Автоматизация закупочной и финансовой деятельности РФС на базе решения «1С:Управление холдингом 8»

Заказчик:

Российский Футбольный Союз

Руководитель проекта со стороны заказчика

Дмитрий Фёдоров

Руководитель департамента цифровых технологий

Поставщик

ГК Рациональ

Год завершения проекта

2021

Сроки выполнения проекта

Декабрь, 2020 - Август, 2021

Масштаб проекта

8000 человеко-часов

Цели

Внедрить единую систему управления закупочной и финансовой деятельностью организации
Автоматизировать процессы Закупок, от инициации потребности до учета затрат по аналитикам отраслевой специфики.
Обеспечить своевременное предоставление регламентированной отчетности в соответствии с законодательством РФ.
Переход с устаревшей версии Microsoft Dynamics NAV на более современное отечественное решение.

Уникальность проекта

Проект, с учетом его методологической, организационной сложности и функционального покрытия, был реализован в амбициозно-короткие сроки.

На базе «1С:Управление холдингом 8» разработано уникальное решение по учету деятельности общероссийской общественной организации.

Полная автоматизация процессов закупочной деятельности и построение децентрализованного подхода к организации закупок.

Система развернута в облачной среде на платформе 1С:Предприятие.Z (в целях обеспечения требований по информационной безопасности и защите персональных данных), c возможностью работы через web-клиент при двухфакторной аутентификации, и через тонкий клиент по защищенным wpn-каналам. Это гарантирует безопасность данных при удаленном подключении сотрудников РФС к системе закупок из любой точки мира, во время выездов на спортивные мероприятия.

Автоматизированы процессы по работе с первичной финансовыми потребностями и документацией от «Инициатора» с маршрутизацией согласования и исполнения.

Использованное ПО

1С:Управление холдингом 8
Платформа 1С:Предприятие.Z
Система ЭДО Контур:Диадок
Облачная инфраструктурная среда

Сложность реализации

Сжатые сроки реализации проекта.

Старт проекта был 01.12.2020
Регламентированный учет переведен с Navision на «1С:Управление холдингом 8» за 1 месяц., а уже с января 2021г сотрудники бухгалтерии перешли на полноценную работу в 1С:Управление холдингом, с последующим успешным формированием бухгалтерской и налоговой отчетности за 1 квартал.
Комплексная автоматизация процессов финансовой и закупочной деятельности с «нуля» выполнена за 6 мес. С мая 2021г. все сотрудники РФС начали оформлять в системе заявки на потребности, заявки на оплату с указанием бюджета, в рамках которого выделяются средства. Сотрудники отдела закупок проводят тендерные процедуры в системе, на основании которых оформляются договора с поставщиками. Информация о бюджете «протягивается» от первичной заявки на потребность до финальной накладной или акта об оказании услуг.

Изменение методологии учета в организации.

Параллельно с внедрением учетной системы в организации была изменена методология учета затрат. Новая бюджетная модель, настроена в «1С:Управление холдингом 8» и позволяет производить контроль лимитов и осуществлять сбор отчетности в разрезе 6 аналитик.

Внедрение закупочной и финансовой системы на большое количество рядовых пользователей.

До внедрения системы вся работа с финансовыми документами велась сотрудниками финансового блока. В результате реализации проекта функция ведения и контроля финансовой документации делегирована подразделениям РФС.
Вся закупочная деятельность, от инициации до возможности мониторинга хода исполнения закупки осуществляется бизнес-пользователями

Описание проекта

На момент старта проекта процессы закупочной деятельности РФС не были автоматизированы, а процессы регламентированного учета частично реализованы в решении Navision.

Для достижения целей проекта требовалось:

Перевести регламентированный учет с Navision в 1С:Управление холдингом, без потери функциональности, с автоматизацией функций налогового учета.
Обеспечить миграцию данных из наследуемой системы
Адаптировать инструменты автоматизации Закупочной деятельности под процессы РФС
Разработать инструменты интеграции с системами WMS и ЭДО
Адаптировать инструменты 1С:Управление холдингом под отраслевую модель учета затрат по аналитикам управленческого учета
Внедрить систему на все подразделения РФС, с соответствующей разработкой ролевой модели, и персонифицированной разработкой и настройкой АРМ.

В процессе внедрения сотрудниками компании «Рациональ» были выполнены работы по доработке и внедрению «1С: Управление холдингом 8», учитывающие специфические особенности учёта в организации:

Автоматизирован процесс формирования заявок на потребность, позволяющий заранее зафиксировать бюджет мероприятия и контролировать его исполнение;
Автоматизирован процесс планирования и исполнения оплат Поставщикам и Агентам.
Реализован учет целевого финансирования и раздельный учет НДС по направлениям деятельности;
Автоматизирована деятельность некоммерческой организации в системе «1С:Управление холдингом 8»;
Разработан процесс загрузки данных как об индивидуальных командировках, так и групповых выездах команд;
Реализован сбор отчетности в разрезе бюджетных аналитик: ЦФО, Статьи затрат, Мероприятия, Источник финансирования, Функциональное направления;
Разработана интеграция с электронными торговыми площадками, позволяющая автоматически выгружать сведения о закупке и загружать предложения поставщиков в систему.

В итоге проекта в РФС были достигнуты основных результатов внедрения:

Прозрачность закупочных процедур и возможности мониторинга и контроля закупочной деятельности на любом ее этапе;
Система контроля за расходованием целевых средств с возможностью подачи отчетности;
Прозрачность процесса выбора поставщика;
Своевременная сдача регламентированной отчетности по коммерческой и некоммерческой деятельности организации, в соответствии с последними изменениями в законодательстве.

География проекта

Проект внедрялся в центральном офисе РФС в Москве, с учётом требований возможности безопасной и защищенной работы пользователей при выездах на спортивные мероприятия как на территории РФ, так и за рубежом