Как внедрить корпоративную информационную систему и потом не переделывать

При внедрении масштабных корпоративных информационных систем, таких как ERP или CRM, иногда возникают нюансы, которые легко пропустить. Они могут быть незначительными, но в итоге сильно влияют на результат. Директор по корпоративной разработке компании IT_One Кирилл Хрушков дает рекомендации, как избежать самых распространенных из них.

Корпоративная информационная система (КИС) – обобщающее понятие для комплексных ИТ-систем, решающих задачи автоматизации бизнес-процессов, систематизации различных данных, принятия грамотных управленческих решений. 

К корпоративным информационным системам сегодня относят как масштабные ERP или CRM, охватывающие все основные бизнес-процессы компании, так системы, актуальные для отдельных подразделений – например, бухгалтерские или HRM. Прежде чем запускать проект внедрения КИС, стоит объективно оценить потребность компании в новой системе. 

В этом помогут ответы на следующие вопросы:

• Что заставило руководителя задуматься о внедрении – реальная проблема или реклама вендора?
• Действительно ли существующая проблема кроется в отсутствии автоматизации и контроля, а не в других параметрах, которые система в принципе не может обеспечить?
• Какие задачи будут решены внедрением КИС?
• Какие процессы придется сформировать, изменить – ведь хаос не поддается автоматизации?
• И самый главный вопрос – окупится ли эта система?

Возможно, ответы покажут, что КИС компании пока не нужна. Если же нужна, то перед тем, как ее выбирать, стоит сформировать рабочую группу из руководителей и ключевых специалистов подразделений и собрать от них обратную связь. Затем провести аудит компании в контексте решаемой проблемы, чтобы выявить нестыковки в бизнес-процессах, случаи выполнения ненужной работы, некорректного взаимодействия. На основе полученной информации можно формировать требования к системе и после этого приступать к выбору наиболее оптимальной КИС.

Практика внедрения КИС. Нюансы, которые легко пропустить

При внедрении КИС, особенно масштабных, часто упускаются моменты, которые кажутся на первый взгляд не столь значимыми, но в итоге серьезно влияют на результат. Приведу рекомендации, как избежать самых распространенных из них.

1. Четко формулируйте цели проекта. Иначе компания, потратив много денег, рискует получить совершенно не то, что ей необходимо. 

2. Не запускайте систему без пилотирования. Пилотирование на небольшой, желательно лояльной аудитории помогает обнаружить большинство недоработок, оперативно их устранить и таким образом подготовиться к полномасштабному запуску. Без этого этапа при масштабном запуске большая вероятность столкнуться с критичными проблемами. 

3. Разбивайте задачу автоматизации на подзадачи. Не нужно автоматизировать все и сразу, достаточно начать с MVP (Minimal Viable Product), минимальной по функциональности версии системы. Она сразу начнет приносить ценность, быстрее окупится и поможет уточнить понимание, что компании необходимо получить по завершении проекта. 

4. Контролируйте ход проекта. Будь то внутренняя разработка или внедрение готового решения подрядчиком, нужно иметь план внедрения и четко его отслеживать. Иначе можно сильно сорвать сроки или даже получить не тот продукт, который ожидался. 

5. Не вносите существенные дополнения в проект, за исключением случаев, когда обнаруживаются грубые ошибки или другие критичные вещи, не позволяющие запустить систему в продакшн. Иначе есть риск надолго затормозить проект, исчерпать отведенный лимит финансирования и в итоге – вообще ничего не внедрить.

6. Взаимодействуйте с бизнес-заказчиком. Чтобы ожидание бизнес-заказчика и реальность совпали, очень важно привлекать его к принятию решений, информировать о статусе выполнения задач и возможных изменениях.

7. Ищите поддержку высшего руководства. При внедрении КИС обычно изменяются и корректируются бизнес-процессы, возникают конфликты интересов среди ключевых заинтересованных сторон. Важно, чтобы топ-менеджеры смогли принять решение в случае, когда, к примеру, руководители ключевых департаментов, которые будут пользоваться данной системой, не могут прийти к консенсусу.

КИС в боевых условиях. Советы по эффективному владению

Недостаток автоматизации, ее избыток, сопротивление сотрудников изменениям и другие факторы приводят к неэффективному использованию КИС. Чтобы получить максимальную ценность от ее внедрения, следует учесть следующие моменты:

1. Соответствие КИС дальнейшему развитию компании. Для этого нужно разработать ее дорожную карту. Доработки должны быть основаны на анализе эффективности затрат (Cost/Benefit Analysis) и на стратегии компании, а не на желаниях отдельных пользователей, зачастую спонтанных.

2. Тесное взаимодействие с ключевыми стейкхолдерами. Важно поддерживать связь с бизнес-пользователями – оценивать активность их работы в системе, анализировать проблемы и пожелания. На основании этого анализа готовить список доработок, а также проводить знакомящие с возможностями системы тренинги.

3. Оптимальная поддержка. Оцените, что в вашем случае эффективнее – собственный штат разнопрофильных специалистов или внешний подрядчик. Например, система SAP может содержать большое количество модулей и для поддержки каждого требуется сотрудник с определенными компетенциями. Если вы не уверены, что каждый сотрудник будет загружен работой, стоит заключить договор с внешним подрядчиком.

4. Грамотный подход к лицензированию программных продуктов. Закупая софт, некоторые компании исходят из лицензирования всех пользователей, не учитывая, что реальная целевая аудитория системы намного меньше. Начинать можно с минимального количества лицензий и расширять их по мере необходимости.

5. Контроль использования системы. Если при работе с КИС обнаруживается, что какой-то ее модуль оказался невостребованным, то стоит вывести его из эксплуатации. Ведь любой модуль – это ресурсы на поддержку и дополнительные риски неработоспособности всей системы, даже если он не используется. Лучше сосредоточиться на развитии тех элементов КИС, которые приносят компании максимальную ценность.

6. Минимизация дублирования. Необходимо, чтобы мастер-источник данных, которые используются в разных модулях КИС, был один. В противном случае, двойной ввод неизбежно ведет к ошибкам и удорожанию поддержки систем.

7. Выстроенный канал поддержки и обеспечение стабильности системы. Пользователи должны знать, куда обращаться в случае тех или иных неполадок с КИС. Скорость реакции на проблему сильно влияет на лояльность к ней сотрудников. Если система регулярно будет оказываться недоступной, рано или поздно ею перестанут пользоваться.

Ключевые бизнес-процессы компании сегодня стоит автоматизировать с помощью КИС, особенно в тех случаях, когда организационными методами повысить их управляемость не удается. Но при этом важно понимать, что КИС – это не панацея. Каждый конкретный случай нужно тщательно анализировать, проводить Cost/Benefit Analysis, сравнивая выгоды от системы со стоимостью ее внедрения и сопровождения.