Единый контур СЭД–ЭДО на базе 1С:Документооборот в технопарке "Калибр"

Проект решает задачу создания единого цифрового пространства для управления документами – прозрачного, менее трудоёмкого и обеспечивающего масштабируемую основу для дальнейшего роста технопарка.

Цели проекта:

• создать единую экосистему управления документами и НСИ на базе 1С:Документооборот КОРП 3.0;

• сформировать единый контур СЭД–ЭДО, заменив три сторонних сервиса встроенным сервисом 1С-ЭДО;

• актуализировать регламенты обработки документации;

• сократить время согласования и утверждения документов;

• обеспечить быстрый поиск документов по нескольким критериям и минимизировать ошибки и незавершённые задачи.

2025

• Согласование документов ускорилось в 2 раза.

• Поиск документов ускорился в 5 раз.

• Трудозатраты сотрудников на обработку документов снизились на 70%.

• Получение управленческой отчётности ускорилось на 60%.

• Обработка заказов ускорилась на 50%.

• Расходы на материальные ресурсы (бумага, печать, доставка) сократились на 40%.

• Автоматизировано 100 рабочих мест; проект выполнен за 6 месяцев с нулевым отклонением по срокам и бюджету.

• Создан единый контур СЭД–ЭДО: три сторонних сервиса ЭДО заменены встроенным 1С-ЭДО.

• Уведомления за 30 дней до окончания договоров аренды исключают непреднамеренные пропуски сроков.

• Регламенты обработки документов актуализированы и приведены в соответствие с новой цифровой моделью работы.

• Удовлетворенность заказчика работой исполнителя – 10 из 10.

1С:Документооборот КОРП, редакция 3.0

Встроенный сервис 1С-ЭДО

Платформа 1С:Предприятие 8.3

В проекте не используются решения из каталога Global CIO

Технопарк объединяет около 200 компаний-резидентов. По мере роста их количества документооборот, разнесённый по трём не связанным сервисам ЭДО, электронной почте и бумажным папкам, перестал справляться с нагрузкой: статус документов не отслеживался, история согласования не сохранялась, а сотрудники тратили до 30–40% рабочего времени на поиск, копирование и передачу документов.

1. Исходная ситуация

ПАО «Калибр» – многофункциональный технопарк в Москве, площадка для развития инновационных технологий, объединяющая на одной территории площадью около 125 000 кв. м около 200 высокотехнологичных компаний и уникальные объекты инфраструктуры, среди которых полигон для испытаний беспилотных транспортных средств, центр обработки данных, детский анимационный технопарк, спутниковый телепорт.

Среди основных отраслевых специализаций Технопарка присутствуют такие направления, как приборостроение, аддитивные технологии, беспилотный и электротранспорт, водородная энергетика, телекоммуникационные технологии, креативные индустрии, медицинские исследования.

С ростом числа резидентов сложившаяся работа с документами потребовала кардинального обновления:

• Для внешнего документооборота параллельно использовались три не связанных между собой сервиса ЭДО разных вендоров.

• Бумажные оригиналы лежали в офисных папках, электронные документы – в одном из сервисов ЭДО, переписка – в почте сотрудников, договоры аренды – в отдельном сервисе с ограниченным доступом.

• Согласование шло по почте или через разные сервисы, статус документа отследить было сложно.

• Бухгалтеры, юристы и отдел аренды тратили до 30–40% времени на поиск, копирование и передачу документов.

2. Реализованное решение

Внедрён 1С:Документооборот КОРП 3.0. Ключевое архитектурное решение – объединение двух контуров в одной платформе: СЭД для внутреннего согласования, хранения и маршрутизации документов и ЭДО для юридически значимого обмена с контрагентами через встроенный сервис 1С-ЭДО. Три сторонних сервиса ЭДО заменены, работа ведётся в едином окне.

Помимо типового функционала реализованы доработки под специфику технопарка:

• единая кнопка подписания, связывающая задачу в СЭД со статусом документа в 1С-ЭДО;

• автоконвертация исходящих документов Word в PDF перед подписанием;

• расширение для присвоения статуса «Подписан» историческим документам; уведомления руководителю за 30 дней до окончания договоров аренды.

Регламенты обработки документов актуализированы. ИТ-партнёр выполнил также перенос данных, обучение и сопровождение.

Архитектура централизованная, клиент-серверная: серверная часть – в центральном офисе, удалённые пользователи работают через VPN. Проект занял 6 месяцев (май – ноябрь 2025 года) и 989 человеко-часов проектной команды без отклонений по срокам и бюджету.

3. Изменения после внедрения

• Документы, согласования и обмен с контрагентами собраны в одной системе: статус и история согласования каждого документа прозрачны, сотрудникам не нужно переключаться между сервисами и дублировать действия.

• Бухгалтерия, юристы и отдел аренды освобождены от значительной части рутины.

• Отдел аренды заранее получает сигналы об истекающих договорах.

• По оценке руководства заказчика, заметно выросла скорость взаимодействия с резидентами, для которых время – решающий фактор.

• Платформа стала основой для дальнейшего роста технопарка.

Москва, Центральный федеральный округ.