функции обработки информации — ведь если ваш робот прочитал какие-то данные, почему бы ему их не проанализировать и принять решение, что делать дальше — какую кнопку в какой программе нажать. Вот вам и автоматизация NBA — Next Best Action! И много еще чего появится, когда RPA поумнеют —  а процесс уже вовсю идет! Конечно, говорить про универсальный или общий ИИ еще рано, пока речь идет скорее о частных задачах, решаемых при помощи машинного обучения, а это перспектива ближайших лет, а то и месяцев.

RPA-агенты как раз и станут теми роботами, которые заменят армии офисных клерков. Особых способностей тут не требуется, нужна просто усидчивость и готовность работать без сна и отдыха и без зарплаты. По оценкам Forrester Research, внедрение RPA поставит под угрозу получение средств к существованию для 230 миллионов или более работников умственного труда, или примерно 9% мировой рабочей силы.

Не знаете, с чего начать? Вот, попробуйте что-нибудь из этого: 20 Best RPA Tools in 2019. Есть ли российские RPA? — Я пока не слышал. А вы? И вопрос напоследок — готовы ли вы внедрять RPA в своих компаниях?