Налоговый мониторинг как старт цифровой трансформации бизнеса

Ключевым драйвером старта проекта в 2024 году для ООО «Восточная Техника» – поставщика специализированной техники и оборудования – стала подготовка вступления в режим налогового мониторинга, которое произошло с 1 января 2025 года.

• Соответствие требованиям ФНС в части налогового мониторинга: витрины данных, интеграции с АИС «Налог-3», система внутреннего контроля и управления рисками.

• Цифровизация документооборота (ЮЗЭДО, OCR).

• Создание “Единого окна” для прозрачного и контролируемого процесса работы с документами.

• Создание надежного электронного архива для первичных и внутренних документов.

• Интеграция системы в текущий ИТ-ландшафт компании: ERP на базе Microsoft Dynamics, СЭД и системы взаимодействия с контрагентами по ЭДО.

• Создание гибкой и масштабируемой архитектуры для дальнейшего развития и адаптации как под новые требования ФНС, так и тиражирования на региональную сеть.

• Оптимизация затрат и трудозатрат на внедрение.

2025

Проект по внедрению решения длился больше года и прошел первую «боевую» публикацию данных на витрине налогового мониторинга. Компания успешно протестировала все сценарии взаимодействия с АИС «Налог-3» и подписала все протоколы тестирования с ГНИВЦ ФНС.

За время реализации произошли разные изменения, включая обновление требований ФНС, изменение технических параметров интеграции с АИС «Налог-3», доработки коробочного решения под требования заказчика и многое другое.

Решение закрыло все стоявшие перед компанией задачи, кроме тех, которые призвана решать ERP и российские операторы ЮЗ ЭДО. Выбор Low-code BPMS позволил создать внутренний центр компетенций и закрыть большую часть вопросов поддержки и доработки внутри компании. Восточная техника без привлечения вендора может настраивать процессы, менять формы, создавать новые узлы автоматизации.

• Low-code BPM Платформа ELMA365 (Запись в реестре №8414 от 30.12.2020)

• Бизнес-решение ELMA365 Налоговый мониторинг

• Бизнес-решение ELMA365 Финансовый архив

• Модули ELMA ЮЗЭДО и OCR

• Интеграция с Контур.Диадок

• Интеграция с ERP-системой Microsoft Dynamics AX (AXAPTA)

• Интеграция с СЭД DocsVision

В проекте не используются решения из каталога Global CIO

Самым сложным в проекте оказалась не техническая реализация или сложности разработки. Самым трудным стало – культурная трансформация бизнеса и сотрудников вместе с внедрением решения и запуском в эксплуатацию. Здесь и компании, и сотрудникам еще предстоит подстроить внутренние процессы, максимально снизить количество лишних действий и завершить свой путь к осознанности и внутренней ответственности за взятую высокую планку.

Сложности в реализации проекта добавило то, что «видимого» и публичного опыта разработки и внедрения таких сквозных решений на рынке с готовой и обкатанной практикой подстройки бизнес-процессов компании практически нет: есть лишь информация по отдельным решениям или шагам.

ООО «Восточная Техника» – поставщик строительной и горнодобывающей техники, оборудования, генераторов и силовых установок, эксперт в области технической поддержки оборудования для строительства, дорожного хозяйства, горнодобывающей промышленности. Компания работает в РФ с 1998 года с головным офисом в Новосибирске, имеет широкую сеть филиалов и обособленных подразделений, складов и сервисных центров в Восточной и Западной Сибири, Якутии и на Дальнем Востоке. Средняя численность в период реализации проекта составляла 800 сотрудников.

С 1 января 2025 года компания официально перешла на режим налогового мониторинга, внедрив платформу ELMA365.

Налоговый мониторинг регламентирует соответствия ряду требований как в части методологии, так и в части цифровой зрелости компании-участника. Требования к участникам эволюционировали вместе с проектом ФНС, и те участники, которые подключаются к мониторингу в 2025-2027 гг. должны соответствовать максимальному количеству требований по сравнению с теми, кто входили в этот режим в 2021-2023 гг. И это оказывает непосредственное влияние на формирование дополнительных требований к внедряемым в организации-участнике информационным системам. Внедрение включало в себя создание:

• архива документов (первичные документы, контракты, внутренние документы компании, и другие), включая систему электронного архива и систему электронного одобрения документов;

• сквозной интеграции с операторами ЮЗ ЭДО с возможностью оставить режим одного окна для получения, подписания и отправки документов и свести прямой неограниченный доступ сотрудников к системам к минимуму; 

• распознавания для документов, поступающих в бумаге, и предзаполнение (обогащение) карточки документа в системе;

• автоматизированной системы внутреннего контроля для целей налогового мониторинга (с перспективой развернуть на той же базе систему риск-менеджмента компании);

• готовой витрины данных для налогового мониторинга;

• коробочной интеграции с АИС «Налог-3» с поддержкой изменений.

Команда проекта работала на перспективу, выбирая свой путь и свое решение на базе единой платформы. Реализация сквозного цифрового процесса обработки документов – от поступления данных в систему, заполнения реквизитов, проверки и контроля, до подписания, отправки контрагенту, отражения в учете и архивации, отражения в декларации и доступе инспектора налогового органа на витрине – стала серьезным заделом на будущее.

Полученная интегрированная и настроенная для организации система электронного документооборота, а также быстрый и надежный архив документов первичного учета в долгосрочной перспективе планируется использовать для разворачивания других решений, например, одобрения контрактов или платежей и других процессов в компании – от командировок до кадрового документооборота. Так проект перехода на налоговый мониторинг стал поводом шире посмотреть на автоматизацию процессов в целом.

Сибирский Федеральный округ