Разработка автоматизированной системы управления договорами аренды и расчета арендной платы

Заказчик
ТПС Недвижимость
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
1С-Рарус
Год завершения проекта
2020
Сроки выполнения проекта
Октябрь, 2017 - Октябрь, 2020
Масштаб проекта
50 автоматизированных рабочих мест
Цели

Цель проекта – сокращение трудозатрат на расчет и подготовку отчетности по аренде.

Задачи проекта:

  • Внедрение автоматизированной системы взаиморасчетов с арендаторами;

  • Обеспечение полной сопоставимости данных регламентированного и управленческого учета (за исключением отдельных видов операций);

  • Обеспечение универсальности механизмов начисления арендной платы;

  • Подготовка к оптимизации методологии бухгалтерского учета в части аренды и бухгалтерского плана счетов.

Уникальность проекта

Разработана система для полноценного управления договорами аренды, а также дополнительных соглашений к ним с учетом специфики торгово-развлекательных центров:
  • товарооборота арендаторов;
  • заполняемости торгово-развлекательных центров (далее - ТРЦ);
  • простоев арендаторов (по вине арендатора, по вине арендодателя, в связи с законодательными ограничениями);
  • количества проданных билетов (для кинотеатров) и иных натуральных показателей.
Программа умеет автоматически рассчитывать и начислять арендную плату с учетом специфики условий каждого договора, а также отражать вновь возникшие изменения, которые повлияли на расчет. Количество одновременно действующих договоров — свыше 2 000. Количество возможных алгоритмов расчёта всех составных частей арендной платы и коммунальных платежей – свыше 20000 вариантов. Ежемесячное количество расчетов (начислений) по различным алгоритмам – свыше 30000.
Проект решает задачи импортозамещения
Нет
Использованное ПО

1С:Управление холдингом, 50 рабочих мест

Выполнены интеграции с программными продуктами сторонних фирм.


Сложность реализации

В период законодательных ограничений ввиду распространения пандемии вируса COVID-19, количество дополнительных соглашений выросло в 4 раза (до 1 000 штук в квартал). В программе корректно отразились и были учтены нестандартные условия дополнительных соглашений.

Таким образом, на практике удалось проверить гибкость настройки алгоритмов расчета арендной платы в пользовательском режиме без выполнения дополнительных доработок.

Описание проекта

Ситуация до внедрения

АО "ТПС Недвижимость" с 2004 года реализует проекты в области коммерческой недвижимости. В управлении компании 700 000 кв. м. торговых площадей. Объекты находятся в Москве, Краснодаре, Новосибирске и Сочи.

Для оперативного учета в компании использовалась доработанная конфигурация на базе программных продуктов фирмы “1С”. Часть расчетов проводилась в электронных таблицах. Уровень автоматизации не соответствовал потребностям бизнеса:

  • Часть показателей в договорах рассчитывались вручную, процесс занимал много времени, возникал риск ошибок;

  • Появлялась проблема в отражением новых условий в договорах. Конфигурация требовала доработки. Возникала серьезная нагрузка на ИТ-подразделение;

  • Для корректного ведения бухгалтерского учета требовалось вести десятки субсчетов;

  • Требовались более эффективные инструменты для контроля дебиторской задолженности, сроки оплаты в договоре часто не совпадали с информацией в программе.

Трудозатраты на развитие и поддержку программы превышали экономическую эффективность.

Руководством АО "ТПС Недвижимость" было решено начать проект, задачи которого - создание и внедрение цифрового решения, отвечающего задачам бизнеса. Партнером выбрана компания "1С-Рарус". Основой для построения информационного пространства стало решение на базе "1С:Бухгалтерия КОРП" и "1C:Управление холдингом".

Результаты проекта

Разработана конфигурация, позволяющая:

  • Хранить информацию по каждому помещению ТРЦ и историю изменений;

  • Регистрировать договоры аренды и дополнительные соглашения к ним с учетом условий и событий, влияющих на начисление арендной платы;

  • Рассчитывать арендную плату с учетом специфики каждого вида начисления, учитывая возможные факторы:

    • Ставки арендной платы;

    • Скидки;

    • Товарооборот арендаторов;

    • Автоматические индексации ставок арендной платы и иных фиксированных показателей;

    • Тарифы поставщиков коммунальных услуг и объем предоставленных услуг;

    • Площадь помещений и площадь ТРЦ;

    • Произвольные события, влияющие на дату начала/окончания действия начислений или изменения отдельных параметров начислений;

    • Зависимость суммы начислений от параметров, измеряемых по шкалам.

  • Рассчитывать арендную плату в зависимости от источников данных (как автоматически, так и по выбору пользователя):

    • алгоритм расчета текущего вида начисления, указанный в договоре аренды;

    • алгоритмы расчета смежных видов начислений, указанных в договоре аренды;

    • исторические данные прошлых начислений по договору;

    • исторические данные среднего/максимального размера арендной платы по всем договорам за определенный период;

    • данные сторонних программ.

  • Получать подробную расшифровку полученного расчета арендной платы;

  • Начислять пени и штрафы;

  • Формировать счета на оплату арендаторам;

  • Вести пролонгацию договоров в автоматическом режиме;

  • Автоматизировать алгоритм формирования документов реализации и счет-фактуры к ним в бухгалтерском учете;

  • Вести бухгалтерский учет с детализацией до вида начисления и периода взаиморасчетов без необходимости модификации плана счетов бухгалтерского учета, что обеспечивает сопоставимость с управленческим учетом;

  • Отражать переуступки прав по договорам аренды в управленческом и бухгалтерском учетах;

  • Усилить контроль за дебиторской задолженностью и сократить ее;

  • Формировать управленческую отчетность с детализацией по договорам аренды, видам начислений и периодам взаиморасчетов.

Эффект:

  • Цифровое решение позволяет без выполнения доработки и без потери аналитики задолженности по бухгалтерскому учету сократить число субсчетов:

    • По счету 62 сократить количество субсчетов на 91 (со 102 субсчетов до 11);

    • По счету 76.АВ отказаться от всех субсчетов (32 субсчета).

  • Усовершенствована работа с дополнительными соглашениями — без увеличения объема привлекаемых трудовых ресурсов, количество дополнительных соглашений выросло с 300 до 1000 в год, причем вариативность вносимых изменений стала выше. В денежном выражении экономия составила 2 180 880 руб. за 2020 год;

  • Снизились трудозатраты на расчет и начисление арендной платы. Экономия составляет 1 335 000 руб. в год;

  • За счет доступности настройки алгоритмов начисления арендной платы исключена необходимость доработки конфигурации при внедрении новых способов расчета. Экономия составляет 780 000 руб. в год;

  • За счет снижения затрат на параллельный расчет арендной платы в стороннем ПО достигнута экономия 445 000 руб. в год;

  • За счет гибкости и детализации отчетов достигнута экономия 300 000 руб. в год;

  • За счет развития функционала по работе с обеспечительными платежами (в т.ч. с гарантиями) достигнута экономия 445 000 руб. в год;

  • За счет решения проблемы с параллельным вводом корректировок взаиморасчетов по БУ и УУ достигнута экономия 890 000 руб. в год;

  • За счет функции формирования расшифровок к начислениям достигнута экономия 110 000 руб. в год.

Цель проекта достигнута, существенно сокращены трудозатраты на расчеты арендной платы, повышено качество и эффективность отражения взаиморасчетов с арендаторами в учетной системе.

Информационная система помогла пережить сложный 2020 год. Нам удалось справиться с обработкой существенно возросшего количества дополнительных соглашений к текущим договорам аренды, отразить и учесть все изменения.

Экономический эффект от внедрения:

  • сокращение трудозатрат в подразделениях: в 1,5 раза;

  • ускорение получения управленческой отчетности: в 2 раза;

  • ускорение обработки заказов: в 3 раза.

География проекта

Центральный федеральный округ РФ, Южный федеральный округ РФ, Сибирский федеральный округ РФ


Дополнительные презентации:
Коментарии: 2

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Эдгар Алексанян
    Рейтинг: 270
    ГК Шамса
    CSO & CDO
    25.11.2021 06:40

    Скажите, а между какими системами выбирали и почему выбрали 1С:Управление холдингом? Не рассматривали например 1С: Аренда и управление недвижимостью или иные решения?

  • Антон Колганов
    Рейтинг: 305
    Метеор Лифт Москва, АО
    Директор по ИТ
    03.01.2022 10:59

    Эдгар, добрый день, выбирали между конфигурациями 1С, так как они преимущественно используются для автоматизации финансово-учётных процессов. Рассматривали различные решения, в том числе предоставленные на рынке. 1С Аренда и управление недвижимостью не подошла из-за отсутствия возможностей расчета арендной платы по сложным алгоритмам или возможностей "составления" таких алгоритмов средствами конфигурации. В договорах аренды большое количество взаимозависимых параметров, которые влияют на расчет и мы ставили цель максимально отказаться от ручного труда при расчетах.

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.