Электронный помощник в корпоративной системе работы с документами

Основная идея проекта заключалась в разработке цифрового помощника, который понимает вопросы сотрудников и дает точные ответы на основе корпоративных знаний. Он анализирует документы и инструкции, предоставляя готовые ответы, а не просто формирует список файлов. Помощник работает незаметно, не требуя изменения рабочих процессов или специального обучения.

1. Консолидировать поиск по корпоративным источникам информации в одном месте;
2. Сократить время на поиск информации;
3. Дать сотрудникам возможность самостоятельно получить нужную информацию.

2025

Инструмент успешно внедрен и является важным дополнением в работе с более чем 5000 документов (методических материалов) для сотрудников. Электронный помощник служит подспорьем в ситуациях, когда необходимо срочно получить ответ на конкретный вопрос, но когда нет времени на глубокий поиск и анализ инструкций. В результате пользователь получает краткий ответ на вопрос и ссылки на конкретные инструкции, где можно изучить тему.

Результат проекта:

1. Объединили поиск по шести источникам корпоративной информации в единой системе;
2. Количество обращений в ОЦО, на поиск решения на запрос, сократилось на 15%; 
3. Ранее на поиск нужной информации тратилось до 30 минут, сейчас информация предоставляется сразу;
4. Каждые 20 запросов в день в системе высвобождают целый рабочий день специалиста ОЦО;
5. Сотрудники чаще стали решать вопросы самостоятельно, без привлечения более опытных коллег.

RAG Flow, vLLM, LLM модели, Elasticsearch, docker, prometheus, grafana, langfuse, huggingface, модели embed и rerank

В проекте не используются решения из каталога Global CIO

Сложности в реализации проектов ИИ можно разделить на 3 группы:

• Подготовка данных для анализа: документы и инструкции хранятся в разных системах, в разных форматах, и в разное время обновляются.

• Поиск оптимального подхода для решения задачи. Выбор инструментов, моделей и подходов. Подобрать необходимое и достаточное оборудование для реализации.

• Сопротивление сотрудников изменениям. Сотрудники чаще обращаются друг к другу в поисках ответов, игнорируя изучение документации. Простота и эффективность инструмента являются ключевыми факторами, которые помогают преодолеть это сопротивление.

Как работает умный поиск? Представьте, что это электронный коллега, который прочитал и выучил все документы и инструкции организации, и теперь готов отвечать на вопросы по ним. Сотрудник задает вопрос в строке умного поиска на привычном языке, например: «Как оформить табель рабочего времени?». За миллисекунды получает ответ на вопрос и подкрепление в виде документов, в которых нашелся ответ. 

Поскольку запрос на электронного помощника поступил напрямую от представителей бизнеса и руководителей подразделений бэк-офиса было принято решение реализовать его как эволюционное продолжение концепции сервисного управления в Группе компаний АГАТ.

До этого уже была реализован Общий центр обслуживания, оказывающий услуги сервисных подразделений более 5000 сотрудников компании (ПО GANDIVA). В последствии в ней была сформирована база знаний, позволившая консолидировать в одном месте всю накопленную информацию по бизнес-процессам подразделений бэк-офиса.

Этапы реализации:
1. Разработка инструмента для ответа пользователю, который включает в себя: 

• инструмент для распознавания документов;

• организацию внутреннего хранилища;

• интеллектуальный поиск документов;

• алгоритм генерации ответов пользователю и алгоритмы диалогового сценария. 

2. Развертывание системы для интеллектуального поиска:

• общие подготовительные мероприятия; 

• разработка алгоритма для распознавания документов;

• организация внутреннего хранилища;

• поиск внутренних документов;

• разработка алгоритма диалогового сценария и языковой модели инструмента;

• разработка инструмента для авторизации;

• разработка инструмента для логирования запросов и результатов поиска.

3. Интеграция решения с существующей корпоративной системой. Запуск системы для умного поиска:

• разработка и настройка серверной инфраструктуры;

• интеграция инструмента с корпоративным порталом;

• запуск инструмента.

Группа компаний «АГАТ» - один из крупнейших автохолдингов России, представленный в 16 городах страны.