Автоматизация бизнес-процессов Группы компаний ВТБ Недвижимость

Заказчик

ВТБ Недвижимость, ООО

Руководитель проекта со стороны заказчика

Дмитрий Медведев

Начальник отдела информационных технологий

ИТ-поставщик

ВТБ Недвижимость

Год завершения проекта

2022

Сроки выполнения проекта

Ноябрь, 2021 - Октябрь, 2022

Масштаб проекта

3500 человеко-часов

Цели

создать единую информационную систему для автоматизации бизнес-процессов группы компаний;
выявить и устранить проблемы в бизнес-процессах (лишние этапы, чрезмерная загрузка ключевых пользователей и т.п.), оптимизировать процессы;
ускорить процессы документооборота, исключить ситуации «зависания» процессов и пропажи документов;
упростить поиск документов пользователями;
снизить количество ошибок при оформлении и согласовании документов;
уменьшить трудозатраты сотрудников на создание документов и на контроль их обработки в группе компаний;
организовать доступ сотрудников только к разрешенным для них документам;
реализовать интеграцию с различными информационными системами для исключения двойного ввода.

Уникальность проекта

В условиях роста группы компаний, начался процесс активной трансформации текущих и выстраивания новых бизнес-процессов. Внедрение затронуло несколько компаний группы, участвующих как в автономных, так и сквозных бизнес-процессах.
В результате внедрения, автоматизировано свыше 20 бизнес-процессов, включая делопроизводство, бюджетирование, казначейство, управление закупками, командировки, уход в отпуск и работу архива.

Результаты проекта:

создана единая информационная среда для автоматизации бизнес-процессов группы компаний;
оптимизированы существующие бизнес-процессы , унифицированы однотипные процессы в различных организациях Группы компаний, сквозные бизнес-процессы;
получена возможность своевременного изменения существующих бизнес-процессов, внедрения новых бизнес-процессов;
значительно сокращено время обработки документов, за счет использования механизмов эскалации, время выполнения большинства бизнес-процессов гарантировано укладываются в регламентный срок.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

1С: Документооборот 8, редакция 2.1

1С: БИТ: Строительство (БИТ.ФИНАНС)

1С: ЗУП 3.1

1С: Битрикс24

GLPI - Свободный менеджер ИТ-инфраструктуры

Сложность реализации

Внедрение системы для группы компаний

Системой автоматизации бизнес-процессов компании охвачено несколько компаний группы, использующих как автономные, так и сквозные бизнес-процессы. Дочерние компании подключены к общей системе с разграничением прав доступа при сохранении ряда настроек для сквозных бизнес-процессов. В результате внедрения, все компании группы интегрированы в единое информационное пространство. Введение единой методологии позволило повысить исполнительскую дисциплину. Были созданы шаблоны документов каждой компании группы, используемые в рамках документационного обеспечения. Благодаря переносу процессов согласования документов ДЗО в единый контур, удалось сократить количество циклов согласования документов. Использование механизмов эскалации позволило вписать обработку всех бизнес-процессов в регламентные сроки. Система автоматизации бизнес-процессов стала удобным инструментом оперативного управления процессами документооборота и контроля сроков исполнения.

Динамическое определение состава участников бизнес-процессов
Для обеспечения возможности автоматического определения состава участников бизнес-процессов, мы доработали стандартный справочник Проектов системы, включив в его состав участников проектной команды для каждого проекта. На текущий момент в состав команды проекта включены 13 ролей, таких как: юрист проекта, ГИП, ГАП, финансовый контроллер, директор проекта и другие.

Интеграция Для исключения двойного ввода информации, разработана и реализована концепция интеграции для реализации информационного обмена со смежными системами, такими как: 1С: БИТ: Строительство (БИТ.ФИНАНС), 1С: ЗУП 3.1, 1С: Битрикс24, GLPI.
Команда разработчиков во главе с Михаилом Дмитриевым существенно переработала механизм типовой бесшовной интеграции 1С, что позволило реализовать выполнение задач пользователем в любой из систем. Неочевидным плюсом бесшовной интеграции стало сокращение необходимого количества клиентских лицензий (пользователям больше не нужно открывать 2,3 конфигурации для выполнения задач и ввода данных).Автоматизация административных функций по созданию учетных записей пользователей, управлению правами доступа в соответствии со штатной структурой, блокированию доступа и делегированию задач пользователей, в случае увольнения, позволила исключить человеческий фактор и минимизировать возможные ошибки.Интеграция ИТ-заявок с системой учета ИТ-активов позволила:Для пользователей: подавать заявки в привычном интерфейсе, работая по принципу одного окна, контролировать ход исполнения ИТ-заявок.Для ИТ-служб: накапливать расширенную статистику по инцидентам, привязывать запросы и изменения к ИТ-активам, учитывать ИТ-бюджет, формировать отчеты в различных разрезах (перечень заявок по компании, запросы на изменение функционала конкретной информационной системы, история изменений конфигурации оборудования).

Высокие требования к производительностиТребования бизнеса к производительности системы были и остаются очень высокими. Для соответствия требованиям по производительности реализован онлайн мониторинг работы всех компонентов системы и ИТ-инфраструктуры по специально настроенным метрикам, организован процесс превентивного реагирования на результаты мониторинга, до появления видимых проблем у пользователей.

Описание проекта

Регламентация бизнес-процессов и выбор системПосле принятия решения о начале цифровизации бизнес-процессов практически параллельно стартована работа по трем направлениям:
- корректировка регламентов; - разработка ТЗ; - выбор систем автоматизации.
Выбор системыНа этапе выбора систем мы провели анализ решений, используемых коллегами в дочерних компаниях ПАО «ВТБ», проанализировали рейтинги по количеству реализованных проектов на базе той или иной системе. Для детального анализа был отобран ряд систем, среди которых присутствовали такие системы, как: ELMA, Directum, Тезис, Тесса, 1С: Документооборот. По пулу систем провели ряд встреч и презентаций. На базе некоторых систем демонстрации функционала проводили на прототипах наших процессов. На этапе подготовки демонстраций функционала, мы также обращали внимание на готовность настройки системы по нашему процессу и на необходимую скорость такой настройки. После проведенных демонстраций систем, мы остановили свой выбор на связке решений 1С: Документооборот 8 + 1С: БИТ: Строительство (БИТ.ФИНАНС).
Основные причины выбора именной этой связки: импортонезависимое решение, большое количество разработчиков на рынке, привычный для большинства пользователей Группы Компаний интерфейс.
Автоматизация бизнес-процессовВ результате внедрения мы получили систему с мощным функционалом и возможностью быстрой адаптации к новым требованиям, в которой на текущий момент автоматизировано свыше 20 бизнес-процессов, включая такие как:

БП Договоры (Разработка, согласование, учет и контроль исполнения договоров);
БП Тендеры (Управление закупками, сбор потребностей, подготовка закупочной документации, сбор и анализ заявок, протоколы работы закупочных комиссий);
БП Поручения (Выдача и контроль поручений, эскалация, отчеты);
БП Входящая и Исходящая корреспонденция (автоматизированная регистрация и маршрутизация корреспонденции);
БП Приказы (Разработка и согласование приказов, формирование поручений);
БП Служебные записки (Согласование и рассмотрение служебных записок);
БП Первичные документы (Обработка и учет первичных документов);
БП Доверенности (Автоматизированное формирование доверенностей, контроль полномочий, процесс отзыва доверенностей);
БП Заявки на услуги между подразделениями (Обработка внутригрупповых заявок, формирование отчетов об оказанных услугах);
БП Совещания (Организация и проведение совещаний, сбор материалов, формирование программы совещания, протокола, автоматизированная выдача и контроль исполнения поручений по протоколу);
БП ИТ-заявки (Подача, контроль и прием ИТ-заявок, привязка к ИТ-активам, формирование статей базы знаний по типовым проблемам, запрос, согласование и учет прав доступа пользователей, автоматическое формирование профиля доступа);
БП Отпуск (Оповещения о плановом отпуске, формирование заявления на отпуск вне графика, отображение информации о накопленных днях отпуска, график отпусков подразделения и пересечения дат для руководителей, отображение личного графика отпусков для сотрудника);
БП Командировки (Заявки на командировки, согласование командировок);
БП Передаточные описи (Автоматизация процесса передачи оригиналов документов в архив, автоматическое формирование передаточных описей, обработка и учет документов).

География проекта

На сегодняшний день группа компаний ВТБ Недвижимость состоит из нескольких юридических лиц и занимается строительством двух крупных объектов на территории Московской области: промышленно-продовольственного кластера «Максимиха» и мультимодального центра «Усады» на территории особой экономической зоны «Максимиха» в городском округе Домодедово.Работа системы организована в центральном офисе в Москве, на удаленных площадках. Для оперативного согласования и подписания документов используются мобильные приложения.

Дополнительные презентации:

Автоматизация бизнес-процессов Группы компаний ВТБ Недвижимость.pdf