Создание единого цифрового контура управления качеством поставщиков

Основная бизнес-цель проекта — исключение поставок некачественного сырья на заводы компании, распределённые по разным регионам России. Для её достижения были поставлены следующие задачи:

• Переход от разрозненных процессов управления качеством поставщиков к сквозным автоматизированным процессам.

• Автоматизация обмена данными между единой базой и модулями с информацией по процессам квалификаций и аудитов.

• Формирование единой базы данных по поставщикам, доступной для всех сотрудников, участвующих в закупках и проверке качества сырья и материалов.

• Стандартизация данных и создание уникальных ID-кодов поставщиков, производителей, сырья и материалов для исключения разночтений и дублирования данных. 

• Снижение трудозатрат на формирование и мониторинг базы поставщиков.

• Переход от контроля качества к комплексному управлению отношениями с поставщиками (SRM).

2026

Проект дал измеримые результаты, подтверждённые на всех этапах процесса квалификации и аудитов.

• Продолжительность общего цикла квалификации новых поставщиков сократилась с 66 до 40 дней.

• Компания стала на 40% быстрее вводить в производство сырье и материалы новых поставщиков и оперативнее реагировать на потребности производства. 

• Трудозатраты на планирование, подготовку аудитов и оформление результатов снизились до 8 человеко-дней, время, затрачиваемое на эти задачи, сократилось с 20 до 10–12 дней.

• Частота мониторинга поставок от неквалифицированных производителей выросла в 30 раз — он стал проводиться ежедневно в фоновом режиме вместо 1 раза в месяц.  

• Регламенты по процессам за счёт автоматизации соблюдаются на 100%, система обеспечивает нулевые показатели потери данных.

• В системе работают 100% сотрудников, вовлечённых в квалификации и аудиты поставщиков, — более 650 человек из шести подразделений.

Проект реализован на российской low-code BPMS Comindware Platform. На ней смоделированы в нотации BPMN 2.0 и автоматизированы сквозные процессы квалификации и аудитов поставщиков, настроены роли, маршруты согласований и интеграции с ИТ-контуром.

В проекте не используются решения из каталога Global CIO

Наиболее сложной частью проекта стала синхронизация данных, правил и ИТ-контура вокруг единого процесса управления качеством поставщиков. В ходе проекта выстроены:

• единая система унифицированных справочников по поставщикам, производителям, сырью и материалам с едиными ID и отсутствием дублей,

• единые правила согласования маршрутов с учётом ролей шести подразделений, сценариев отклонений и зон ответственности,

• единый ИТ-контур: интеграции BPMS с SAP, PayDox / СЭД и АРМ входного контроля.

Дополнительные вызовы: разный уровень готовности сотрудников к работе с системой, географическая рассредоточенность задействованных в процессе участников, смена бизнес-заказчика в середине проекта.

Исходная ситуация

Управлению качеством сырья и материалов поставщиков в компании уделяется особое внимание — от него зависит стабильность производства, выполнение обязательств перед клиентами, дальнейшее развитие технологий, снижающих выбросы парниковых газов при производстве «зеленого» металла под брендом ALLOW.

На момент старта проекта организация хранения данных по поставщикам требовала оптимизации:

• Информация о поставщиках хранилась в Excel-файле с ограниченным доступом, данные обновлялись вручную на основании информации из разрозненных источников.

• Имелись риски работы с неквалифицированными производителями, сроки согласований могли выходить за допустимые рамки, прозрачность статусов проектов квалификации отсутствовала.

• Возникали сложности с получением консолидированной информации и управлением процессом на основе данных.

• Обмен документацией и данными по результатам испытаний шёл по электронной почте и через СЭД, что затрудняло контроль актуальных статусов и создавало риск потери информации.

Реализованное решение

В ходе проекта создан единый цифровой контур управления качеством поставщиков на основе low-code BPMS Comindware Platform.

• Автоматизирована группа процессов по квалификациям и аудитам поставщиков и производителей: инициирование квалификации, первичная оценка, проведение испытаний, квалификационный аудит, проверка PPAP-документов, дисквалификация, контрольный аудит, завершение квалификации, управление несоответствиями.

• В системе созданы единые справочники по контрагентам, заводам, дивизионам, сырью и материалам. Настроены интеграции с SAP, PayDox / СЭД, АРМ входного контроля.

• Внедрена рейтинговая оценка поставщиков.

Изменения после внедрения

• Автоматизация позволила перейти от фрагментированного, частично ручного процесса к управляемому сквозному процессу квалификации и оценки поставщиков с чётко определёнными ролями, контролем сроков и единым источником данных. 

• Квалификация, аудиты и данные объединены в одной системе. Обеспечена прозрачность статусов и истории прохождения процесса. Выстроена система предотвращения, а не исправления ошибок: регламенты соблюдаются за счёт автоматизации. Унифицирован справочник сырья и материалов в SAP.

• Все задействованные в процессах сотрудники получили мгновенный доступ к консолидированной информации, что устранило задержки. Исключены разночтения в наименованиях, решения принимаются на основе однозначных данных. Снизились трудозатраты на подготовку и планирование аудитов, что позволило перераспределить высвободившиеся ресурсы на более ценные аналитические и интеллектуальные задачи.

• Реализованный проект рассматривается как основа в построении единой системы взаимоотношений с поставщиками и управления качеством в цепочке поставок.

• Реализация стала катализатором BPM-инициатив в смежных подразделениях. Сформировано доверие к процессному подходу как к рабочему инструменту.

Проект охватывает процессы, в которых задействованы сотрудники, распределённые по разным городам: Москва, Красноярск, Иркутск, Новокузнецк.