Внедрение КЭДО на территориальной сети

Цели проекта 

Цель — перевести кадровый документооборот распределённой сети из бумаги в электронный вид, начав с процесса с наименьшим риском.

Дополнительные задачи:

• сократить трудозатраты кадровой службы, централизованной в одном городе;

• сформировать прозрачную историю подписания документов для проверяющих органов;

• выбрать классический кадровый ЭДО без избыточного функционала, с гибкими маршрутами согласования и прозрачной финансовой моделью.

2026

• Полный цикл документа (от создания до архива): 5 дней → 1 день.

• Время кадровой службы на один документ: 30 минут → 5 минут.

• Срок подписания документа всеми сторонами: 4 дня → 2 часа.

Астрал КЭДО

В проекте не используются решения из каталога Global CIO

• Адаптировать КЭДО под организационную структуру сети: настроить около 300 маршрутов согласования под структуру должностей в 11 регионах — от магазина до управляющей компании.

• Подготовка нормативной базы (положения, регламенты, согласия сотрудников) заняла около четырёх месяцев.

• Сопротивление на уровне кадровой службы: часть кадровых сотрудников привыкла к бумажному процессу, и переход потребовал отдельной работы с вовлечением команды, а не только технической настройки.

АО «Корпорация «ГРИНН» — межрегиональный ритейлер: торговая сеть работает в 11 областях, а штат насчитывает 4 000 сотрудников. Кадровая служба централизована в одном городе, при этом в магазинах на местах своих кадровиков нет.

До перехода на электронный документооборот любой кадровый документ проходил громоздкий путь. Например, при оформлении отпуска сотрудник магазина писал заявление на бумаге, директор подписывал его и отправлял скан в отдел кадров. Там готовили приказ и отправляли его обратно на подпись, а оригиналы потом доставляли курьером. Из-за этого курьерская доставка занимала много времени, а документы могли задержаться или потеряться в пути. Согласование дополнительно затягивалось из-за того, что многие руководители и топ-менеджеры часто бывают в командировках. А кадровая служба на отдельных этапах фактически работала по сканам, а не по оригиналам — это риск перед проверяющими органами.

Нам был нужен классический кадровый электронный документооборот — без избыточного функционала, за который пришлось бы переплачивать. Мы изучили несколько систем на рынке, встретились с партнёрами, посмотрели референсы крупных розничных сетей со сложной географией и посоветовались с профессиональным ИТ-сообществом. Выбор остановили на сервисе Астрал.iКЭДО — он закрывал наши ключевые задачи, предлагал прозрачную финансовую модель и реальное внимание вендора к нашим запросам.

Переводить 4 000 сотрудников на электронный документооборот одномоментно по всем видам документов было рискованно, поэтому выбрали стратегию постепенного захода. Стартовым процессом сделали оформление отпусков: запуск пришёлся на июнь, пик сезона отпусков, а сам процесс — типовой и предсказуемый, с минимальными юридическими рисками. Сначала систему обкатали на пилотной группе — ИТ-департаменте, а далее развернули процесс на всю компанию.

Параллельно шла подготовка: около 4 месяцев заняло формирование нормативной базы — положений, регламентов, внутренних согласий сотрудников. Отдельно настроили около 300 автоматических маршрутов согласования под нашу структуру должностей в разных регионах.

11 областей центрального федерального округа