Создание системы управления закупками на базе 1С:Управление холдингом

Основная цель проекта - создать единую цифровую экосистему управления закупками для ускорения процессов и повышения точности обработки данных.

Задачи проекта:

• Автоматизировать формирование годовых и текущих планов закупок с учетом потребностей всех подразделений.

• Создать многоуровневое согласование документов с автоматическим распределением ответственности на каждом этапе.

• Интегрировать систему с ЕИС zakupki.gov.ru и ключевыми электронными торговыми площадками для автоматической публикации извещений и синхронизации результатов торгов.

• Обеспечить соответствие требованиям 223-ФЗ и минимизировать типовые ошибки в закупочной документации.

• Консолидировать данные из разных систем предприятия и обеспечить поддержку существующих разработок на платформе «1С:Предприятие».

2024

Результаты проекта

1. Циклы согласования ускорены на 80% за счет внедрения механизма утверждения документов с автоматическим распределением ответственности. Интеллектуальная проверка данных исправляет до 95% типовых ошибок ещё до выгрузки в систему госзакупок.

2. Годовые и текущие планы закупок формируются с полной историей изменений, позволяя руководству отслеживать динамику потребностей по подразделениям.

3. Единое цифровое пространство объединяет закупки, логистику и финансы, обеспечивает автоматическое логирование действий и соответствие требованиям 223-ФЗ.

4. Для работы с табличными данными разработаны шаблоны и механизмы загрузки исторических данных, формирования регламентных отчётов и контроля версий документов.

5. Размещение годового плана закупок в ЕИС zakupki.gov.ru ускорилось в 5 раз. Внесение изменений в размещенный план закупок в ЕИС занимает 10–20 минут. Интеграция с ЭТП «Росэлторг» обеспечивает оперативную публикацию извещений и загрузку результатов торгов.

Внедренный программный продукт: «1С:Управление холдингом 8»

– Подсистема «Управление закупками»

В проекте не используются решения из каталога Global CIO

Главным вызовом стала интеграция с ЕИС в сфере закупок через REST API. В отличие от типовых конфигураций, требовалось разработать с нуля сложные алгоритмы формирования XML-файлов строго по актуальным шаблонам 223-ФЗ. Система постоянно эволюционировала и любое изменение на стороне госпортала могло «сломать» выгрузку. Команда создала механизм валидации, предугадывающий потенциальные несоответствия формальным требованиям ЕИС, которые могли привести к отклонению извещения.

Сложной задачей оказались перенос и консолидация исторических данных без потерь и нарушения референсной целостности. Требовалось не просто перенести данные, а обеспечить их корректное отображение в новой системе и сохранить возможность работы с архивами.

Проект проходил в условиях «двойной работы»: сотрудники продолжали вести закупки в прежнем режиме, параллельно тестируя и осваивая новый. Это создавало колоссальную нагрузку на команду и требовало безупречного планирования пилотных групп и поэтапного перехода.

АО «Самарская сетевая компания» (АО «ССК») — один из лидеров в сфере транспортировки электроэнергии в регионе. Энергетики предприятия работают в 34 муниципалитетах Самарской губернии и обслуживают около 17 000 километров воздушных и кабельных линий и 7 000 подстанций различных классов напряжения. На страже энергетической безопасности региона стоят 2 800 сотрудников компании. 

До внедрения цифровой системы процессы закупок в АО «Самарская сетевая компания» строились на обработке множества разрозненных документов и использовании отдельных внутренних сервисов.

Планы закупок от разных подразделений консолидировали вручную. Согласование документов занимало значительное время, а работа с внешними площадками и системой госзакупок выполнялась с частичной автоматизацией. В условиях роста масштабов бизнеса это начало сказываться на скорости обмена информацией, прозрачности процессов и оперативности принятия решений.

Для автоматизации закупок была выбрана система «1С:Управление холдингом». Проект внедрения поручили самарскому офису «1С-Рарус». Накопленный совместный опыт работы при реализации предыдущих проектов позволили совместной команде проекта максимально учесть особенности процессов компании и обеспечить быструю адаптацию новой системы под потребности предприятия. 

Внедрение цифровой системы управления закупками напрямую отразилось на производственных процессах: от ускорения поставки оборудования и материалов до совершенствования процессов проведения ремонтов и подключения новых потребителей. Чем эффективнее организованы закупочные процедуры, тем стабильнее работает вся цепочка электроснабжения.

г. Самара