Информационная система управления корпоративными процедурами

Заказчик
АО «Вертолеты России»
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
WiseAdvice
Год завершения проекта
2020
Сроки выполнения проекта
Май, 2019 - Май, 2020
Масштаб проекта
400 автоматизированных рабочих мест
Цели
Цели проекта:
  • Оптимизировать сроки формирования и согласования договоров.
  • Создать систему формирования корпоративных вопросов и заседаний, а также доверенностей.
  • Стандартизировать основные бизнес-процессы корпоративного управления, а также оптимизировать процесс формирования пакета документов для проведения корпоративного заседания.
Задачи проекта:
  • Оптимизировать время подготовки и увеличить качество проектов договоров и документов корпоративного заседания.
  • Создать единую информационную среду и оптимизировать методологию корпоративного управления.
  • Повысить уровень контрольной среды в области корпоративного управления и договорной работы.
  • Оптимизировать трудозатраты юридического блока в рамках корпоративного управления и договорной работы.
  • Настроить интеграционные потоки и разграничение прав доступа для сохранения существующих методов работы.

Уникальность проекта

1) При реализации проекта использовались основные принципы и идеи Agile, а также дополнительное ПО для управления проектом и организации HelpDesk — Битрикс, что позволило сделать проект полностью «прозрачным» для Заказчика.

2) Одной из приоритетных целей являлось сокращение сроков формирования и согласования проектов договоров. Для решения данной задачи был доработан конструктор договоров, который позволил формировать договоры из текстовых блоков, полностью соответствующих законодательству РФ и внутренним положениям Холдинга. Сейчас согласующие лица могут не проверять весь договор, а изучать только части, которые внесены вручную. Данные части проекта договора автоматически выделяются цветом, что позволяет согласующему лицу явно видеть текстовые блоки, указанные инициатором.

3) Разработан уникальный механизм автоматического формирования текста корпоративного вопроса на основе параметров, указанных пользователем.
Использованное ПО
В Холдинге «Вертолеты России» построили систему управления корпоративными процедурами и конструктор договоров на базе собственного программного продукта компании WiseAdvice «Юрайт: Управление юридическим подразделением». Система распространена по всем предприятиям Холдинга, расположенных по всей России. При реализации проекта использовалось дополнительное ПО для управления проектом и организации HelpDesk — Битрикс.
Сложность реализации
До начала проекта процесс корпоративного управления был не стандартизирован, и работа велась в разных приложениях, таких как outlook, word и excel. Процесс формирования вопросов корпоративного заседания был полностью не автоматизирован, и вся работа «ложилась на плечи» юридического подразделения. Процесс подготовки и согласования договоров занимал от месяца до полугода, что приводило к огромным издержкам. Доверенности Холдинга готовились разными предприятиями и не существовало единого реестра и стандарта формирования доверенностей. Вся работа по учету и ведению корпоративных вопросов и заседаний, а также доверенностей велась в Excel вручную. В рамках реализации проекта необходимо было проанализировать большое количество исторических данных, которые были только на бумажных носителях, а также дополнительно изучить правовые нормы, приказы, положения и другие документы Холдинга относящихся к процессу корпоративного управления.
Описание проекта
«Вертолеты России» - один из мировых лидеров вертолетостроительной отрасли, единственный разработчик и производитель вертолетов в России, а также одна из немногих компаний в мире, обладающих возможностями проектирования, производства, испытаний и технического обслуживания современных гражданских и военных вертолетов. Холдинг «Вертолеты России» входит в Госкорпорацию "Ростех". География «Вертолетов России» охватывает всю страну. В состав холдинга входят конструкторские бюро, вертолетные заводы, предприятия по производству, обслуживанию и ремонту комплектующих изделий, авиаремонтные заводы, а также сервисные компании, обеспечивающие послепродажное сопровождение техники в России и за ее пределами.
В рамках задачи автоматизации процесса корпоративного управления были разработаны и внедрены механизмы единого учета, контроля, ведения и автоматического формирования печатных форм пакета документов для корпоративных вопросов, корпоративных заседаний и доверенностей Холдинга, а также настроены интеграционные потоки с СЭД Заказчика Wss Docs для сохранения уже существующих моделей согласования и визирования корпоративных документов. В рамках задачи внедрения конструктора договоров был разработан механизм формирования проекта договора на основе опросного листа, заполняемого пользователем в режиме «анкеты». Приоритетным направлением было создать механизмы ведения и настройки шаблонов договоров в системе ответственными лицами Заказчика (сотрудниками правового управления, отвечающими за договорной блок) без привлечения к данным видам работ специалистов ИТ. В результате внедрения системы были оптимизированы сроки согласования договоров до 1 дня для каждого согласующего лица, формирование пакета документов для проведения корпоративного заседания занимает не более нескольких часов, а трудозатраты корпоративных юристов снизились на 10 %.

Архитектура решения

Информационная система управления корпоративными процедурами построена на базе «Юрайт: Управление делами юридических лиц».

Внедренные подсистемы продукта:

1. Конструктор договоров.

2. Доверенности организации.

3. Корпоративное управление.

4. Корпоративный секретарь.

5. Отчетность.

Система позволила автоматизировать следующие бизнес-процессы:

1. Подготовка и согласование проектов договоров.

2. Ведение доверенностей Холдинга.

3. Управление корпоративными процедурами Холдинга и ГО.

Компоненты системы

Наименование компонента Наименование ПО Примечание

1

Сервер приложений (кластер серверов приложение)

1С:Предприятие 8.3

ОС - Linux

2

СУБД

PostgreSQL 11

ОС - Linux

Одним из требований Заказчика было построение системы с использование свободно распространяемого ПО.

3

Интеграционные потоки

Wss Docs

Настроены интеграционные потоки с СЭД Заказчика

4

Клиентское приложение

1С:Предприятие 8.3

Вертолеты России архитектура.jpg

 Результаты проекта:
  1. Создана единая среда работы корпоративных юристов Холдинга.
  2. Все документы корпоративного заседания, доверенностей и корпоративных вопросов формируются автоматически и согласно нормативным документам Холдинга.
  3. Создан функционал формирования проектов и шаблонов договоров. Заказчик самостоятельно может управлять настройками конструктора договоров без привлечения ИТ специалистов.
  4. Настроены интеграционные потоки, таким образом сохранены механизмы проведения согласования и визирования документов в Холдинге.

Количественные результаты проекта:

  1. Оптимизированы сроки согласования договоров и корпоративных вопросов на 75%.
  2. Оптимизировано время подготовки договоров и документов корпоративного заседания на 30%.
  3. Сокращены трудозатраты корпоративных юристов на 10%.
  4. Увеличилось качество проектов договоров на 25%.



География проекта

Все предприятия Холдинга «Вертолеты России», расположенные по всей России.

Коментарии: 3
  • Денис Климов
    Рейтинг: 5
    ООО ОЦРВ
    Руководитель проектов
    30.11.2020 21:25

    Есть ряд вопросов по проекту:
    1) Где точка начала работы в процессе создания проекта договора? Пользователям пришлось изменить маршрут работы или все процессы создания и согласования проекта договора работают в СЭД благодаря интеграционным потокам?
    2) В конструкторе договоров пользователи могут редактировать текст проекта в момент заполнения ответов на вопросы или надо выгрузить документ, а далее открыть его в текстовом редакторе и вносить правки?
    3) В связи с пандемией, есть ли в системе возможности подписания документов ЭЦП?

  • Владислав Дзайнуков
    Рейтинг: 65
    Вертолеты России, АО
    Руководитель правового управления
    17.12.2020 09:51

    Денис, по Вашим вопросам:
    1) Точка начала работы при создании проекта договора находится в СЭД, в рамках привычного пользователям интерфейса. Изменять маршрут работы или процессы создания и согласования проекта договора не пришлось, ввиду интеграции системы с СЭД.
    2) Для удобства пользователей в конструкторе договоров текст проекта может быть изменён в любой момент при заполнении ответов, для чего в данном модуле предусмотрен специальный режим редактирования.
    3) Да, система позволяет подписывать ряд документов с использованием электронной подписи

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 1020
    МГУ имени М.В.Ломоносова, Центр цифровой экономики
    Заместитель руководителя службы управления проектами
    04.01.2021 22:20

    В рамках проекта перечислены только достаточно стандартные функции системы документооборота. Хорошо, что получилось реализовать некоторые принципы современного управления, в том числе методологию Agile. Однако, стоило больше внимания уделить тому, как именно были реализованы эти принципы.

Год
Предметная область
Отрасль
Управление