Автоматизация процессов бюджетирования и закупочной деятельности в управляющей компании аэропортами Краснодарского Края

Заказчик
"Базэл Аэро"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
"ГЭНДАЛЬФ"
Год завершения проекта
2018
Сроки выполнения проекта
Апрель, 2016 — Декабрь, 2017
Масштаб проекта
5344 человеко-часов
350 автоматизированных рабочих мест
Цели
Стратегическая цель: Автоматизация бизнес-процесса бюджетирования аэропортов сроком не позднее 31.12.2017 и бюджетом – не более 3 500 000 руб.

Оперативные цели:

Основной целью проекта является создание единой информационной системы, которая будет обладать следующими возможностями:

- унифицированный механизм планирования потребностей и их расценки;
- наличие оперативных отчетов о выполнении бюджета и плана закупок;
- автоматизированный и эффективный бюджетный контроль;
- прозрачность закупочных процедур для инициаторов;
- высокий уровень надежности хранения информации;
- автоматизированная система выполнения бюджета с согласованием в 1С:Документообороте;
- унифицированная система корректировок бюджета и согласования закупок с возможностью интеграции с 1С:Документооборотом;
- надежная и нетрудозатратная интеграция с учетными системами компании для организации анализа план-факт-прогноз;
- внесение в систему бюджетов ДпП, НАД, АД и как результат снижение вероятности совершения ошибок при подготовке бюджета.

Уникальность проекта

Разработано специализированное решение для бизнес-процессов бюджетирования с учетом специфики финансового планирования.

А также созданы:

- новые основные документы «Плановая заявка», Заявка на закупку», «Корректировка бюджета», «Корректировка заказа поставщику» и доработаны типовые документы «Заказ поставщику», «Экземпляры бюджета»;
- база отчетов для анализа плановых и фактических данных бюджетирования, а также исполнения бюджета;
- единая точка создания номенклатуры;
- на 2018 год запланировано внедрение отчета «Заявка на расходование денежных средств», а также создание рабочего места по закрытию периода бюджетирования (обработка закрытия месяца), с помощью которого будет осуществляться контроль бюджета по разным уровням: прогнозный бюджет, заказы поставщику и ЗРДС.
Использованное ПО
"1С:ERP Управление предприятием"
"1С:Документооборот"
Описание проекта
СИТУАЦИЯ ДО ВНЕДРЕНИЯ  Компания клиента управляет аэропортами Краснодарского края — Сочи, Краснодар и Анапа, обслуживающими около 9% общего пассажиропотока России. При этом компания ежегодно увеличивает пассажиропоток (более 10,8 млн человек в 2017 году) и оттачивает внутренние бизнес-процессы. При формировании бюджета Microsoft Excel не обеспечивал высокого уровня оперативности, был подвержен рискам возникновения ошибок и утери информации, не обладал надежным функционалом для контроля выполнения бюджета. Контроль бюджета по каждой заявке проходил через согласование финансово-экономического отдела (ФЭО), сотрудник которого сверял закупку с данными, хранящимися в Excel. При проведении закупочных процедур также отсутствовали оперативность и достоверность. Инициаторы закупок и дирекция не обладали возможностью оперативно отслеживать статус по исполнению плана закупок и согласованию отдельных закупочных процедур. Процесс инициации закупки проходил в электронной почте с высокими рисками потери информации. Отсутствовали связи между документами закупки (техническое задание, проект договора и т.д.) и процессом закупочной процедуры. Процесс согласования закупок был неэффективен и содержал дублирующие операции. Заведение новой номенклатуры и присвоение ей статьи бюджета происходили вручную. Заявки на заведение новой номенклатуры инициаторы присылали в формате Excel, а соответствие номенклатуры статье бюджета проставлялось по мере необходимости отдельным запросом в ФЭО. Кроме того, Microsoft Excel нельзя было интегрировать с другими учетными системами компании для анализа «план-факт-прогноз» или же применить для объединения бюджета и механизма закупок. Не было возможности оперативного контроля выполнения KPI руководителей центров финансовой ответственности (ЦФО). РЕШЕНИЕ ПОСТАВЛЕННЫХ ЗАДАЧ Было принято решение использовать программный продукт «1С:ERP Управление предприятием 2». В связи со спецификой бизнес-процессов финансового планирования решено адаптировать блок «Бюджетирование» и «Закупки». Были разработаны новые документы и доработаны типовые. Для эффективной работы была настроена интеграция со следующими программами: «1С:Документооборот» - для согласования ключевых документов при исполнении бюджета. «1С:Управление производственным предприятием» – для загрузки фактических данных (складских остатков) и контроля при исполнении бюджета (синхронизация заказов поставщику). РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА Ввод данных бюджета перенесен из Microsoft Excel в 1С:ERP. Теперь информация вводится в программу специально разработанными документами, доступ к вводу данных разграничен по ролям. Через статусы документов реализованы механизмы согласования бюджета. В системе разработан «Бизнес-процесс закупки», по которому создается и направляется заявка. Участники «Бизнес-процесса» получают задачи на свой рабочий стол. В «Бизнес-процессе» виден этап, на котором находится закупочная процедура и ответственный сотрудник. Процесс связан с документами закупочной процедуры, а также интегрируется с «1С:Документооборотом» для согласования закупки. От дифференциации по способам закупки зависит маршрут закупочной процедуры. Автоматизирован процесс подачи заявки на ввод новой номенклатуры и присвоения ей соответствия статье бюджета. Инициатор формирует заявку, которая по «Бизнес-процессу» передается ответственному за ввод новой номенклатуры, а затем в ФЭО для присвоения соответствия статье бюджета. На всех этапах процесса предусмотрен автоматизированный бюджетный контроль. Заявка не может быть создана без наличия свободного бюджета. Сумма по заказам поставщика не может превышать бюджет договора. Основными инструментами для контроля выполнения бюджета и плана закупок стали специально разработанные отчеты. Отчет «План-прогноз-факт» составляется из введенных пользователями данных и данных факта, поступающих из учетных программ. Отчет формируется в необходимом разрезе аналитик - аэропорт, центр финансовой ответственности, статья, номенклатура. Отчет, отражающий статус исполнения бюджета закупок ЦФО в режиме «онлайн», составляется в разрезе центров финансовой ответственности, статей, номенклатур и т.д. По каждой позиции можно понять, на какой стадии исполнения находится бюджет (план, прогноз, неиспользованный бюджет, договор на стадии заключения, договор заключен по бюджету, бюджет выбран заказами). Отчет позволяет получить расшифровку каждой суммы и увидеть, какими документами она сформирована. Отчет, отражающий статус исполнения бюджета договора в режиме «онлайн», составляется в разрезе ЦФО и статей бюджета. По каждому договору можно понять, какая сумма выбрана и сколько составляет свободный бюджет на договоре, т.е. сравнить заявку и заказ. Внедренная информационная система успешно интегрирована с имеющимися в компании программами «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП), «1С:Документооборот» (1С:ДО) и СМАРТ (информационная система управленческого учета). Синхронизированы справочники – элементы справочников НСИ вводятся в одну из систем и автоматически дублируются в остальные. Синхронизированы документы – документы, введенные в одной из систем, автоматически передаются в остальные. Синхронизированы данные – необходимые для отчетов данные передаются между системами. Также между системами происходят сквозные процессы. Процесс проведения закупочной процедуры стартует в 1С:ERP, где создается карточка договора. Далее договор согласуется в 1С:ДО, передается в 1С:УПП и приходит обратно в 1С:ERP в статусе «Действует». Если раньше закупочная деятельность Управляющей компании контролировалась постфактум, то сейчас подход стал структурированным. Выросла скорость подготовки управленческой и финансовой отчетности, ее анализа. Руководство аэропортов получило удобные инструменты для контроля выполнения бюджета, оценки своей деятельности и оперативного принятия решений. Это открывает новые перспективы для работы с прежде внедренной в организации KPI-системой оценки труда персонала, а также ведет к снижению затрат предприятия.
География проекта
Управляющая компания аэропортами Краснодарского края в Сочи, Краснодаре и Анапе.
Коментарии: 18

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Эдуард Иванов
    Рейтинг: 13
    74.ru
    Руководитель ИТ
    17.11.2018 01:46

    Простите за нескромный вопрос.
    Ограничение в 3,5 млн. это на отдел, подразделение, проект?
    Я в том смысле, что на эти деньги ничего серьезного не купишь, учитывая текущий курс.
    Не могу поверить, что такая солидная компания все это время вела свои бюджеты в экселе.
    Хотя и эксель способен творить чудеса. Знаю одного умельца, он чуть ли не 1С на VB в экселе сотворил.

    • Артем Базнамин Эдуард
      Рейтинг: 10
      "Базэл Аэро"
      Начальник управления финансовой отчетности
      10.01.2019 16:23

      Добрый день.

      1. 3,5млн это только бюджет на оплату подрядчику. Подрядчик занимался написанием ТЗ, настройкой и доработкой программы. Кроме этого в проекте участвовали наши службы. ИТ, ФЭО, коммерсанты.

      2. Работали в экселе. Я знаю более серьёзные компании у которых превентивного бюджетного контроля нет в принципе. План/факт сравнивают раз в квартал и задают вектор на управление затратами.

  • Ольга Кондратьева
    Рейтинг: 10
    ГЭНДАЛЬФ
    pr-менеджер
    21.11.2018 14:01

    Здравствуйте, Эдуард.

    Изначальная система бюджетирования уже была спроектирована нами на системе 1C:УПП, но она потребовала усовершенствования. И поэтому было принято решение о перенесении бюджетного процесса в 1C:ERP, так как в нем больше возможностей по данному направлению. А еще было запущено совместное планирование бюджетов P&L и CF, что позволило планировать и уплату НДС на конец квартала отчетного месяца.

  • Александр Артюхов
    Рейтинг: 95
    Организация "Агат", АО
    Руководитель проекта
    28.12.2018 17:46

    Добрый день!
    В описании проекта в направлениях работ значится "Создание платформы для бизнес-анализа и внедрение BI-инструментов". В описании говорится о создании базы отчётов. Которые, полагаю, создаются средствами 1С. О какой тогда платформе для бизнес-анализа и о внедрении каких BI-инструментов идёт речь?

    • Ольга Кондратьева Александр
      Рейтинг: 10
      ГЭНДАЛЬФ
      pr-менеджер
      29.12.2018 14:25

      Добрый! В нашем случае BI-инструментом можно назвать анализ выборки данных из таблиц, в которых хранятся плановые значения бюджетирования. Находящиеся массивы данных в системе анализируются обработкой и предлагаются к планируемым закупкам и фактическим закупкам. Также существует возможность получения данных из ПО "Кобра" в Excel с последующей обработкой и загрузкой этих данных для формирования бюджетов АД и НАД в 1С:ERP.

  • Роман Кузнецов
    Рейтинг: 450
    Счетная палата РФ
    Начальник отдела проектного управления и экосистемы ДЦТ
    10.01.2019 12:32

    Масштаб бюджетного процесса приличный. Значит и на версии 2.4 приходится дорабатывать функциональность документа «Экземпляры бюджетов» для удовлетворительной производительности. Или помогли технологические настройки платформы?

  • Александр Балабанов
    Рейтинг: 310
    Айсберри
    CDO
    08.01.2019 18:38

    Артем приветствую! Классический пример проекта по Автоматизации процессов Бюджетирования. Вопросы: 1. Почему длительность проекта более 1,5 лет? Нормальным сроком реализации для подобных проектов является срок = 6...9 мес при готовой методологии Бюджетирования. 2. И здесь же вопрос: Методология бюджетирования разрабатывалась/изменялась в рамках Проекта? 3. Какова глубина аналитики бюджетирования применялась - до самой мелкой организационной единицы или на более крупных уровнях иерархии остановились? В моей практике был проект по Бюджетированию, где Финансовый директор хотел контролировать (планировать и получать факт) сколько литров воды выпил CIO... - бывает такое...4. Кто участвовал в проекте со стороны Заказчика? 5. Какая методология управления проектом была применена? 6. Получилось ли реализовать проект за 3,5 млн руб? 7. 350 АРМ - это кто? Формирующие потребность?

    • Ольга Кондратьева Александр
      Рейтинг: 10
      ГЭНДАЛЬФ
      pr-менеджер
      09.01.2019 16:07

      Добрый день, Александр.

      1.Вы правы, проект должен был быть меньше по срокам. Но в процессе его реализации по разработанной методологии бюджетирования в части САРЕХ и ОРЕХ нам потребовалось внести изменения. В связи с этим срок увеличился. Также мы добавили возможность выделения экономии в разрезе ЦЗ, которую в дальнейшем можно использовать на другие нужды закупки на этапах «Прогноз» и «Факт».
      2.Ответили в первом пункте. Методология была, но она потребовала изменений, оптимизации.
      3.Аналитика применялась до номенклатуры в количестве и сумме, по бюджетам ОРЕХ, САРЕХ и ОРП.
      4.Вопрос немного не ясен. Что именно подразумевается под словами «кто участвовал»? Пожалуйста, уточните.
      5.Каскадная, но с минимальным формированием ТЗ, т.к. в процессе разработки системы было необходимо максимально оперативно вносить изменения, чтобы система могла продолжать «жить» дальше.
      6.Да, получилось, на текущий момент полноценно работаем с бюджетированием, казначейством и закупками в ERP-системе.
      7.350 АРМ - это инициаторы плана и прогноза закупки; лица, согласующие план и прогноз; ответственные за внесение договоров; согласующие договоры; ответственные за внесение заявок на расходование денежных средств, снабжение и согласование заказов на закупку, корректировки бюджета, согласование корректировок бюджета и т.д. Иначе говоря, у нас достаточно большой процесс составления, согласования и исполнения бюджета.

  • Роман Кузнецов
    Рейтинг: 450
    Счетная палата РФ
    Начальник отдела проектного управления и экосистемы ДЦТ
    08.01.2019 22:34

    Добрый день!
    Сложность внедрения систем бюджетирования существенно зависит от выбранного контура. Если внедрять только бюджетную модель план-прогноз-факт по ЦФО и статьям затрат, то, в зависимости от масштаба предприятия, и в 3 месяца можно уложиться. В проекте же грамотно объединены автоматизация закупочной деятельности и бюджетирование. Все ли затраты управляются в модуле «закупочная деятельность»? Формируется ли запланированный Заказ поставщику в номенклатурных позициях и отражаются ли изменения в бюджетировании?

    • Ольга Кондратьева Роман
      Рейтинг: 10
      ГЭНДАЛЬФ
      pr-менеджер
      09.01.2019 16:17

      Здравствуйте, Роман.

      Да, все затраты управляются в модуле. Более того, на этапе прогноза мы уже точно знаем и указываем, какие номенклатурные позиции пойдут в закупку и у какого контрагента они будут закупаться, исходя из наиболее приемлемых условий закупки. Изменения в бюджете у нас фиксируются только в случае, если по фактической закупке произошло снижение или увеличение стоимости закупаемой номенклатуры. Тогда мы корректируем бюджет за счет экономии (в случае увеличения цены) из ЦЗ или просто выделяем экономию по результатам исполнения заказа (в случае снижения цены закупки номенклатуры).

      • Роман Кузнецов Ольга
        Рейтинг: 450
        Счетная палата РФ
        Начальник отдела проектного управления и экосистемы ДЦТ
        09.01.2019 16:59

        Добрый день, Ольга!
        Спасибо за пояснения.
        Мы в 2016 году рассматривали автоматизацию бюджетирования на 1С:ERP, но отказались – система не справилась с нашими объемами по производительности. Бюджетирование в 1С:ERP очень гибкое, но в версии 2.2 быстродействие было неприемлемым. Комфортно ли пользователям работать с системой сейчас? Коков масштаб внедренного бюджетного процесса, сколько статей, ЦФО, МВЗ? И что такое бюджеты ДпП, НАД, АД?

        • Ольга Кондратьева Роман
          Рейтинг: 10
          ГЭНДАЛЬФ
          pr-менеджер
          10.01.2019 12:13

          Мы предпринимали серьезные действия по оптимизации работоспособности документа «Экземпляры бюджетов», так как в нашем случае его производительность тоже не удовлетворяла. Самые большие бюджеты по АД (авиационная деятельность) и НАД (неавиационная деятельность) строятся на этом документе. ДпП - у нас это бюджет Департамента по персоналу, который включает в себя закупку оборудования, повышение квалификации сотрудников, увеличение штата и т.д.
          Статей на текущий момент около 300, но их число продолжает расти из-за новых проектов по CAPEX, ЦФО примерно 20-25, ЦЗ - 50-60.

          • Роман Кузнецов Ольга
            Рейтинг: 450
            Счетная палата РФ
            Начальник отдела проектного управления и экосистемы ДЦТ
            10.01.2019 14:16

            Масштаб бюджетного процесса серьезный. Печально, что и в релизе 2.4 документ «Экземпляры бюджетов» не получил приемлемый уровень производительности. Гибкость автоматизации бюджетного процесса в 1С:ERP является серьезным преимуществом данного решения. Вам удалось найти и исправить узкие места производительности в работе документа «Экземпляры бюджетов» или кастомизировали алгоритмы под свои потребности, т.е. решили проблему за счет потери гибкости?

            • Ольга Кондратьева Роман
              Рейтинг: 10
              ГЭНДАЛЬФ
              pr-менеджер
              10.01.2019 15:12

              Гибкость не потеряли, а необходимой производительности добились за счет оптимизации кэширования данных в экземпляре бюджетов.

        • Артем Базнамин Роман
          Рейтинг: 10
          "Базэл Аэро"
          Начальник управления финансовой отчетности
          10.01.2019 16:44

          Роман, документ "Экземпляр бюджета" - ужасный документ.
          Мы используем его только для ввода бюджета доходов. Несмотря на предпринятые усилия о которых говорит Ольга, нас до сих пор не устраивает его быстродействие. Мы рассматриваем возможность создания самописных документов для ввода данных.

      • Артем Базнамин Ольга
        Рейтинг: 10
        "Базэл Аэро"
        Начальник управления финансовой отчетности
        10.01.2019 16:41

        Ольга, немного уточню с вашего позволения.
        В ходе бюджетной компании мы формируем/корректируем прогноз, который в момент согласования переносится в сценарий план где фиксируется и не меняется уже никогда.
        Прогноз же продолжает жить своей жизнью. Корректируется (в + или -, между статьями и т.д.), детализируется по номенклатурам, обрастает аналитиками "проект", "контрагент", "договор", "заказ поставщику" и т.д. Далее прогноз является основанием для платежей.
        При этом очень удобно то, что все данные перетекают по документам с минимальным ручным вводом, автоподборами из регистров и автоматическим контролем.

        • Роман Кузнецов Артем
          Рейтинг: 450
          Счетная палата РФ
          Начальник отдела проектного управления и экосистемы ДЦТ
          10.01.2019 17:22

          Добрый день, Артем!
          Спасибо за содержательный комментарий. В ходе нашего тестирования документы «Экземпляры бюджетов» формировались от 30 минут до часа. И этот факт был определяющим при нашем отказе автоматизировать бюджетирование на ERP, хотя возможности системы устраивали наших экономистов и финансистов.
          Но это было в 2016 году на версии 2.2.

Предметная область
Отрасль
Управление