Система для управления технической документацией на базе ECM-платформы ЭЛАР Контекст

Заказчик
Объединенная металлургическая компания (АО «ОМК»)
ИТ-поставщик
Корпорация ЭЛАР
Год завершения проекта
2018
Сроки выполнения проекта
Июнь, 2016 — Декабрь, 2017
Масштаб проекта
6479 человеко-часов
57 автоматизированных рабочих мест
Цели
Повышение эффективности производственных процессов и снижение расходов на хранение, обслуживание и организацию доступа к документам. Централизация хранения технической документации, создание единого окна доступа к информации – архивным документам, электронным документам, справочным данным из смежных ИТ-систем: SAP, СЭД. Автоматизация учета архивной службы предприятия в рамках централизованной ECM системы.

Уникальность проекта

Скорость доступа к документации увеличилась на 99% - с 8 рабочих часов до 5 минут. Достигнут самый главный эффект – повысилась доступность информации. Система позволила снизить риски хищения документов и на 30% сократить трудозатраты по хранению, учету, поиску и подбору документации. Наряду с этим, за счет высвобождения площадей, снижения расходов на аренду, покупку бумаги и картриджей, экономии на обслуживании техники, существенно сократились финансовые издержки на содержание бумажного архива
Проект реализован по методологии быстрого старта, разработанной корпорацией ЭЛАР. Гибкость сервис-ориентированной ECM-платформы Контекст позволила разбить внедрение на несколько этапов и в самые короткие сроки, уже после первого этапа, обеспечить заказчика работоспособной и наполненной системой.
Помимо SAP произведена интеграция с системой электронного документооборота WSS Docs в части миграции справочников и поиска хранящихся в электронном архиве документов из интерфейса СЭД. Система позволяет систематизировано хранить разнородные документы, представленные в нескольких версиях и объединенные сложными логическими связями. В системе реализованы функции версионности, быстрый поиск и удобный просмотр документов. Внедрена рубрикация для поиска документов по классификаторам оборудования и выпускаемой продукции, которые были перенесены из системы SAP TOPO и MDM. Автоматизирован процесс формирование описи и сдачи в архив комплектов документации: в бумажном и электронном виде.
Использованное ПО
ECM-платформа ЭЛАР Контекст
Описание проекта
АО «ОМК», как промышленный холдинг, хранит, накапливает и использует значительные массивы технической документации, к которой необходим быстрый доступ специалистам различных подразделений. Однако бумажные оригиналы хранились не централизованно, что осложняло оперативный подбор нужных документов для профильных сотрудников. Кроме того, в результате обследования, выявилось отсутствие систематизации и консолидированного учета архивных документов. Компания несла существенные затраты на содержание архивов подразделений, издержки производства ввиду отсутствия эффективного документационного обеспечения. Благодаря внедрению ECM-системы сотрудники компании получили оперативный доступ к проектно-сметным, конструкторским и эксплуатационным документам в любой момент времени. Система позволила организовать защищенное долговременное хранилище информации и процессы коллективной работы с документами, сформировать единый контур работы с профильными данными, в том числе из внешних информационных систем, автоматизировать регистрацию и учет технической документации. Сегодня в системе реализован иерархический рубрикатор (150 000 узлов) с привязкой к документам и внедрением ролевой модели для разграничения доступа до уровня документа, электронный архив, автоматизация архивной службы, интеграции с ERP (SAP TORO, MDM), СЭД (WSS Docs). Выбор в пользу ECM от ЭЛАР был сделан не случайно, АО «ОМК» имеет успешный опыт эксплуатации ECM-системы, также внедренной ЭЛАР, для автоматизации процессов бухгалтерского ОЦО, где хранится более 30 млн. документов и подключены более 7 тысяч пользователей в 5 регионах России.
География проекта
Первым этапом проекта в АО «ОМК» стало внедрение системы на Выксунском металлургическом заводе, ведется работа по тиражированию решения на другие производственные площадки холдинга.
Коментарии: 4

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Александр Артюхов
    Рейтинг: 95
    Организация "Агат", АО
    Руководитель проекта
    29.11.2018 16:15

    Проект интересен прежде всего своей ориентированностью на управление контентом.
    Некоторые фразы в описании вызывают вопросы. Например, "Система позволила снизить риски хищения документов..." Наверное, в случае бумажной документации прежде всего речь идёт о банальных утерях документов, реже - действительно о хищениях. Централизация и цифровизация контента как раз сильнее способствует хищениям, чем стандартная бесхозяйственность и безалаберность при организации бумажных хранилищ. И отсюда законный вопрос: если борьба с хищениями документов прозвучала в достижениях проекта, то как защищена система? Входили ли вопросы обеспечения безопасности информации в задачи проекта?

  • Александр Кузнецов
    Рейтинг: 10
    Корпорация ЭЛАР
    Руководитель ECM направления
    03.12.2018 14:28

    Да, в том числе одной из целью внедрения системы было обеспечение надежного и долговременного хранения контента. Система позволяет обеспечивать безопасность на техническом и организационном уровне.
    В системе реализована гибкая ролевая модель доступа с разграничением до уровня конкретных узлов рубрикатора, до уровня документов и действий в системе. В систему загружено порядка 150 000 узлов рубрикатора и для каждой группы пользователей определен свой уровень доступа.
    В системе реализован механизм версионности, любое изменение документов и данных отслеживается и создаётся новая версия документа. Всегда можно посмотреть историю изменений и обратиться к любой из промежуточных версий. Ведётся полный аудит действий пользователей в системе. Документ из системы без определенных прав удалить нельзя - при удалении он скрывается из поисковой выдачи и при необходимости его можно восстановить.
    Система построена на базе промышленной ECM, поэтому с технической точки зрения средствами платформы реализованы все необходимые механизмы обеспечения безопасности и бесперебойности работы.
    Весь контент хранится в собственном закодированном формате, доступном для открытия только из среды Системы. Причём хранится в виде контейнеров, включающих и файлы, и индексные данные. Контейнеры хранятся в отдельном хранилище, тем самым не загружая СУБД. При необходимости из них можно восстановить информацию при сбоях.
    Реализованы средства репликации, балансировки нагрузки с помощью Nginx.
    На организационном уровне в системе безопасность обеспечивается регламентацией и автоматизацией процессов сдачи документов в архив и контроля хранения бумажных документов (согласование и подтверждение сдачи комплектов документов заинтересованными исполнителями, формирование описей, топографическая карта).
    В принципе при необходимости есть возможность аттестации решения до любого класса защищённости. Сама платформа сертифицирована ФСТЭК, как СЗИ.

  • Роман Кузнецов
    Рейтинг: 420
    Счетная палата РФ
    Начальник отдела проектного управления и экосистемы ДЦТ
    18.12.2018 15:18

    Добрый день!
    Планируется внедрение централизованной системы управления техническим архивом, но сейчас архив внедрен на одном заводе. Не прогнозируете сложности при тиражировании? Рубрикатор был разработан с учетом контента других предприятий холдинга? Насколько гибко платформа позволяет вносить изменения в ролевую модель?

  • Александр Балабанов
    Рейтинг: 310
    Айсберри
    CDO
    23.12.2018 16:39

    Татьяна приветствую! Если я правильно понимаю, то вы переводили бумажную документацию в электронный вид. Вопросы: сколько документов было переведено - какой массив? какое оборудование для оцифровки документов использовали? кто выполнял техническую работу? Какие риски прогнозировались и какие сработали? Кто выполнял роль Архитектора решения?

Предметная область
Отрасль
Управление