Артем Базнамин: «Многомесячная работа в продуктивном режиме неуклонно приводит к нужному результату»
Особенность конкурсного проекта «Автоматизация процессов бюджетирования и закупочной деятельности в управляющей компании аэропортами Краснодарского Края (Сочи, Краснодара (Пашковский) и Анапы (Витязево))» — в его высокой степени кросс-функциональности. Информационная система пронизывает несколько важнейших функций компании: бюджетирование и контроллинг, закупки и снабжение, бухгалтерский и управленческий учет. Подробнее о проекте нам рассказал Артем Базнамин.
В чем ценность конкурсного проекта для вашей компании? Как он вписывается в общую тенденцию по цифровой трансформации бизнеса?
Созданный в рамках проекта функционал и та база данных, которую мы получаем в результате его использования, позволяют нам проводить качественный анализ процессов и продолжать их автоматизацию и оптимизацию.
В области бюджетирования и контроллинга компания получила эффективный прозрачный механизм бюджетного контроля. При этом существенно сокращены трудозатраты, направленные на процесс контроля исполнения бюджета, что позволило оптимизировать штат соответствующей службы.
В области снабжения и закупок был структурирован процесс удовлетворения потребностей служб. Каждая потребность проходит по следующему пути: служба заявляет о потребности, снабжение проверяет наличие товара на складе, в случае его отсутствия стартует закупочная процедура, в результате которой появляется согласованный договор. Далее следуют заказ поставщику, поступление товара и его списание. Весь путь закупи (согласование, связанные документы) доступен для анализа по клику. Все документы приложены к заявке и проходят вместе с ней путь согласования по информационным системам. Мы получили базу данных с желаемыми датами поставок, согласований, фактических поставок, списания в разрезе служб, исполнителей, а также необходимую аналитическую базу для оптимизации логистики поставок и уровня запасов.
Какие задачи Вам пришлось решать при его реализации?
Первым шагом стало создание проектной команды, состоящей из инициативных и энергичных сотрудников, заинтересованных в развитии бизнес-процессов компании и личном профессиональном росте.
Далее мы определились с продуктом и подрядчиком. Выбрали продукт «1С:ERP Управление предприятием 2». По нашему мнению, эта система имеет оптимальное соотношение цена-качество, к тому же легко интегрируется с имеющимися и перспективными учетными и производственными системами компании.
В качестве подрядчика мы выбрали ростовскую ИТ-компанию «ГЭНДАЛЬФ», с которой уже имели успешный опыт сотрудничества. И реализовали в 2012-2013 годах проект комплексной автоматизации аэропортов Краснодарского края на основе решений «1С».
Довольно много энергии нашей проектной команды и команды подрядчика было инвестировано в описание результатов работы и создание технического задания. Текущие и будущие процессы описывались с использованием опыта сотрудников и руководителей служб, руководства компании. На базе описанных процессов подрядчик предлагал различные варианты реализации. Команды работали сплоченно.
Кроме этого, в начале пути был создан и утвержден долгосрочный план, который был разбит на более мелкие этапы-спринты. Проектная команда собиралась на еженедельной основе. Результатом совещаний был план мероприятий для каждого участника проекта на следующую неделю. Секретов нет — многомесячная работа в продуктивном режиме неуклонно приводит к нужному результату.
Чему Вас научил конкурсный проект? Какие бы Вы рекомендации дали коллегам, которые начинают решение аналогичной задачи?
Для проектной команды важна вовлеченность топ-менеджмента компании в процесс, что позволяет оперативно решать организационные вопросы и сохранять нужный темп на всех этапах реализации проекта.
Большое значение имеет гибкость в принятии решений и внесении изменений в проект. Во время работы вы можете увидеть, что цели проекта, в своем первоначальном виде, недостижимы. Их корректировка может привести к более ценному результату.
Необходимо найти золотую середину между учетом требований пользователей и необходимостью выдерживать рамки проекта. С одной стороны, без учета требований и замечаний пользователей разработанная система может оказаться неработоспособной. С другой стороны, чрезмерные требования могут привести к распылению ресурсов на менее важные задачи, что, в свою очередь, может привести к срыву сроков и перерасходу бюджета.
Для оперативной коммуникации, постановки задач и их контроля мы использовали ресурс Trello.
Главный совет — не стоит унывать даже на самых тяжелых этапах реализации проекта. Самое темное время суток — перед рассветом. Даже когда кажется, что все валится из рук, нужно собраться, определить наиболее важные задачи и двигаться дальше. В итоге, всегда находятся нужные решения.
Какие у Вас профессиональные планы на этот год? Как Вам удается успевать за сверхбыстрыми изменениями в ИТ-сфере?
В планах компании — развитие имеющейся системы и получение «прибыли» от ее внедрения и эксплуатации. Основными целями являются снижение уровня запасов, уменьшение сроков поставки товаров и оптимизация закупочных процедур.
Важным элементом в гонке за трендами IT является чтение тематической литературы, участие в конференциях, изучение удачного опыта коллег по цеху. Несколько успешных IT-проектов могут вывести компанию на совершенно новый уровень.
