Разработка и внедрение системы Billed.PRO для учета рабочего времени и планирования ресурсов

2025

Технологии:  

- Облачные решения (Cloud, SaaS, Web).

- API для интеграции с внешними системами (CRM, ERP).

- Мобильные технологии (Telegram miniApp).

- Веб-интерфейс (React).

Система поддерживает Mac, Windows, мобильные устройства (через Telegram)

В проекте не используются решения из каталога Global CIO

Основная сложность проекта заключалась в необходимости объединить несколько разрозненных процессов (учёт времени, расчёт оплаты, анализ загрузки) в одной системе, не нарушив существующий ритм работы компании.

Требовалось обеспечить плавный переход от ручного учёта в Excel к автоматизированному решению без остановки бизнес-процессов.

Был реализован поэтапный запуск модулей с сохранением стабильности данных и синхронизацией с 1С и внутренними таблицами Excel.

Отдельной задачей стало обеспечение удобства интерфейса для разных категорий пользователей — от руководителей до удалённых сотрудников, использующих Telegram-бот.

Также важно было соблюсти все требования по защите персональных данных и соответствие корпоративным стандартам безопасности.

Результатом стало устойчивое и масштабируемое решение, которое органично встроилось в экосистему компании без потери данных, с минимальным периодом адаптации и максимальным эффектом для управления проектами и персоналом.

Компания «Лидеры изменений» — российская консалтинговая организация, специализирующаяся на обучении и развитии управленческих команд, внедрении изменений и повышении эффективности бизнес-процессов в государственных и коммерческих структурах.

Активная проектная деятельность, участие специалистов в разных программах и городах создавали необходимость прозрачного учёта времени и оптимизации ресурсов.

До внедрения системы учёт рабочего времени в компании вёлся вручную:

• сотрудники фиксировали часы в Excel-таблицах;

• расчёт зарплат, отпусков и переработок занимал значительное время и часто сопровождался ошибками;

• руководители не имели единого источника данных для анализа загрузки сотрудников и рентабельности проектов;

• прогнозирование бюджета и планирование ресурсов осложнялись отсутствием точной аналитики.

Для решения задач управления персоналом была создана WFM-система Billed.pro с двумя основными сценариями работы:

1. Сценарий автоматизированного учета времени

Этот сценарий направлен на устранение проблем с ручным учетом рабочего времени:

1. Автоматическая фиксация времени: система самостоятельно списывает рабочие дни, учитывает перерывы и переработки.

2. Гибкие графики работы: поддержка суммированного учета времени для компаний с нестандартными графиками и сезонными нагрузками.

3. Мобильный доступ: сотрудники могут отмечать время через мобильное приложение или Telegram-бот в любом месте.

2. Сценарий управления проектами и аналитики

Второй сценарий фокусируется на повышении эффективности управления:

1. Распределение времени по проектам: детальный учет времени, затраченного на каждый проект и задачу, с возможностью анализа рентабельности.

2. Оценка эффективности персонала: система анализирует производительность сотрудников, выявляет загруженность и оптимизирует распределение задач.

3. Прогнозирование и планирование: формирование прогнозов бюджета на основе реальных данных о временных затратах.

Примеры решаемых задач:

• Устранение переработок: автоматический контроль рабочего времени с уведомлениями о превышении нормы и накопившихся недоработках.

• Оптимизация расчета зарплаты: система автоматически считает часы, отпуска, больничные и переработки, формируя готовые отчеты одним нажатием.

• Повышение прозрачности процессов: руководители получают понятные данные по каждому сотруднику и проекту без микроменеджмента.

Проект реализован для команды компании «Лидеры изменений», сотрудники которой работают в разных городах России.

Система обеспечивает централизованный контроль и аналитику вне зависимости от локации.

В дальнейшем планируется масштабировать решение на новые подразделения компании и партнёрские площадки.