«Если на предприятии изначально криво выстроены бизнес-процессы, никакая программа это не исправит»

Поговорили с руководителем ИТ-управления компании «ВОЛМА» Александром Любимовым о том, как строится процесс планирования и ведения проектов на крупном предприятии. В интервью он рассказал, как за последние два года изменились технологии, и на что нужно обратить внимание сейчас при выборе ИТ-системы для крупной организации.

Каковы, на ваш взгляд, топ-3 систем из ИТ-ландшафта, которые критически важны в работе крупной организации?

Сложный вопрос, так как выделить всего три системы непросто. Я бы разделил системы на три класса: системы, без которых нельзя; системы, без которых нельзя долго; системы, без которых можно, но неудобно. Например, без ERP-системы я совсем не представляю жизни на предприятии. Мы не раз теоретизировали с коллегами, что без ERP не получится оформить даже счёт, так как сетки цен огромны, они отличаются от объёма, и их никто не помнит.

К системам, без которых долго нельзя, я бы отнёс СЭД, потому что от СЭД зависит скорость принятия решений. Заводы «ВОЛМА» распределены по всей России: Волгоград, Челябинск, Воскресенск, Майкоп. Расстояния не помеха, так как согласование и подписание документов занимает несколько секунд, в отличие от подписания документов на бумаге и логистики.

Можно, но неудобно без систем или отдельных функций, которые отвечают за подготовку отчёта, подготовку аналитической выкладки по какому-то вопросу.

Какие новые решения вы внедрили или стали активно использовать за последние два года?

Многие наши системы «переехали» в web, в том числе система на платформе Docsvision. Стало очень удобно работать: у сотрудников есть доступ к документам с любых устройств. Мы разработали определённое количество мобильных версий: умный склад, кладовщик, мобильное приложение водителя. Прослеживается тенденция мобилизации, так как теперь люди предпочитают работать не с компьютера, а с планшета или телефона. Вместе с тем мы оставили возможность работы в десктопном приложении для консервативных пользователей.

У нас в компании есть конкурс «Лучшее подразделение». Наше подразделение 4 года подряд является лучшим, благодаря тому что мы бережно относимся к нашим сотрудникам, которые являются клиентами нашего подразделения, и стараемся сделать их работу удобной.

Как строится работа по развитию ИТ-систем внутри компании?

Сначала мы получаем заявку с просьбой что-то улучшить. Для этого у нас есть сразу несколько инструментов: Help Desk система, служебная записка «Заявка на разработку» на платформе Docsvision и комиссия по рацпредложениям.

Если речь заходит о крупном проекте, мы формируем команду, которая состоит из представителей бизнеса и ИТ. Команда должна быть смешанной: должен быть тот, кто кодирует, и тот, кто понимает процесс. Важно отметить, что руководитель проекта является сотрудником подразделения-заказчика, что позволяет избежать непонимания и формирования нечёткого технического задания.

Команды работают над проектами по принципам Agile. Преимущество такого подхода – краткий шаг планирования. Максимальный срок планирования у нас – три месяца. За этот период мы стараемся реализовать MVP (минимально жизнеспособный продукт), запустить его, проанализировать результаты, а потом уже наращивать его возможности.

Вы упомянули, что используете Agile. Актуальны ли сейчас для внедрения ИТ-систем принципы Waterfall?

«Водопадная» система мне нравится, но она совершенно не подходит для стремительно меняющегося мира. Я знаком с парой проектов моих коллег с длительностью больше 1.5 лет. К моменту старта их компании сильно изменились, а разработанный продукт уже устарел.

Как построить успешную коммуникацию с внешними командами при реализации проекта?

Сначала мы решаем, какой продукт хотим внедрить и для реализации каких процессов компании. Потом мы обращаемся к вендору и просим рекомендовать 3-5 лучших компаний-подрядчиков и консультантов. Затем мы просим эти команды продемонстрировать удачные проекты. На основе того, с кем сложилась комфортная коммуникация при организации референса, мы выбираем команду для сотрудничества. Бывает, что команда отличная, но отношения не сложились. А ещё я запрашиваю резюме участников команд, чтобы проверить уровень их компетенции.

Что важно учитывать при выборе ИТ-системы для крупной организации?

Внедрение любой системы должно повышать эффективность компании, снижать риски или увеличивать прибыль – это основные критерии для выбора.

Перед внедрением системы необходимо оценить цифровую зрелость компании. Если на предприятии изначально бизнес-процессы выстроены криво, никакая программа это не изменит. Если вы поставили СЭД, но люди продолжают ходить с бумагами, эффект будет отрицательный. У нас электронный документооборот заработал сразу, потому что генеральный директор просто перестал принимать бумажные документы.

Сложный продукт нужно примерять к каждой компании на основании предпроектного исследования и референс-визитов, потому что он может не подойти и мешать работе. Если мы говорим о приложениях из App Store, тогда право выбора остаётся за пользователем, он сам решает, нравится ему приложение или нет. Но если речь идёт о корпоративной системе, вариантов выбора у сотрудника практически нет. Поэтому нужно стараться делать так, чтобы человек обязательно ощущал положительный эффект от её использования, чтобы ему было комфортно с ней работать.

Анонс

О внедрении и развитии ECM-систем расскажут руководители проектов из IKEA, Servier, Sucden на ежегодной закрытой конференции о рынке и практике ECM/BPM-систем Docsvision Day, которая состоится 3 марта 2022 в Москве, в очном формате. Участие бесплатное по предварительной регистрации. Количество мест ограничено.