Опыт цифровизации процесса согласования договоров и платежей группы компаний ВТБ Недвижимость

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ, РАЗРАБОТКА ТЗ
После принятия решения и цифровизации бизнес процессов практически параллельно было запущено сразу 3 процесса:

• корректировка регламентов;
• разработка ТЗ;
• выбор систем.

• реквизитный состав документа;
• справочники, используемые при классификации документа;
• состав и роли участников обработки документа;
• этапы обработки документа;
• представление реестра документов (включая быстрые фильтры и отборы);
• разграничение прав доступа (формирование профиля доступа по системам).

По пулу систем провели ряд встреч и презентаций. На базе некоторых систем демонстрации функционала проводили на прототипах наших процессов. На этапе подготовки демонстраций функционала, мы также обращали внимание на готовность настройки системы по нашему процессу и на необходимую скорость такой настройки.

После проведенных демонстраций систем, мы остановили свой выбор на связке решений 1С: Документооборот + Бит Финанс.
Основные причины выбора именной этой связки: импортонезависимое решение, Большое количество разработчиков на рынке, привычный для большинства пользователей Группы Компаний интерфейс.

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ДОГОВОРА
На текущий момент мы автоматизировали свыше 20 бизнес процессов, но сегодня я подробнее остановлюсь на работе с договорами.
Жизненный цикл договора на текущий момент выглядит следующим образом.
Разработка договора (формирование заявки на разработку договора, определение разработчика и прототипа договора, заполнение аналитик по договору (ЦФО, статья, проект).
Согласование договора (заведение в системе договора \ или заявки на разработку договора, заполнение реквизитов регистрационной карточки в системе, автоматическое определение состава участников процесса обработки договора в зависимости от выбранных реквизитов договора (юрист проекта, ответственный за статью расходов, директор проекта, служба безопасности, ГИП, ГАП, фин. контроллер в зависимости от выбранных реквизитов договора (юрист проекта, ответственный за статью расходов, директор проекта, служба безопасности, ГИП, ГАП, фин. контроллер CAPEX|OPEX, руководитель направления и др.).

В ходе разработки и согласования договора к нему также формируется график платежей и начислений, который позволяет наглядно отслеживать текущее состояние платежей и начислений по договору, инициировать запуск платежа или согласования первичного документа, а также задавать контрольные сроки, используемые для создания автоматических напоминаний для кураторов договоров.

Составление и согласование графика платежей и начислений по договору (фин. контроль по проекту).
Подписание договора.
Исполнение договора (платежи и начисления по договору, контроль сроков платежей и начислений, фин.контроль).
Передача договора в архив (автоматическое формирование и обработка передаточной описи. Создание в журнале передачи документа записи о передаче в архив). В ходе обработки передаточной описи по каждому документу заполняется информация по фактическому местонахождению документа в архиве (стеллаж, полка, коробка) + информация о выдаче документа из архива в виде отчетов по разным фильтрам (документы, выданные определенному сотруднику, документы, не возращенные в срок и т.д.).
документу заполняется информация по фактическому
местонахождению документа в архиве (стеллаж, полка, коробка) + информация о выдаче документа из архива в виде отчетов по разным фильтрам (документы, выданные определенному сотруднику, документы, не возращенные в срок и т.д.).

ПРОЕКТНЫЕ КОМАНДЫ
Для обеспечения возможности автоматического определения состава участников обработки договоров, мы доработали стандартный справочник Проектов системы, включив в его состав участников проектной команды для каждого проекта.
На текущий момент в состав команды проекта включены 13 ролей, таких как: юрист проекта, ГИП, ГАП, финансовый менеджер проекта, директор проекта и другие.

ПРОЦЕСС ОБРАБОТКИ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Процесс согласования первичного документа запускается непосредственно из графика платежей и начислений по договору путем установки галочки на требуемой строке или строках графика и нажатия одной кнопки.
Примерный путь обработки первичного документа по договору

• получение первичного документа и запуск процесса обработки документа;
• получение первичного документа и запуск процесса обработки документа;
• согласование документа (на этом этапе перечень согласующих и утверждающих документ сотрудников определяется автоматически, согласно действующим регламентам);
• подписание первичного документа;
• автоматическое создание на основании первичного документа драфта проводки в бухгалтерском учете и запуск по нему процесса обработки;
• автоматические создание на основании проводки в бухгалтерском учете драфта проводки в управленческом учете и запуск по нему процесса обработки;
• передача подписанного первичного документа в архив.

• Удобный автоматизированный инструмент для контроля исполнения договоров;
• Автоматические напоминания по приближению контрольных сроков по договору (оплата, первичные документы);
• Возможность просмотра всех связанных документов по договору и истории их обработки в одном интерфейсе.

• Нет необходимости ввода в систему первичных документов (обязанность куратора договора). Для кураторов ввод в систему документов необходим в т.ч. для их согласования.
• Автоматическое создание драфта проводки в Бух.учете;
• Автоматическое создание драфта проводки в Управленческом учете;
• Автоматизированный фин. контроль по ЦФО, Проекту, Статье.
• Возможность работы в любой системе (СЭД / БС).

МЕХАНИЗМ РАБОТЫ (КАК РАБОТАЕМ ПОСЛЕ ВНЕДРЕНИЯ)
Сразу же после внедрения систем мы начали процесс по улучшению автоматизированных процессов и цифровизации новых. Некоторые основные аспекты, которые нам сильно в этом помогли.
Для того чтобы выйти на плановую работу по модернизации систем, нам потребовалось

- назначить ответственных за НСИ и бизнес процессы;
- назначить ответственных за НСИ и бизнес процессы;
За каждым справочником закреплен ответственный, который отвечает за актуальность и правильность данных в справочнике.
За каждым бизнес процессом закреплен Распорядитель – сотрудник, принимающий решение по изменению в логике или интерфейсе бизнес процесса.
Распорядитель системы – сотрудник, принимающий решение по изменению в системе в целом.
- организовать единый канал приема заявок на доработку действующего или внедрение нового функционала
Это позволило организовать согласование и приоритезацию заявок на изменения. Анализ на противоположные заявки, согласование с распорядителями БП и ответственными за систему.
- организовать работу с хранилищем конфигураций 1С
Возможность групповой разработки (программисты не мешают друг другу);
Хранить историю разработки и действий разработчиков.
- организовать документирование изменений
Аккумулирование заявок на изменения в ТЗ, согласование, реализация.
В каждый момент времени на каждый бизнес процесс есть актуальная версия ТЗ и история изменений.

РЕЗУЛЬТАТЫ
В итоге внедрения мы получили следующие результаты:

• Удобный инструмент для ежедневной работы. Все необходимое для работы в одном месте. Документы, история обработки, связи. Наглядные графики.
• Автоматизированный фин.контроль. Автоматизированный многоуровневый финконтроль по различным аналитикам (по проекту, ЦФО, статье).
• Напоминания для Кураторов. Система автоматически оповещает ответственных сотрудников о приближении контрольных сроков (оплата, предоставление первичного документа, окончание договора)
• История хранения документа. Автоматизированное формирование передаточных описей, история передачи и выдачи из архива, фактическое местонахождение
• Возможность формирования отчетов по различным параметрам (организации, кураторы, статусы, сроки и др.
• Понятный, прозрачный и прогнозируемый по срокам процесс цифровизации новых бизнес процессов и модификации текущих.