Интеграция Битрикс24 в деятельность фонда “Жизнь как чудо”

Основной целью проекта стало создание единой цифровой системы управления деятельностью фонда «Жизнь как чудо». Система должна была обеспечить прозрачность процессов, упростить взаимодействие с подопечными и повысить эффективность внутренних операций. Среди ключевых задач — организация управления заявками на помощь, автоматизация документооборота и платежей, создание персональных карточек подопечных с полным циклом взаимодействия, оптимизация работы сотрудников фонда и упрощение адаптации новых специалистов. Проект был нацелен на повышение скорости обработки запросов, сокращение ошибок и формирование целостной цифровой среды для благотворительной деятельности.

2025

В результате проекта создана единая система управления деятельностью фонда. Время обработки заявок на помощь сократилось, а прозрачность взаимодействия между сотрудниками и подопечными значительно повысилась. Автоматизация документооборота позволила уменьшить долю ошибок при формировании договоров и актов, ускорить согласование платежей и исключить дублирование данных. Эффективность работы кураторов выросла благодаря снижению доли ручных операций и четкому распределению задач. Фонд получил инструмент, позволяющий отслеживать эффективность своей деятельности в режиме реального времени и быстрее оказывать помощь подопечным.

В качестве платформы для реализации проекта выбран Битрикс24 — гибкое и масштабируемое решение, позволяющее объединить процессы работы с подопечными, документооборот, финансовый контроль и адаптацию сотрудников в едином цифровом пространстве. Выбор продукта обусловлен его широкими возможностями для настройки бизнес-процессов и интеграции, а также удобством работы для пользователей без технической подготовки.

В проекте не используются решения из каталога Global CIO

Сложность проекта заключалась в необходимости учесть специфику некоммерческой организации, где важны не только скорость и точность, но и социальная ответственность. Команде предстояло интегрировать в единую систему разрозненные процессы фонда, не нарушая существующие принципы взаимодействия с подопечными. Дополнительную сложность представляла настройка логики смарт-процессов, обеспечивающих многоуровневое согласование заявок и платежей. Особое внимание требовалось уделить корректной миграции данных, настройке прав доступа и обучению пользователей, не имеющих технической подготовки. Несмотря на эти вызовы, проект был реализован в срок и стал образцом цифровой трансформации благотворительного сектора.

Проект был реализован на платформе Битрикс24 и включал несколько ключевых направлений автоматизации. Первым шагом стало создание смарт-процесса “Заявка на помощь”, который объединил все этапы взаимодействия с подопечными — от регистрации обращения до принятия решения. Система автоматически распределяет заявки между кураторами, контролирует сроки и уведомляет участников процесса о статусе выполнения. Это позволило ускорить обработку обращений и обеспечить равномерную нагрузку между сотрудниками.

Следующий этап — автоматизация документооборота. Прямо из карточки подопечного формируются договоры ссуды, акты и иные документы по шаблонам, что исключает ручное заполнение и снижает риск ошибок. Все документы хранятся в системе, привязаны к заявке и доступны для проверки в любой момент.

Была внедрена система финансового контроля и учета платежей через смарт-процессы “Оплата и закрывающие” и “Мероприятия”. Реализовано многоступенчатое согласование платежей, контроль корректировок и автоматическое суммирование успешных транзакций по типам мероприятий. Это решение повысило прозрачность финансовых операций и ускорило их согласование.

Отдельное внимание уделено автоматизации онбординга сотрудников. Для новых специалистов формируются задачи на ознакомление с внутренними материалами и процедурами фонда, а также контролируется выполнение этапов адаптации. Такой подход упрощает вхождение в работу и снижает нагрузку на HR-службу.

Москва