Построение документооборота СМК для 750 сотрудников

1. Создание единого архива документов Системы менеджмента качества (СМК)

2. Формализация и стандартизация бизнес-процессов обработки документов СМК

3. Сокращение трудозатрат сотрудников подразделений на согласование и ознакомление документов СМК за счет автоматизации обработки и разграничений прав доступа к документам

2024

1. Получена единая системы создания, обработки и хранения документов СМК

2. Процессы обработки документов формализованы и отвечают регламентам компании

3. Выстроена структура компании из трех организаций

4. За счет реализации ряда доработок оптимизированы процессы, требующие участия пользователей системы, что привело к уменьшению трудозатрат на обработку документов

5. Настроены права доступа к документам в системе и функционал контроля редактирования файлов за рамками системы

6. Администраторы системы обучены для самостоятельной поддержки пользователей и дальнейшего развития системы

• 1С:Документооборот КОРП

В проекте не используются решения из каталога Global CIO

В компании Larta Glass внедрена и поддерживается система менеджмента качества (СМК), построенная на большом объеме организационно-распорядительных и локально-нормативной документации. Для управления этими документами требуется периодически проводить пересмотр разработанных документов и всегда использовать актуальные версии. Ввиду отсутствия выделенной информационной системы для обработки документации СМК, документы создавались на рабочих местах ответственных сотрудников и хранились на сетевом ресурсе. Со временем, с увеличением компании, поддерживать такой архив документов стало всё сложнее, что приводило к дополнительным трудозатратам и неудобствам.

Для решения проблемы было принято решение о внедрении системы внутреннего электронного документооборота (СЭД) на базе «1С:Документооборот».

На старте проекта выделили список документов, которые будут обрабатываться в системе документооборота. Были выделены часто обновляемые и разрабатываемые виды документов СМК.

Предполагалась работа в программе более 750 сотрудников разного уровня подготовки и допуска к документам, одним из требований стало разграничение прав доступа. При этом было важно, чтобы выгружаемые из системы документы защищались от редактирования на личных устройствах. Данное требование было реализовано с помощью типового функционала гибкой настройки прав в «1С:Документооборот» и небольшой доработки, автоматически устанавливающей запрет на редактирование файла, сохраняемого из СЭД.

В состав компании входит три юридических лица с разной организационной структурой, а разграничение прав доступа и нумерация документов учитывает структуру предприятия. Для адаптации типового функционала в системе используются «виртуальные» подразделения. Это позволило выполнить настройку с максимальным сохранением стандартных функций системы, что сильно упрощает и удешевляет дальнейшее масштабирование и сопровождение программы.

Для каждой организации были настроены разные маршруты согласования, условия и алгоритмы обработки документов (условная маршрутизация), что привело к сокращению количества видов документов. В ходе проекта было выявлено требование доработки системы для хранения версий документов СМК. Типовой функционал «1С:Документооборот» позволял отслеживать только версии файлов, история сохранялась только если файл создается и редактируется средствами СЭД. Чтобы хранить полную историю изменений документов, сделали доработку, которая учитывает все связи нумерации документов и настройки прав доступа. Реализованное требование - при создании документа выстраивать связи, регистрировать документ и ограничивать права к старым версиям документа. Для сокращения сроков и бюджета на этапе опытно-промышленной эксплуатации была организована первая линия поддержки силами Larta Glass. Такой подход позволил максимально погрузить администраторов системы со стороны Larta Glass в проект с начала работы пользователей в системе. Для этого было проведено индивидуальное обучение администраторов всех трех организаций и предоставлена поддержка в рамках второй линии для решения сложных вопросов.

По завершению проекта компания Larta Glass получила единую систему, позволяющую хранить и обрабатывать документы СМК, разграничивать права доступа между документами трех организаций и настроить обработку документов под свои индивидуальные требования за счет реализации доработок.

Производственные мощности компании расположены в Рязани, Раменском и Ростовской области.