Система обработки и хранения документов на базе «1С:Документооборот»

Основные цели проекта:

• Формирование единой цифровой среды для работы с финансово-хозяйственными документами, также обмена юридически значимыми электронными документами (ЮЗЭДО) в подконтрольных обществах Группы «РусГидро»,

• Повышение прозрачности и управляемости процессов документооборота.

• Оптимизация и автоматизация обмена документами с контрагентами.

• Рост эффективности и скорости обработки документов.

• Сокращение затрат ведение бухгалтерского учета.

• Оптимизация корпоративных бизнес-процессов.

Все цели и задачи проекта полностью реализованы.

2025

Ключевые результаты проекта:

• В 10 крупных энергетических компаниях Группы внедрена единая методология обработки 135 видов финансово-хозяйственных документов.

• Обеспечена миграция более 500 000 объектов исторических данных.

• Автоматизировано 8500 рабочих мест.

• Ускорился подбор документов по запросам внешних потребителей (аудиторы, контролирующие органы, суды) и коммерческим потребностям.

• Ускорилось отражение хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.

• Повысился уровень контроля качества, полноты и достаточности содержания финансово-хозяйственных документов.

• Исключены потери документов.

• Реализованы две полнофункциональные конфигурации, каждая из которых включает готовые к тиражированию модули Системы.

• Отработаны тиражируемые технологии для активного перехода других компаний Группы на электронный документооборот.

1С:Документооборот КОРП

1С:Управление производственным предприятием (1С:УПП)

Сервисы 1С-ЭДО, 1С-ЭПД

PostgreSQL

В проекте не используются решения из каталога Global CIO

В контур автоматизации с большим количеством пользователей (8500 тысяч) вошли географически распределенные подразделения в 9 часовых поясах, от Нижнего Новгорода до Петропавловска-Камчатского. Выполнен большой объем интеграционных требований со сторонними корпоративными системами.

Не менее сложным был и организационный контур управления проектом, в котором участвовали сотрудники управляющей компании ПАО «РусГидро», большое количество подконтрольных Обществ, сервисная организация ООО «РусГидро ИТ Сервис» и ИТ-подрядчики.

Благодаря тщательному планированию и управлению проектом, а также слаженной работе проектной команды со стороны заказчика и подрядчика, влияние этих сложностей на результаты проекта было минимизировано.

В Группу «РусГидро» входит более 60 дочерних обществ в сфере энергетики и в других смежных областях. Ранее каждая организация имела собственные бухгалтерские и учетные службы.

Для сокращения затрат, внедрения единого подхода к учетным операциям, повышения производительности труда и ускорения подготовки отчетности без потери качества в Группе был создан Общий центр обслуживания (ОЦО).

Для достижения поставленных перед ОЦО целей был инициирован проект внедрения электронного архива первичных финансово-хозяйственных документов и электронного обмена юридически значимыми документами (ЮЗЭДО) на базе системы «1С:Документооборот».

Выбор основного программного продукта был обусловлен:

• его соответствием функциональным требованиям и российским нормам документооборота;

• поддержкой распределенной архитектуры;

• работоспособностью при больших объемах данных;

• приемлемой стоимостью владения системой;

• распространенностью на рынке, перспективностью развития;

• возможностью сопровождения и развития силами внутренней команды.

Партнером по проекту стала компания «1С-КПД» обладающая большим опытом реализации крупных корпоративных проектов.

На первом этапе проектная команда обследовала подконтрольные общества группы «РусГидро» и спроектировала целевые процессы обработки первичных бухгалтерских документов и договоров.

На следующем этапе для реализации целевых процессов была спроектирована и разработана информационная система на базе 1С:Документооборота.

На этапе пилотного внедрения, которое было проведено в компании АО «Дальневосточная генерирующая компания», прототип системы включал в себя три блока для:

• работы с договорными документами и их миграции между 1С:Документооборотом и 1С:Управлением производственным предприятием;

• работы с первичными бухгалтерскими документами с использованием механизма штрихкодирования, рабочего места сканировщика и интеграции между 1С:Документооборотом и 1С:УПП;

• интеграции между 1С:Документооборотом и 1С:УПП для централизованного ведения нормативно-справочной информации.

После успешного завершения пилота по разработке и внедрению корпоративного шаблона 1С:Документооборота на следующих этапах проекта система была  тиражирована на предприятия Группы в Благовещенске, Владивостоке, Магадане, Южно-Сахалинске, Петропавловске-Камчатском, Якутске, Красноярске и Нижнем Новгороде.

На последнем этапе проекта, который завершился 17 июня 2025 года, был создан второй корпоративный шаблон 1С:Документооборота для сервисных компаний Группы. Его стратегические цели:

• унификация документооборота для более 30 сервисных компаний Группы;

• повышение эффективности взаимодействия между подразделениями за счёт стандартизации процессов;

• снижение затрат за счёт перевода на корпоративный шаблон;

• переход на безбумажный документооборот.

Внедрено дополнительное тиражируемое решение с возможностью масштабирования на другие сервисные компании Группы. Создан сквозной процесс документооборота: сервис ЭДО – система согласования (СЭД) – учетная система.

Проект реализован в регионах присутствия Заказчика во всех Федеральных округах Российской Федерации.