Модернизация СЭД Уральского Федерального Университета

1. Сохранение прозрачности и доступности документооборота для руководителей, использующих СЭД, обеспечив разграничение прав доступа к документам с учетом уровней управления.

2. Повышение эффективности и отказоустойчивости системы электронного документооборота (СЭД).

3. Расширение круга пользователей СЭД.

4. Обеспечение удобства использования веб-версии.

5. Оптимизация существующих маршрутов и справочников.

6. Обеспечение наличия базовой аналитики по исполнению документов.

7. Выполнение требований законодательства Российской Федерации по импортозамещению и информационной безопасности.

2025

По окончании проекта были достигнуты следующие результаты:

Пользовательские:

• Улучшенная работоспособность веб-приложения и повышение быстродействия

• Интуитивно-понятный интерфейс с сохранением логики бизнес-процессов, быстрая адаптация

• Удобный контекстный поиск

• Возможность функционального развития, возможность настройки встроенного модуля искусственного интеллекта

• Усовершенствованная отчетность

Технологические:

• ИТ-инфраструктура соответствует требованиям РФ по импортозамещению (технологическая независимость)

• Соответствие требованиям информационной безопасности при удаленном доступе к системе, включая улучшенное разграничение прав доступа

• Улучшенные технологии администрирования и настойки бизнес-процессов

• Сохранение интеграционного взаимодействия системы с другими ИС

• Возможность развития и кастомизации системы за счет встроенных новых механизмов и микросервисной архитектуры

СЭД Directum RX версия 4.10.0.0090 Версия Sungero: 4.10.0.0090

ОС Astra Linux Special Edition

PostgreSQL 15.7, Telegraf, Filebeat

Astra Linux (редакция Воронеж)

Система идентификации и управления доступом с открытом исходным кодом, Keycloak.

В проекте не используются решения из каталога Global CIO

1. Координация многоуровневой экосистемы участников

   Синхронизация работы команды исполнителя, рабочей группы Заказчика и группы тестирования Заказчика (входило более 70 сотрудников из территориально удалённых подразделений университета)

2. Непрерывность бизнес-процессов Университета

   Работа в Directum 5 продолжалась и плавно завершалась в ходе опытной эксплуатации, благодаря специально разработанным сквозным процессам.

3. Адаптация существующих БП Заказчика в условиях организационного сопротивления.

   Внедрение Directum RX сопровождалось адаптацией и новому подходу к устоявшихся рабочим процессам и работе в новом интерфейсе.

4. Отсутствие единого владельца ролевой модели

   ООО «СТАРКОВ Групп» выступила в роли фасилитатора, предложила структурированный подход и сопровождала Заказчика до принятия окончательных решений.

5. Сжатые сроки реализации

   Жёсткие временные ограничения требовали высокой дисциплины, чёткого планирования и управления рисками.

Уральский Федеральный Университет (УрФУ) — один из ведущих вузов России, где обучаются около 45 тыс. студентов из более чем 70 стран. Образовательный процесс обеспечивают свыше 4 тыс. преподавателей, включая известных учёных и практиков. Университет успешно сочетает академические традиции с цифровыми инновациями.

В 2022 году в связи с задачами повышения информационной безопасности и технологической независимости университет принял решение перейти на отечественное решение — СЭД Directum RX, современную российскую no-code-платформу с высоким уровнем защиты, масштабируемостью и гибкостью настройки бизнес-процессов. СЭД Directum RX стала основой нового этапа цифровой трансформации УрФУ.

Исполнителем стала компания ООО «СТАРКОВ Групп», специалисты которой уже участвовали во внедрении DIRECTUM 5 в УрФУ. Благодаря этому они обладали исчерпывающим пониманием как технической стороны системы, так и организационных особенностей университета.

ООО «СТАРКОВ Групп» специализируется на внедрении и сопровождении ИТ-решений в сегментах B2B и B2G. Основное направление — внедрение ECM-решений (системы электронного документооборота), является Генеральным партнером компании DIRECTUM – одного из ведущих разработчиков ECM-решений на Российском рынке. 

Рабочая группа УрФУ состояла из опытных специалистов ключевых отделов, но из-за различий в подходах и взглядах на проект в некоторых моментах им было сложно сформировать единое мнение и оперативно принимать решения. В ходе проекта координационные решения требовали особого внимания и фокуса на общих целях проекта.

Процесс миграции данных в УрФУ прошел несколькими этапами: предварительное тестирование проводилось как на промежуточных ресурсах исполнителя, так и на тестовых и рабочих площадках заказчика, обеспечивая точную оценку сроков и устойчивости операции переноса.

В том числе для снижения нагрузки на СЭД после осуществления миграции был разработан и применен механизм массовой обработки сущностей для корректной работы правовой модели и сохранению доступности прав на мигрированные объекты системы с учетом исторических прав. Для исполнительской дисциплины по поручениям был осуществлен перенос из Directum 5 всех поручений и перезапуск невыполненных на момент переноса.  Для возможности непрерывного контроля и формирования исполнительской дисциплины с учетом исторических поручений был разработан механизм, позволяющий определить какие поручения были сформированы в старой системе, а какие были созданы в новой и отобразить их динамику исполнения, а также учитывать подход УрФУ к оценке эффективности работы и контроля исполнения резолюций.

г. Екатеринбург, Мира 19 Уральский Федеральный Университет им. Первого президента России Б.Н. Ельцина

Уральский федеральный университет — один из крупнейших вузов России, отличающийся не только масштабом, но и уникальной территориальной структурой. Сегодня в УрФУ обучаются более 45 000 студентов, а учебный процесс охватывает 15 корпусов в Екатеринбурге и 5 филиалов в других городах Свердловской области и за её пределами — в Нижнем Тагиле, Верхней Салде, Невьянске, Краснотурьинске и Каменске-Уральском. Университет объединяет 13 институтов, каждый из которых вносит вклад в развитие академической, научной и инновационной экосистемы региона. Такая распределённая инфраструктура позволяет УрФУ эффективно интегрировать образовательные ресурсы на всей территории Уральского федерального округа, обеспечивая доступность качественного высшего образования для тысяч студентов вне зависимости от их места жительства.