Переход за 3,5 месяца на единую систему управления 5000+ договорами с контрагентами в группе компаний Сахалинской области

1. Переход на единую систему электронного документооборота, позволяющую вести учет договоров, претензионно-исковую работу и управлять входящей и исходящей административной документацией.

2. Автоматизация всех указанных выше процессов.

3. Обеспечение унифицированного контроля всех договорных отношений по группе компаний "BAEK Group" и управление ими.

4. Интеграция СКУД – системы контроля и управления доступом с "1С:Документооборот КОРП". Применение работающей в группе компаний системы автоматической выдачи прав и автозамещения к "1С:Документооборот КОРП".

5. Настройка синхронизации "1С:Документооборот КОРП" с другими учетными системами на базе 1С c помощью брокера сообщений "RabbitMQ" и подсистемы обмена данными для 1С – "БИТ.Адаптер".

6. Реализация правил одновременного автоматического контроля договорных условий, в частности дебиторской, кредиторской задолженностей, кредитного лимита, отсрочки платежа, сроков действия, и контроля по бюджету движения денежных средств во всех учетных системах.

2024

1. Внедрена система, отвечающая всем заявленным требованиям Заказчика.

2. Заказчик получил эталонную, консолидированную MDM-систему для учета договоров, в которой любой пользователь может в режиме реального времени отслеживать все движения и изменения.

3. "1С:Документооборот КОРП" интегрирована со всеми учетными системами, входящими в IT-архитектуру без ее нарушений в части следующих объектов: действующие сотрудники, пользователи, движение по кадрам; организации и подразделения; договоры.

4. Система позволяет контролировать взаимоотношения с контрагентами на всех этапах по холдингу в целом и во всех информационных системах одновременно: СТОП-отгрузка, контроль дебиторской, кредиторской задолженностей, сроков действия, суммы, и кредитного лимита.

5. Настроен процесс подписания электронной цифровой подписью с использованием машиночитаемой доверенности.

6. Увеличена скорость формирования управленческой отчётности на 50%.

• Брокер сообщений "RabbitMQ"

• Подсистема обмена данных для 1С на платформе "RabbitMQ" – "БИТ.Адаптер"

• "Prometheus"

• "Grafana"

• "Vanessa-Automation"

В проекте не используются решения из каталога Global CIO

Проектная команда работала над реализацией множества разноплановых параллельных проектов для клиента. Параллельные проекты так же требовалось интегрировать между собой. В частности, параллельно велись проекты по автоматизации управленческого баланса на базе программного продукта "БИТ.Финанс Холдинг", автоматизация строительного учета и построение гармонизированной системы управления НСИ, что оказывало прямое влияние на сроки и результаты каждого из них.

"BAEK Group" – группа компаний Сахалинской области, существующая на рынке 10 лет и объединяющая 13 юридических лиц и 17 различных направлений деятельности. Проекты группы компаний "BAEK Group" – это осознанный вклад в развитие коммерческой индустрии Сахалинской области.

В условиях сложной IT-архитектуры и множества взаимосвязанных процессов у холдинга возникла дополнительная потребность в создании консолидированной системы для управления следующими процессами:

• Учет договоров и автоматический контроль за соблюдением их условий во всех учетных системах заказчика;

• Ведение блока претензионно-исковой работы (метрики, планирование, контроль работы, движение документации);

• Отражение потребности в товарно-материальных ценностях через заявки;

• Хранение всей юридической, административной-хозяйственной и прочей документации.

Для реализации проекта был выбран программный продукт "1С:Документооборот КОРП". Выбор был связан прежде всего с тем, что функциональные возможности программного продукта полностью соответствовали потребностям предприятия.

До внедрения системы электронного документооборота на базе конфигурации "1С:Документооборот КОРП" в "BAEK Group" использовалась программа собственной разработки, которая имела ряд ограничений:

• Отсутствовала возможность дальнейшего развития продукта;

• Программа не позволяла реализовать интеграции с другими программными продуктами;

• Отсутствовал необходимый функционал для организации процессов заказчика. В системе была реализована только возможность согласования договоров и заявок на ТМЦ;

• Отсутствовала система контроля и, как следствие, очень низкая прозрачность процессов согласования;

• Программа не способствовала сокращению бумажного документооборота;

• Не было возможности использовать систему в качестве хранилища для документов.

Важным условием Заказчика по внедрению "1С:Документооборот КОРП" было обеспечение возможности интеграции с уже работающей системой СКУД – системой контроля и управления доступом. Эта система была адаптирована силами заказчика под требования бизнес-процессов в компании – от подбора кадров и их автоматического заведения в качестве пользователей во всех учетных системах с выдачей прав до отслеживания уволенных сотрудников/временно прекративших работать. Данная система позволяла в автоматическом режиме без дополнительных трудозатрат административной службы отключить пользователей от систем. Данное условие необходимо было перенести в "1С:Документооборот КОРП" и интегрировать в процессы согласования: система должна была в online режиме отслеживать движение пользователей-согласующих лиц и автоматически заменять их при необходимости.

В рамках проекта также была разработана система реквизитов для платежных документов cо ссылкой на объекты претензионно-исковой работы в "1С:Документооборот КОРП", и аналогично для документов по движению товарно-материальных ценностей со ссылкой на заявки на ТМЦ в "1С:Документооборот КОРП".

Россия, Хабаровский край, г. Хабаровск и Сахалинская область, г. Южно-Сахалинск.