Цифровой документооборот на BPMSoft

• Повышение управляемости: создание единого информационного контура для 52 юрлиц и централизованного контроля документооборота.

• Ускорение бизнес-процессов: кардинальное сокращение сроков согласования и утверждения документов.

• Повышение исполнительской дисциплины: прозрачный контроль исполнения поручений и KPI.

• Интеграция с учетными системами: настройка обмена данными с 1С и другими системами холдинга.

• Создание единого архива: формирование централизованного хранилища документов с быстрым поиском.

• Снижение операционных рисков: исключение потерь и обеспечение юридической значимости ЭДО.

• Повышение производительности: высвобождение рабочего времени сотрудников от рутины.

• Ускорение оборота: сокращение цикла согласования договоров, что снижает риски упущенной выгоды и ускоряет денежный поток.

• Снижение штрафных рисков: минимизация рисков налоговых и судебных издержек из-за ошибок или утери документов.

• Переход на полностью безбумажный документооборот

2025

Платформа: BPMSoft Конструктор.

Продукт: “Документооборот для BPMSoft”

Интеграции:  1С ЕРП, 1С УХ, 1С УТ, 1С УПП, Телефония, SFA-решение, Чат-боты (мессенджеры), 1С MDM, MS AD, почтовые сервисы, КриптоПРО, Контур.Диадок

Инфраструктура: Развернуто в собственном ЦОД предприятия.

В проекте не используются решения из каталога Global CIO

Основная сложность проекта заключалась в унификации изначально разрозненных процессов документооборота для множества независимых производственных предприятий (птицефабрики, мясокомбинаты, молочные заводы, комбикормовые заводы, сервисные компании) в рамках единого холдинга. Требовалось учесть отраслевую специфику каждого и объединить их в целостную систему с общими регламентами

Ключевой задачей была бесшовная интеграция нетиповой low-code СЭД в существующий ИТ-ландшафт при активном взаимодействии с другими подрядчиками. Был реализован ряд критически важных интеграций с различными системами: 1С, телефония, SFA, MDM. 

Проект выполнялся с соблюдением строгих условий государственного гранта (РФРИТ), что накладывало дополнительные требования к срокам, отчетности и соответствию регламентам

Проект стал частью стратегической инициативы по цифровой трансформации документооборота и управления бизнес-процессами в одном из лидеров агропромышленного сектора.

На этапе инициации была проведена комплексная аналитическая работа: аудит существующих процессов документооборота на ключевых предприятиях холдинга, моделирование целевых («To Be») сценариев, формирование дорожной карты с четкими вехами и декомпозицией задач. Особое внимание было уделено учёту специфики агробизнеса, территориальной распределённости и многоуровневой структуре управления.

Первый этап реализации охватил автоматизацию полного жизненного цикла договорной работы: от инициации и согласования до регистрации и хранения. Были настроены маршруты согласования с поддержкой КЭП, а также реализованы интеграции с ERP-системой и сервисом «Контур.Диадок» для обмена юридически значимыми документами.

На последующих этапах решение было масштабировано на другие категории документов: внутренние распоряжения, входящую и исходящую корреспонденцию, финансовые и операционные документы. Подход, апробированный на пилотных площадках, был стандартизирован и внедрён в филиалах холдинга с учётом их цифровой зрелости.

С момента завершения MVP и по настоящее время совместная команда заказчика и исполнителя ведёт непрерывную доработку системы, ориентированную на повышение ценности для бизнеса:

1. Развитие UI/UX: персонализированные рабочие места, упрощённая навигация, адаптивный интерфейс для пользователей с разным уровнем ИТ-компетенций;

2. Расширение интеграций: с учётными система, почтовыми сервисами, мессенджерами;

3. Развитие функционала: автоматизация массовых уведомлений, контроль исполнения поручений, аналитика по SLA документооборота.

В ближайших планах — расширение СЭД на смежные направления операционной деятельности:

1. Создание централизованного реестра локальных нормативных актов с контролем версионности и правилами вступления в силу;

2. Расширение типовых бизнес-процессов (например, оформление командировок, управление заявками на закупку и др.).

3. Перевод ранее реализованных на базе BPM-soft тикет систем

4. Обеспечение 90% документов в электронном виде

Проект реализован на отечественной low-code платформе BPMSoft, что обеспечило технологическую независимость, быструю адаптацию под бизнес-требования и возможность дальнейшего развития системы силами внутренней ИТ-команды холдинга.

Продукция компании представлена в 72 регионах России, включая районы Крайнего Севера, Дальний Восток и Северный Кавказ. Предприятия, охваченные проектом, расположены в Удмуртской Республике, Пермском крае, Республике Башкортостан и Республике Татарстан.