Дашборды и другие инструменты визуализации: как сделать аналитические данные понятными

За обилием цифр в таблицах и документах легко утратить смысл. Визуализация данных — инструмент, который позволяет структурировать разрозненные факты в единую картинку. Антон Федоров, коммерческий директор облачного Service Desk провайдера ITSM 365, рассказывает, как визуализация данных используется для автоматизации работы компаний.  

Что такое визуализация данных и как она поможет компании 

Визуализация данных — это графическое представление информации и аналитики: графики, диаграммы, карты, дашборды. Эти инструменты помогают отслеживать динамику различных показателей, подчеркивать тренды, выявлять взаимосвязи между процессами. 

Необходимость визуализации данных зависит от количества информации, которая обрабатывается внутри процесса. Например, HR-департамент нанимает большое количество сотрудников для новой сети аптек. В день сотни, а иногда и тысячи соискателей откликаются на вакансии. Для оптимизации работы отдел HR настроил визуализацию приёма заявок. 

Сотрудникам компании визуализация данных помогает понимать свою нагрузку и быстро переключаться между проектами, а также фокусировать внимание на продвижение задачи по этапам. При необходимости вы сможете углубляться в задачи, которые «подвисли» или требуют от вас срочного решения. 

В свою очередь, руководитель с помощью визуализации способен контролировать деятельность членов команды. Например, отслеживать выполнение KPI подчинёнными. Если вы загрузите показатели эффективности, которые приняты у вас в компании, сможете вести аналитику по всем сотрудникам в одном продукте. Если настроить виджеты с данными, можно понять, кому выплатить премию, а кого депремировать или даже уволить. Также у вас будет возможность посмотреть общую статистику по деятельности компании:

• что сейчас происходит в подразделении компании; 
• где возникают сложности;
• где нужно подключиться и помочь сотрудникам;
• как заявки по проектам просрочены;
• где долго висят задачи там без внимания. 

Например, один из наших клиентов — сервисная служба — выводил дашборд прямо на экран, который повесили в офисе. На нём они демонстрировали метрики для мониторинга своей деятельности. Он был виден всем сотрудникам, поэтому они могли быстро отследить нераспределенные и просроченные заявки, смотря на график текущей активности, что повышало общую результативность.

Как можно визуализировать данные

Компании для аналитики своей деятельности используют более 50 вариантов визуализации данных: разные виды диаграмм, графиков, дашборды и матрицы. Делюсь тремя способами визуализации и рассказываю, для каких целей они больше подходят.

Канбан-доска

В наглядном и удобном виде отображает проект и его текущее состояние, а также помогает сотрудникам и руководителям управлять им. Например, представить количество заявок по каждому статусу выполнения. С помощью канбан-доски удобно оценивать величину различных показателей и понимать, как продвигается задача.

Диаграмма Ганта

Планирует выполнение проекта и конструирует этот процесс. Чем больше составляющих диаграмма Ганта содержит, тем эффективнее её использовать в работе. Сотрудники благодаря этому способу визуализации могут видеть связи между процессами в компании и контролировать сроки выполнения задач.

Дашборды

Все графики, диаграммы и схемы можно расположить на панеле индикаторов — дашбордах. Это один из наиболее удобных инструментов: разнообразные форматы инфографики позволяют отобразить практически любой показатель в графическом виде.

По функциям выделяются следующие типы дашбордов:

• Оперативный — отображает текущие данные и их изменения: запросы по услугам, количество лидов по продукту или посещаемость сайта.

Оперативный дашборд полезен конкретному сотруднику для выполнения ежедневных задач: он сможет настроить параметры, которые должен отслеживать, и наглядно видеть изменения по ним. 

Пример: дашборд, где сотруднику видны проекты, в которых он участвует, и его задачи, у которых скоро выйдет срок.

• Аналитический — определяет тенденции развития и анализирует показатели компании: средний чек, долю клиентов, динамику запросов по способу регистрации.

Аналитический дашборд больше подходит линейному руководителю, который контролирует изменения данных своей зоны ответственности в течение времени. Допустим, свою команду или бизнес-процессы, за которые руководитель отвечает. В дашборде руководитель может расположить сводные таблицы с большим количеством связанных между собой параметров и отслеживать их динамику.

Пример: дашборд с нагрузкой по сотрудникам, который показывает сколько задачек на каждом.

• Стратегический — помогает определить курс развития компании. Например, отображает линейный график с динамикой количества заявок по годам.

Стратегический дашборд нужен, когда информация необходима для принятия долгосрочных решений, поэтому они нужны больше для топ-менеджмента, а не рядовых сотрудников. 

Например: дашборд, который отражает, в каком направлении развивается компания, достигает ли она поставленных целей, допустим, с точки зрения роста количества клиентов. Также топ-менеджмент может отслеживать финансовые показатели: динамику выручки по клиентам по годам.

Не размещайте все параметры компании на один дашборд, так как сотрудникам будет тяжело сфокусировать своё внимание на нужных в работе параметрах. 

При работе с дашбордами данные обновляются в режиме реального времени, поэтому интерактивный инструмент способен сравнить данные за прошлый месяц с сегодняшними и проанализировать их. Также руководитель может выставлять необходимую фильтрацию в виджетах и видеть, что происходит в компании с показателями, сотрудниками и клиентами. 

Например, на дашборде может отображаться среднее время выполнения задачи сотрудниками. Если руководитель заметит у одного из них сильное отклонение, то первым делом нужно разобраться, в чем проблема. Допустим, задачи могут быть слишком сложными для сотрудника, или он слишком ответственно подходит к поручениям и тратит много времени там, где нужно сократить ресурсы.

Возможность добавить на дашборды самые важные показатели для отслеживания позволяет руководству вовремя реагировать на их изменение и превращает дашборды в элементы управления, а не отчётности. 

Советы компаниям по визуализации данных

Использование даже самых простых графиков может

навредить как внутренней работе команды, так и внешнему представлению вашей компании: информация может ввести в заблуждение сотрудников и партнеров. Рассказываю, на что стоит обратить внимание при визуализации данных. 

Используйте все возможности инструментов визуализации данных

Помимо базовых шаблонов сервисов, создавайте и настраивайте отдельные вкладки с виджетами для анализа специфичных процессов. Продумайте, какие сферы деятельности компании вы бы хотели отслеживать. 

Если вы уделите этому время на начальном этапе и настроите систему под свои процессы, все параметры сохранятся, и вы сможете быстро дорабатывать визуализацию под конкретные цели. 

Выберите подходящий тип визуализации

Главная цель визуализации — упростить и ускорить восприятие информации. Выбранный формат и тип графика должны этому способствовать, а не мешать. 

Для разных типов данных требуются разные типы инструментов визуализации. Например, чтобы увидеть связи между процессами, можно использовать диаграмму Ганта,  оценивать величину показателей в процессе удобно с помощью канбан-доски.

Ориентируйтесь на целевую аудиторию

Держите в голове образ того, кто будет просматривать собранную информацию. Это может быть руководитель команды или отдела, глава компании. От этого будет зависеть способ визуализации данных. 

Если директор привык получать отчёты по почте и не соглашается перейти на облачные решения для визуализации данных, выгрузите данные и отправьте ему в формате excel. 

Уходите от нагруженности данными

Если на дашборде слишком много виджетов: все разноцветные и разных размеров, по ним сложно ориентироваться и считывать информацию. Помните правило «7 +/- 2»: большинство людей могут одновременно удерживать в поле внимания и в памяти только от 5 до 9 элементов.

Ваша визуализация должна быть простой и понятной, поэтому выводите на неё небольшое количество данных. Например, если компании нужно отследить эффективность команды разработчиков и их нагруженность, она должна вывести на дашборды их KPI и анализировать динамику.

Вместо вывода

Ценность визуализации данных заключается в том, что она помогает оптимизировать работу компании и повысить её результативность. Также при использовании всех возможностей визуализации её функция смещается от отчётности к управлению: руководитель в реальном времени может видеть, что происходит в компании.