ГРАФ.трекер - управление задачами для всех сотрудников

Заказчик
Газпром нефть, ПАО
Руководитель проекта со стороны заказчика
Год завершения проекта
2021
Сроки выполнения проекта
Декабрь, 2020 - Июль, 2021
Масштаб проекта
2500 автоматизированных рабочих мест
Цели

Создание единого универсального инструмента, подходящего для любой команды, за счёт чего сокращается онбординг и быстрее преодолеваются барьеры дискоммуникации производственного персонала и сообщества менеджеров, повышается эффективность новых форматов работы сотрудников за счет формирования целостной экосистемы Bitrix-решений, разрабатываемых в интересах заказчиков со стороны различных функций и подразделений Компании, а также сокращение полной стоимости владения этими решениями в периметре всей Компании. Для этого необходимо:

· Создать удобный и максимально простой инструмент, не требующий предварительной настройки, для управления задачами подразделений, сотрудников, команд.

· Объединить разнородные решения по управлению задачами, используемые в различных ДО и Блоках Компании, на единой платформе Bitrix.

· Повысить скорость достижения бизнес-целей за счёт фокуса на результате, а не процессе.

Уникальность проекта

Мы взяли лучшие возможности платформ Bitrix и LuxMS и кастомизировали их с учетом особенностей и сложностей бизнес-процессов в крупной промышленной компании. Полученное решение – это экосистема, поддерживающая работу распределенных и кросс-функциональных команд за счет стандартных инструментов управления задачами (Bitrix), а также создающее единое информационное пространство с простыми и понятными правилами по ведению проектов за счет интеграции с привычными для сотрудников корпоративными сервисами.
Как пример удачного симбиоза функций двух платформ, можно провести сервис «электронная планерка». Данная функция позволяет иметь на каждом уровне совещаний свой набор обсуждаемых вопросов, а также позволяет легко эскалировать проблемные вопросы для обсуждения и решения на уровень руководства.
За счет модульной структуры, под индивидуальные требования разных подразделений на одной платформе можно делать различные решения и в дальнейшем переиспользовать их через механизм учетной записи.
Проект решает задачи импортозамещения
Нет
Использованное ПО

Битрикс24 и LuxMS BI

Сложность реализации

Сложность реализации

· Совмещение двух платформ: использование в одном продукте платформ Bitrix и LuxMS BI

· Большое количество требований к продукту со стороны пользователей:
наша задача – удержать продукт в простой и доступной любому пользователю форме, при этом выполняя требования, но не усложняя продукт

· Модульная разработка: несколько веток разработки под разных заказчиков

· Многоступенчатая ролевая модель: от системы управления доступами до ролей в задачах

Описание проекта

В ГК «Газпром нефть» сформировано множество кросс-функциональных команд, для эффективной работы которых нужно поддерживать единую область рабочей информации и постоянную балансировку ресурсов.

Пандемия положила начало крупнейшему в мире эксперименту по удаленной работе: количество удаленных и распределенных команд резко возросло, и данная тенденция в ближайшее время не изменится. На момент начала пандемии в Компании отсутствовала единая платформа для командной работы и совместного контроля бизнес-процессов и задач. Как результат, команды столкнулись с рядом сложностей в новой реальности:

· Тысячи сотрудников были вынуждены работать в непривычной среде

· Произошел разрыв коммуникаций внутри команд

· Отслеживать задачи стало сложнее, возросло количество потерянных задач

Новые условия отразились на эффективности работы команд, которая снизилась на фоне падения управляемости коллектива – одной из важнейших задач при работе в удаленных и распределенных командах.

РЕШЕНИЕ

В ответ на новые вызовы был создан внутрикорпоративный трекер задач ГРАФ.трекер, который использует стыковые технологии CRM-системы (Битрикс24) и BI-системы (LuxMS) с возможностью представлять данные из любых систем в удобном графическом виде. Трекер позволяет существенно повысить эффективность проведения оперативных совещаний и мероприятий различных рабочих групп.

Сегодня ГРАФ.трекер – это 2500 активных пользователей, которые работают над более чем 47 000 задач в 440 различных проектах.

ВОЗМОЖНОСТИ ПРОДУКТА

Symptom – поиск текущих проблемных зон и отклонений

· Вся информация по задачам в одном окне

· Простое переключение представлений задач в зависимости от видов деятельности

Causes – поиск причин отклонений

· Система подсвечивает проблемные задачи (не учтены зависимости задач, перегруженные сотрудники, неэффективные процессы)

· Подсказки и напоминания по срокам

· Представление задач в представлении Гантт – управление критическим путём к цели

· Представление задач в представлении Сроки – управление сроками

· Представление задач в представлении Канбан – поиск неэффективных и проблемных зон

Object – фокусировка внимания на результате

· Только важные задачи и приоритеты

· Иерархия задач от общего к частному

· Наглядные данные и консолидированная отчетность на дашбордах

Resources – управление отклонениями на пути к результату

· Инструменты для коммуникаций в кроссфункциональных командах – чаты, комментарии к задачам, сообщения в ленте, комментарии к задачам

· Автоматические оповещения по эл. почте о ключевых событиях

· История изменений по объектам управления

· Детальная информация для принятия управленческих решений по тактическим и стратегическим задачам

· Планирование и учет текущих ресурсов команды

· Трехуровневая ролевая модель для доступа и работы в системе

Effect – решение стратегических задач за счет управления ежедневными задачами

· Декомпозиция и связывание задач между разными областями данных

· Принятие управленческих решений на каждом уровне иерархии персонала в соответствии с установленными приоритетами деятельности

Интеграции с внутрикорпоративными сервисами AD, Exchange, КЛАД, LuxMS BI, 1C ERP НТЦ (СПРУТ), Ask Legal, ИСУП

Отдельные сервисы, сами по себе не уникальны, но перед нами стояла задача создать сквозное решение, которое свяжет различные сервисы, используемые в компании, в единую функциональную систему и обеспечит эффективный, удобный и безопасный обмен данными. Благодаря интеграции с корпоративными сервисами возможности Граф.трекера были расширены дополнительными модулями:

· Централизация управления и предоставления доступов, обеспечивающая доступность Граф.трекера для пользователей в режиме 24/7 (Active Directory)

· Планирование ресурсов и учет трудозатрат (СПРУТ)

· Юридические консультации от внутренних экспертов (AskLegal)

· Работа с хранилищем сервиса интеграции и анализа данных (КЛАД)

· Визуализация значимой информации и отображение ее в формате дашборда (LuxMS BI)

· Контроль хода выполнения проектов и учет рисков (ИСУП)

· Интеграция календарей Граф.трекер и Exchange

РЕЗУЛЬТАТЫ

Основные метрики, на которые направлен продукт:

· Увеличение производительности труда

· Снижение непроизводительных потерь рабочего времени персонала

· Снижение затрат на сопровождение ИС

Получение прямого экономического эффекта за счет:

· Сокращения совокупной стоимости владения ИТ решениями в периметре ГК ГПН

Получение косвенного экономического эффекта за счет:

· Сокращения трудозатрат на подготовку к планеркам группы, отдела, подразделения

· Сокращения времени на поиск документации

· Привязки объектов к конкретной задаче и полнотекстового поиска (документы, заинтересованные стороны, ответственные)

Нематериальные эффекты:

· Предотвращение утечки информации за счет сокращения работы в запрещенных внешних приложениях

· Повышение эффективности работы распределённых команд за счет наглядных инструментов приоритизации задач, контроля загрузки и повышения прозрачности отслеживания сроков выполнения задач


География проекта

Все регионы присутствия ГК «Газпром нефть»: основная компания и 26 дочерних обществ

Коментарии: 2
  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 2235
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    22.12.2021 19:00

    Добрый день, а в дальнейшем планируется создание корпоративного мессенджера - как наиболее явного пути утечек информации из защищаемого контура?

  • Дмитрий Турчановский
    Рейтинг: 1030
    Зарубежнефть
    Заместитель начальника Управления информационных технологий
    08.01.2022 17:26

    Антон, приветствую. Очень интересная и актуальная для текущего времени система, реализована интеграция с смежными системами для максимального сбора метрик. Уточните, система распространяется только на корпоративной технике, используемой в офисе и на удаленке или на удаленных личных местах тоже? планируете ли тиражировать на остальные предприятия группы, по какому принципу выбрали текущий периметр? Сделаны ли дашборды для руководства с ключевыми показателями? В описании нет описания об измеримых показателях эффективности системы, можно привести для понимания эффектов.

Год
Предметная область
Отрасль
Управление