Чек-лист: как выбрать решение для электронного архива бухгалтерских документов?

5 июля 2021

Содержать бумажный архив дорого. Он требует не только много места для стеллажей, папок и коробок с документами, которые еще и должны хранится при правильных условиях, но и штат людей, которые быстро найдут нужный документ в этом хранилище-подвале. А если не найдут нужную бумажку, то организация рискует проиграть суд, получить штраф, не получить нужное финансирование. Как выбрать решение для электронного архива бухгалтерских документов, рассказывает Владимир Андреев, президент «ДоксВижн».

Что такое архив?

Архив – это система и подход к хранению документов компании, который должен соответствовать регламентам компании и требованиям законодательства. Он может быть электронным, бумажным или смешанным (когда часть документов хранится в электронном виде, а часть в бумажном).

Если оцифровать весь архив организации, то весь бэк-офис, а именно бухгалтерия, юристы, кадровики, менеджеры по качеству, - будут ликовать. Потому что электронный архив значительно экономит время на поиск нужных документов и открывает более быстрый и легкий доступ к архивным документам.

картинка_1.jpg

Но не все бумажные документы можно оцифровать. По закону под ограничения попадают секретные документы или связанные с гостайной, часть документов кадрового учета и ряд документов длительного хранения. Однако даже наличие скан-копий в электронном архиве документов, которые требуется хранить в бумажном виде, существенно упрощает работу с ними, делая их доступными.

Что такое архив бухгалтерской документации?

Архив бухгалтерской документации – один из самых важных. Он включает договора, первичные бухгалтерские документы, подтверждающие финансовую деятельность. Такие документы достаточно хранить до 5 лет, но бухгалтера предпочитают хранить все на всякий случай – чтобы исключить штрафы, проигрыши в суде, проблемы с аудиторами или кредитными организациями. Однако, чтобы найти нужный документ во всем «нужном», требуется время.

Компания КРОК провела небольшое исследование, чтобы узнать, как в организациях устроено хранение документов. Оказалось, что примерно 40% хранят архивы только в бумаге. Еще 40% организаций дублируют бумажные и электронные архивы, потому что «так надежнее». Однако спрос на электронные архивы растет, особенно в области организации хранения бухгалтерских документов.

картинка_2.jpg

Почему организации оцифровывают первичку?

1. Быстрый поиск документов. В случае, когда организация получила запрос от контролирующих органов, проходит аудиторскую проверку, сдает отчетность в ФНС или ведет судебную тяжбу, нужный документ необходим здесь и сейчас. Если документ не будет предоставлен в срок, то есть риски получить штраф или проиграть в суде. Поиск запрашиваемого документа в лабиринтах архива занимает время, особенно если ответственный сотрудник в отпуске или на больничном. Электронный архив позволяет в один клик найти нужные данные за период, по контрагенту, по наименованию товара. Главное, чтобы этот документ был загружен в архив.

2. Хранение и безопасность. Если компания имеет филиальную структуру, то обычно все документы хранятся в одном месте и в одном офисе. Значит, требуется организовать отправку и приемку документов: сначала открыть все конверты, разобрать, систематизировать, отметить в учетных системах сведения о наличии документов, передать в архив. Получается, что сотрудники на местах и в головном офисе дублируют работу с документами, рискуют потерять документы при передаче.

3. Доставка. Как следствие из предыдущего пункта, архив может находится за пределами головного офиса. Требуется дополнительное время на доставку документов по запросу контролирующих органов. Затраты на пересылку документов даже в пределах нескольких филиалов, расположенных в разных регионах, в расчете на год получаются высокими.

4. Тренд на безбумажный обмен документами. Сервисы электронного документооборота (ЭДО), например, «Контур», позволяют обмениваться «закрывающими» документами с клиентами и контрагентами в электронном виде. Это дает возможность сразу хранить эти документы в электронном виде. Даже бухгалтерская отчетность отправляется в электронном виде. Этот тренд перехода на электронные документы усиливает и практика компаний переводить процессы на безбумажные технологии с помощью СЭД (систем электронного документооборота), в которых внутри компании происходит.

Какие процессы должен поддерживать электронный архив бухгалтерских документов?

картинка_3.jpg

1. Поддерживать загрузку документов в архив путем сканирования документов или загрузки из ЭДО.

2. Распознавание документов, создание соответствующих карточек в системе с занесением важных атрибутов (ИНН, сумма, контрагент, тип документа, дата).

3. Построение системы взаимосвязанных документов. Например, связывать договор с последующими документами по мере выполнения работ или поставок.

4. Поиск документов.

Чек-лист для проверки платформы на возможность создания единого централизованного архива:

Средства оптимизации стоимости хранения контента в архиве и реализация различных стратегий обеспечения резервного хранения и восстановления данных системы;
Поддержка инструментов захвата документов (Capturing), включая потоковое сканирование документов и форм, добавление документов, полученных по электронной почте и по другим каналам обмена информацией;
Поддержка работы с разнообразным контентом: документами различного формата, сканами, медиаданными и структурированной информацией различного вида;
Безопасность (защита информации и разграничение прав доступа), поддержка различных моделей безопасности — дискреционной, мандатной, контекстно-ролевой;
Управление метаданными и структурой документов, возможность формировать различные учётные формы карточек документов;
Поддержка всех видов поиска документов: атрибутивного и полнотекстового. Поддержка современных технологий семантического и интеллектуального поиска;
Различные способы структуризации информации в архиве, создания классификаторов, тегирование документов и пр.;
Средства групповой разработки и согласования документов;
Журнализация и контроль истории обработки информации, в частности, ориентированные на применение технологий Process mining к накопленным в системе данным;
Реализация различных правил уведомлений и напоминаний для пользователей системы в контексте конкретных задач их обработки;
Комплекс функций по работе с юридически значимыми электронными документами — поддержка всех видов электронных подписей и интеграция с операторами ЭДО;
Средства интеграции c другими прикладными системами и приложениями, наличие средств программного расширения в платформе;
Организация доступа пользователей к системе с различных устройств — из браузера, мобильных приложений;
Готовые модули для долгосрочного хранения электронных документов;
Средства поддержки регламентов классического архивного делопроизводства

6923