Автоматизация процессов казначейства 9-ти производственных предприятий холдинга Молвест на базе «1С:Управление холдингом»

Компания «Молвест» - российский производитель и переработчик молока с 50-летней историей.

В ПАО Молочный комбинат «Воронежский» персонал завода выполняет функции кураторов и финансовых контролеров соответствующих подразделений, входящих в холдинг производственных площадок (заводов) и обособленных подразделений АО Молвест.

«Молвест» перерабатывает более 500 000 тонн молока в год и выпускает около 250 наименований молочной продукции 8 торговых марок: «Вкуснотеево», «Молвест», «Felicita», «Нежный возраст», «Фруате», «Иван Поддубный», «Волжские просторы» и «Кубанский хуторок».

Ситуация до внедрения:

1) Контроль лимитов в части казначейства крайне затруднен, так как не автоматизирован, выполняется вручную по разным направлениям расходов разными службами, сопровождается большим объемом ручного труда (план-факт – в excel).

2) Процессы казначейства не автоматизированы, в результате чего, страдает эфективность работы:

- проведение рутинных операций ведет к высоким трудозатратам финансового отдела и бухгалтерии,

- подписание у всех согласующих бумажного эквивалента заявки на оплату/корректировки лимитов, ведет к высоким трудозатратам инициаторов платежей,

- из-за длительного процесса согласования, повышен риск несвоевременной оплаты.
3) Нет возможности в единой базе увидеть все движения ДС по холдингу, тк бухгалтерский учет разделен между двумя базами УПП.

До старта проекта было проведено предпроектное обследование процессов бюджетирования, казначейства и управленческого учета. По его результатам – подготовлено проектное решение с дорожной картой проекта и описанием задач и результатов по каждой стадии, проведено функциональное моделирование бизнес-процессов. Проект было решено стартовать с наиболее критичных для заказчика процессов – казначейства.

В качестве подготовительного этапа был разработан план обмена между двумя базами УПП и базой УХ – для загрузки в УХ необходимой НСИ. Работы были начаты 23.07.21 и полностью завершены - 23.11.21. Внедрение можно было выполнить значительно раньше, но потребовалось почти 2 месяца для обработки дублей справочников в базах УПП. И все же, перенос даты внедрения по интеграции НСИ не повлиял на сроки начала работ по автоматизации процессов казначейства, работы были начаты 30.09.21.

В ходе проекта в базе «1С:Управление холдингом» были автоматизированы следующие процессы по всем бизнес-единицам компании:

1) Управление лимитами ДДС:

- Установка лимитов БДДС (пока вручную и с помощью обработки загрузки из шаблона в excel, внедрение подсистемы бюджетирования запланировано далее в ходе проекта);

- Корректировка лимитов (перенос, увеличение);

- Перераспределение лимитов между аналитиками учета лимитов;

- Резервирование лимита БДДС под конкретный договор.

2) Управления планируемыми платежами:

- Формирование заявок на оплату по всем бизнес-единицам компании осуществляется в единой базе. Это позволило аккумулировать всю информацию о планируемых (запрашиваемых инициаторами) платежах, а так же истории их согласования в единой базе. Часть заявок на оплату создается в 1С:УХ автоматически, по создаваемым в базах УПП нетиповым документам планируемых платежей за сырье.

- Настроены сложные (от 53 до 363 элементов этапов универсальных процессов в настроенных маршрутах согласования, с различными условиями перехода, с использованием настроенных источников данных и расширенной адресацией) маршруты согласования заявок на оплату, корректировок лимитов, оперативных планов, реестров платежей. Доработаны оповещения о поступившей задаче на почту – выведены все необходимые для принятия решения данные, включая приложенные к заявке на оплату файлы.

- Разработана ролевая модель с ограничением доступа к объектам по внедренным процессам, в зависимости от разрешенных пользователю группы доступа ЦФО, организации, статьи ДДС.

Для целей проекта разработана интеграция между информационными системами УПП и УХ:

1) Реализована выгрузка согласованных к оплате заявок на оплату в две базы УПП – по базе учета организации.

- Заявка на оплату после согласования реестра платежей в УХ регистрируется на обмен в УПП.

- При загрузке в УПП – создается документ «Платежное поручение исходящее» для дальнейшего дополнительного согласования (с использованием согласования в мобильном приложении telegram) и выгрузки в клиент-банк. ППИ доработана – добавлены реквизиты связанной заявки на оплату и оплачиваемой платежной позиции заявки.

2) Настроена загрузка факта платежей по банку и кассе из 2 баз УПП в базу Управление холдингом. Реализован механизм выгрузки платежей в клиент-банк, загрузка выписки из клиент-банка осуществляется на стороне баз УПП. После проведения загруженной выписки банка, проведенные документы выписки с обменом передаются в базу Управление холдингом. Таким образом, в базе УХ меняется состояние исполнения платежных позиций, появляется информация для отчетности по движению ДС по всему холдингу, исполнению запланированных платежей.

3) На базе типовых отчетов, разработан ряд пользовательских отчетов по планируемому и фактическому движению ДДС, с ограничением прав доступа в соответствии с доступами по ролевой модели.

В ходе проекта, с целью адаптации продукта под процессы заказчика были произведены доработки системы:

1) Доработан механизм назначения заместителей – добавлена возможность назначать заместителей для любого пользователя с установкой даты окончания замещения.

2) На базе типового отчета, разработан отчет об истории согласования документов, выводящий в том числе текущий этап согласования и его исполнителя.

3) Реализовано уменьшение лимитов ДДС по операциям взаимозачетов.

4) Реализована возможность отбора заявок на оплату в платежном календаре при создании реестра платежей по ключевым реквизитам: статья ДДС, контрагент, банковский счет.

5) С целью передачи документов заявок на оплату в базы УПП на форму заявки на оплату, добавлена возможность указать ЦФО плательщика, отличающегося от ЦФО планирования.

6) Доработана логика проведения документов "корректировка лимитов" – до завершения согласования документа лимит резервируется, и только после окончания согласования становится доступным к использованию.

7) Доработано оповещение на почту о поступившей задаче согласования – добавлены дополнительные данные согласуемого документа, передача вложенных файлов, история согласования документа с визами предыдущих согласующих.

8) Для удобства пользователей – на форме документа "операционный план", по виду опер добавлена возможность указания суммы резервирования лимита ДДС в валюте отличной от валюты управленческого учета и планового курса по ней для пересчета в валюту управленческого учета.

9) Разработана возможность переноса лимита ДДС между годами.

10) Разработан механизм автоматического создания и заполнения документов операционного планирования движений ДС (недельный план платежей) на основании созданных заявок на оплату с сохранением связи для целей анализа в отчетности об исполнении оперативных планов.

11) Разработан механизм контроля заполнения аналитик статей ДДС при проведении заявки на оплату в зависимости от ЦФО планирования с гибкой настройкой параметров контроля в пользовательском режиме. Этот механизм позволяет получать требуемую детализацию по статьям ДДС в управленческой отчетности по одним ЦФО без выделения новых статей ДДС или заполнения ненужной по другим ЦФО аналитики статей ДДС.

Количество автоматизированных рабочих мест по результатам проекта - 387.

Из них:

· Участников процессов согласования - 202.

· Инициаторов ЗнО - 185.

· Количество одновременно работающих пользователей – в среднем около 80.

Сроки выполнения работ по стадии автоматизации процессов казначейства: с 13.09.21 по 01.07.22.

Внедрение выполнялось последовательно, на разных бизнес-единицах.

На момент окончания работ по автоматизации процессов казначейства все цели заказчика по данной стадии достигнуты. Заказчик удовлетворен результатом. Команда проекта перешла к реализации следующих стадий проекта.