Создание системы электронного документооборота

-импортозамещение и переход на полностью отечественный стэк технологий;

- уменьшение дублирования функций в структурных подразделениях, количества рутинных операций;

- повышение эффективности процессов документооборота в Группе РусГидро.

2026

- Группа РусГидро переведена на единую платформу документооборота с унифицированными процессами;

- Централизованы данные контрагентов

- Создан отраслевой практический пример успешного импортозамещения в энергетике.

Система построена полностью на российских компонентах: СУБД Tantor, ОС: Astra Linux, AlterOS

В проекте не используются решения из каталога Global CIO

Реализация проекта потребовала решения нетривиальных задач:

 -Синхронизация внедрения с работающими бизнес-процессами;

-Обучение разнородного контингента пользователей (более 18 тысяч человек);

-Обеспечение непрерывности документооборота в переходный период.

В Группе РусГидро долгое время использовалась корпоративная система электронного документооборота, разработанная на базе технологии Microsoft и функционирующая как десктоп-приложение для Windows

Несмотря на свою работоспособность, эта СЭД имела ряд критических недостатков:

- Система была развернута в отдельных инсталляциях более чем в 20 обществах Группы, что приводило к отсутствию единых стандартов документооборота (ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ АРХИТЕКТУРА);

- Работа с документами была возможна только на рабочих станциях с установленным ПО, что затрудняло удаленную работу сотрудников (ОГРАНИЧЕННАЯ ДОСТУПНОСТЬ);

- Решение не соответствовало современным требованиям к масштабируемости и интеграции с другими корпоративными системами (ТЕХНИЧЕСКАЯ УСТАРЕЛОСТЬ).

Основным драйвером замены исторической СЭД стала стратегическая задача перехода на полностью российское программное обеспечение.

В рамках реализации проекта в новой СЭД создан функционал:

- Создание, согласование, рецензирование, ФУНКЦИОНАЛ НОВОЙ СИСТЕМЫ подписание документов;

- Исполнение заданий и резолюций, перенаправление. Функционал замещения;

- Обсуждение и комментарии к документам;

- Работа с документами служебного пользования, с персональными данными;

- Работа Коллегиальных органов и органов управления (вынесение вопросов на обсуждение с дальнейшим автоматическим формированием опросных листов (голосование), протоколирование результатов);

- Работа Закупочных Комиссий (голосование, протоколы).

Изменения после внедрения:

• ВЕБ-ДОСТУП БЕЗ ЛОКАЛЬНОЙ УСТАНОВКИ (возможность работы из любого места через браузер, что особенно важно для распределенной структуры холдинга);

• РАСШИРЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОЙ БАЗЫ (подключение ранее неохваченных сотрудников, обеспечение готовности к масштабированию на новые организации в составе компании);

• ЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ УНИФИКАЦИЮПРОЦЕССОВ (единое пространство для всех обществ Группы, исключающее разрозненность данных и дублирование функций);

• СОВРЕМЕННЫЙ ИНТЕРФЕЙС И БЫСТРОДЕЙСТВИЕ (интуитивно понятный UX и высокая производительность для работы с большими объемами документов).

Более 60 организаций, входящих в Группу РусГидро