Участник конкурса «Проект Года». Роботизация процесса актуализации анкетных данных в Банке «Казани»

Участник конкурса «Проект Года». Роботизация процесса актуализации анкетных данных в Банке «Казани»

Рассказываем о самых интересных проектах, которые принимают участие в нашем конкурсе «Проект Года». Проект Банка «Казани» наглядно показывает, как можно автоматизировать рутинные операции за счет роботов. Анкеты робот обрабатывает на 80-90% быстрее, чем сотрудник, и без ошибок. При этом ему не нужно рабочее место, соцпакет и обучение с нуля. А освободившееся время сотрудников можно направить для выполнения более важных задач.

Проект был реализован в период с марта по август 2020 года. Всего было автоматизировано 5 рабочих мест. География – город Казань.

Какие цели ставились перед проектом?

Как и многие финансовые организации, Банк Казани вынужден выполнять множество рутинных операций, в том числе актуализировать анкетные данные своих клиентов. Банк обязан обновлять информацию клиентов не реже, чем раз в год. Анализируются сведения, полученные из открытых источников, при необходимости данные клиентов в АБС актуализируются, клиентам направляются запросы на предоставление необходимых документов. При этом большинство рабочего времени сотрудников уходило на открытие ссылок и сверку данных по множеству атрибутов анкеты клиента. Цель, которая была поставлена перед процессной командой, состояла в создании и внедрении робота актуализации данных клиентов, тем самым - избавлении от ошибок ручного ввода, сокращении времени исполнения бизнес-процесса, недопущении нарушения сроков актуализации анкетных данных.

В чем заключалась уникальность проекта?

Для реализации проекта в качестве базовой была выбрана технология Robotic Process Automation (RPA). Робот делает то же самое, что и сотрудник: открывает ссылки в браузере, копирует и вставляет данные, запускает приложения. Но роботу не нужно рабочее место в офисе, перерывы или выходные. Робот осуществляет проверку актуальности анкетных данных клиента банка из банковской системы. Для этого он сверяет информацию из АБС с данными из открытых источников. Когда робот находит ошибку, он может сам написать клиенту сообщение через систему ДБО. Если клиент не отвечает или значения не совпадают по чувствительным параметрам, робот через СЭД ставит задачу сотруднику и передает ему анкету для ручной обработки. Применение этой технологии даёт для Банка снижение затрат на выполнение рутинных операций, исключает ошибки в процессах, повышает качество данных и тем самым снижает риски для бизнеса.

Какое ПО было использовано?

В проекте были использованы передовые информационные технологии, в частности Платформа роботизации UiPath.

Алгоритмом робота предусмотрено взаимодействие в внутренними информационными системами и приложениями Банка:

— автоматизированной банковской системой (АБС);

— системой дистанционного банковского обслуживания (ДБО);

— системой электронного документооборота;

— сервисом для получения актуальных данных контрагентов;

— пакетом MS Office.

В чем заключалась сложность реализации?

Роботизация бизнес-процесса актуализации подтвердила гипотезу о возможности исключения ошибок ручного ввода, сокращения времени обновления анкет.

Основные сложности были связаны с описанием и оптимизацией процесса:

- приведением алгоритма к формализованному виду;

- определением критичности атрибутов;

- согласованием со всеми внутренними службами банка.

Как проходило внедрение?

Для автоматизации процесса актуализации анкетных данных клиентов Банк Казани обратился в ICL Services для разработки робота в UiPath Studio, который умеет имитировать действия сотрудников банка, выполняя их гораздо быстрее и точнее. Со стороны ICL Services были задействованы бизнес-аналитик, два разработчика и руководитель проекта.

На первом этапе специалисты ICL Services обсудили и наметили бизнес-процессы банка, в которых RPA может увеличить эффективность на порядок. Далее бизнес-аналитик описал существующие процессы и то, как их будет выполнять робот. Само собой, к проекту предъявлялись высокие требования в части информационной безопасности, в том числе в разграничении прав доступа — как для разработчиков, так и для самого робота.

После согласования бизнес-процессов началась разработка робота для актуализации анкетных данных в UiPath Studio. В августе завершились испытания и робот начал работать на продуктивном контуре.

Каков результат от реализации проекта?

Каждую анкету робот обрабатывает на 80-90% быстрее, чем сотрудник. При этом ему не нужно рабочее место, соцпакет и обучение с нуля, и компания может легко подключить еще одного робота и масштабировать обработку анкет с минимальными издержками. Таким образом были достигнуты основные цели роботизации процесса актуализации анкет клиентов:

- сокращены затраты на исполнение данного процесса, он перестал быть рутинным;

- исключены ошибки ввода данных;

- данные в системах банка теперь представлены в унифицированном формате, что косвенно приводит к удобству использования этих данных другими сотрудниками;

- создан хороший задел для возможности экономного масштабирования бизнеса (увеличение числа клиентов, практически не влияет на затраты по обработке анкет клиентов).