От печати — к комплексным ИТ-сервисам: опыт Konica Minolta

По прогнозам IDC, объём российского рынка аутсорсинга печати в 2019 году достигнет $188,9 млн.  

Согласно исследованию Gartner, в среднем компании тратят около 3% средств ИТ-бюджета на печать. Это огромная цифра по отношению к другим затратам — и неудивительно, что даже крупные компании стремятся её уменьшить. 

Аутсорсинг услуг печати в данном случае эффективное и очевидное решение. По разным данным, его применение позволяет добиться снижения общих издержек на 25-40%. Так, он стал эффективным решением для компании «Гражданские самолёты Сухого» — затраты на обслуживание снизились до 31%, а также для компании «РЭП Холдинг», где объём печати сократился на 20%, а трудозатраты сотрудников ИТ-отдела, обслуживающих парк печатных устройств — на 70%.

Однако, в последнее время организациям требуется функционал, выходящий за рамки привычных услуг. Рассмотрим некоторые случаи.

Информационная безопасность

Аутсорсинг печати помогает компаниям повысить уровень защиты информации при работе с конфиденциальными документами. Например, внедрение программно-аппаратного решения для контроля и управления инфраструктурой печати позволило уменьшить нагрузку на ИТ-управление, сократить издержки и, что немаловажно, минимизировать риски утечек информации в компании «НоваВинд», подразделении корпорации «Росатом», ответственном за ветроэнергетику. Последнее стало возможным благодаря системе обязательной авторизации пользователей на многофункциональных устройствах (МФУ) по бесконтактным магнитным картам и предоставлении доступа к документу только сотруднику, отправившему его на печать. Также компания планирует внедрить авторизацию на устройствах печати по лицам сотрудников, облачный сервис для распознавания лиц и интеллектуальные IP-видеокамеры.

ИТ-администраторы дополнительно могут использовать функцию отправки уведомлений в службу безопасности, в случае если пользователь отправил на печать, сделал копию или отсканировал документ, содержащий определенные ключевые слова. Это помогает предотвратить утечки конфиденциальной информации. 

Если утечка данных все-таки произошла, специализированные решения помогают выявить нарушителя. Например, решение SafeCopy-xConfiDoc, разработанное компанией «Инновационные технологии» совместно с «НИИ СОКБ» и Konica Minolta Россия, позволяет создавать защищенные персонализированные копии документов. Если кто-то внутри организации распечатал, скопировал или сфотографировал с экрана конфиденциальный документ, и он впоследствии был дискредитирован, программное решение позволит достоверно определить виновника утечки благодаря специальным математическим алгоритмам.

Автоматизация документооборота

Работа с бумажными документами и перевод документов в электронный вид являются частью документооборота компании, поэтому логично, что сервис-провайдеры развивают решения, позволяющие интегрировать и оптимизировать эти процессы. Программные продукты Konica Minolta для автоматизации документооборота позволяют экономить время и ресурсы сотрудников, упрощая процесс и сокращая время обработки и маршрутизации бумажных и электронных документов. Достаточно загрузить, например, первичную документацию в лоток МФУ, и система автоматически распознает тип документа по его форме (например, счет, акт, счет-фактура), содержание, проиндексирует, переведет в требуемый формат и далее направит на хранение или на дальнейшую обработку по заранее определенным сценариям. Также может производиться штрихкодирование документов для последующей оперативной идентификации — причём как в бумажной, так и в электронной форме.  

Мобильная печать

Еще один заметный тренд — все более широкое использование инструментов BYOD в корпоративной среде. Сотрудникам и гостям организаций все чаще нужно отправлять документы на печать с мобильных устройств, а не со стационарных компьютеров. Решения для мобильной печати позволяют отправить документ на печать со смартфона, планшета, ноутбука на любое МФУ в корпоративной сети, в том числе и с личных электронных адресов. Это идеальное решение для сотрудников, которые работают из дома или часто ездят в командировки.

Во многих организациях также применяют гостевую печать с мобильных устройств, когда посетитель компании может самостоятельно зарегистрироваться в системе и привязать гостевую карту для выпуска заданий на печать.

От аутсорсинга печати — к аутсорсингу ИТ

Интерес российских компаний к аутсорсингу печати есть: согласно исследованию IDC, за 2017 год рынок вырос на 17%. По данным агентства, он продолжает развиваться — рост не прекратится до 2021 года и объём рынка может достичь $199,9 млн при среднегодовом темпе роста 5,8 %. Краткосрочные прогнозы также оптимистичны. Эксперты высоко оценивают потенциал рынка — и это несмотря на не столь быстрое развитие, как в Европе или США.

Переход к электронному документообороту не будет преградой для развития аутсорсинга печати, наоборот, за счет интеграции с программными решениями и автоматизации обработки бумажных документов, МФУ становятся полноценными участниками процессов документооборота. Таким образом, аутсорсинг печати открывает возможности для смежных проектов, и все вендоры, работающие на этом рынке, сейчас проходят процесс трансформации от поставщиков услуг печати к провайдерам комплексных сервисов по аутсорсингу ИТ-процессов.