Цифровизация кадровых процессов в компании АО «Башнефтегеофизика»

Проект цифровизации в АО «Башнефтегеофизика» стартовал после того, как ведение кадрового делопроизводства в электронном формате было разрешено на государственном уровне. После года наблюдений за функционированием КЭДО в других организациях, команда экспертов, специалистов кадровой и IT-служб приняла решение о выборе системы и сформулировала ключевые задачи:

●    сокращение трудозатрат на обработку кадровых документов;

●    упрощение оперативного взаимодействия с удаленными сотрудниками;

●    исключение риска утраты документов при передаче между подразделениями;

●    интеграция с системами учета компании.

2024

Систему уже используют 1,5 тыс. сотрудников. Ключевые итоги проекта:

1.   За счет отказа от бумаги сократилось время оформления приемов, отпусков, ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами работодателя.

2.   Уменьшился риск потери кадровых документов при передаче между подразделениями.

3.   Появился простой интерфейс взаимодействия между работником с работодателем. Подача заявлений и подписание кадровых документов возможны в любое время без посещения офиса с любого электронного устройства.

4.   Кадровые специалисты отмечают повышение эффективности кадровых процессов в КЭДО.

5.   Имеет место существенная экономия материальных ресурсов работодателя, связанная с переходом на электронный документооборот.

Directum RX

Directum HR Pro

В проекте не используются решения из каталога Global CIO

АО «Башнефтегеофизика» имеет головную структуру в Уфе, территориально распределенные подразделения в Западной и Восточной Сибири, Уральском федеральном округе, а также дочерние компании. Часть персонала работает в полевых условиях и на удаленных участках, где отсутствуют кадровые специалисты и бухгалтеры, а связь возможна только через спутник.

До внедрения профильной системы весь кадровый документооборот велся в бумажном виде: заявления заполнялись вручную, согласовывались локально, сканировались и отправлялись в кадровый центр в Уфу через информационные системы. Оригиналы кадровых документов передавались через фронт-офисы, которые есть не во всех городах, доставлялись собственными перевозками. Поиск документов в архиве занимал продолжительное время, а взаимодействие с удаленными сотрудниками было затруднено. Старая система не только отнимала ресурсы, но и подвергала компанию риску утраты ценных документов и значительным финансовым затратам, связанным с ведением бумажного делопроизводства.

Внедрение КЭДО проходило поэтапно: сначала в двух дочерних компаниях, затем — внедрение по всей группе компаний. От старта до запуска опытно-промышленной эксплуатации в первых подразделениях прошло 10 месяцев.

Чтобы вовлечь коллектив в КЭДО, проводились встречи с топ-менеджерами подразделений. Руководителям и сотрудникам объясняли, зачем внедряется система, как она будет работать и каким образом использовать электронные подписи. Дополнительно для персонала организовали презентации, разработали инструкции, памятки и электронные видеокурсы в корпоративной системе онлайн-обучения по использованию модулей системы КЭДО. Вопросы, которые возникали в процессе эксплуатации, обрабатывали индивидуально — чаще всего они касались оформления отпусков и разных видов заявлений.

Уровень цифровизации в компании достаточно высокий, большинство сотрудников — молодые и уверенно пользуются технологиями, поэтому дополнительных усилий для вовлечения не потребовалось. Консервативно настроенные люди есть, но их единицы. Целенаправленная работа с ними не ведется — предполагается, что со временем они перейдут в систему, следуя примеру коллег.

Город Уфа, отдельные филиалы и дочерние компании в Западной и Восточной Сибири.