Создание современной ИТ-инфраструктуры на базе "1С:Документооборот"

Заказчик
АО ОКБ «Кристалл»
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
"1С-Рарус", г. Казань
Год завершения проекта
2018
Сроки выполнения проекта
Ноябрь, 2017 — Октябрь, 2018
Масштаб проекта
4919 человеко-часов
100 автоматизированных рабочих мест
Цели
- Укрепление исполнительской дисциплины;
- Сокращение трудозатрат и ускорение согласования и поиска документов;
- Повышение качества планирования и контроля за движением финансовых потоков;
- Достижение прозрачности бизнес-процессов;
- Формирование аналитической отчетности в различных разрезах;
- Соблюдение единого регламента работ для всех предприятий холдинга;
- Сохранение конфиденциальности документов и предоставление возможности  оперативного удаленного доступа к информации из любой точки мира.
В дополнение к вышеперечисленным целям внедрения СЭД в рамках проекта должны быть решены две дополнительные важные задачи:
- Организация управления ремонтами авиационных агрегатов на базе СЭД «1С:Документооборот» и CRM (с последующим тиражированием на другое предприятие холдинга для управления ремонтами рулевых винтов вертолетов семейства Ми);
- Повышение качества планирования и контроля казначейских операций за счет создания  в СЭД «1С:Документооборот» подсистемы «Казначейство».

Уникальность проекта

На базе “1С:Документооборот” удалось создать нетиповой для этой системы казначейский и ремонтный функционал, который уже доказал свою эффективность. Повысилось качество планирования и контроля потока денежных средств, сократилось время на согласование и исполнение платежей. Партнеры предприятия ОКБ “Кристалл” получили эффективные инструменты для контроля исполнения заявок по ремонту переданных агрегатов. Созданный функционал будет тиражироваться на остальные предприятия холдинга.
Использованное ПО
"1С:Документооборот"
Описание проекта
Предприятие АО ОКБ «Кристалл» занимается разработкой, производством, реализацией, сопровождением эксплуатации, гарантийным и сервисным обслуживанием, модернизацией, ремонтом и утилизацией агрегатов авиационных топливных, гидравлических и электрических систем. Имеет опыт разработки и изготовления изделий для других отраслей промышленности. В связи с объединением ряда компаний близких ОКБ в единый управленческий контур возникла необходимость в унификации, регламентации и повышении прозрачности их бизнес-процессов с последующей автоматизацией. Для достижения поставленных целей потребовался инструмент, позволяющий осуществлять промежуточный и итоговый контроль состояния документов, управлять развитием бизнес-процессов и предоставлять руководству информацию для оперативного принятия управленческих решений. Также одной из важных задач являлась оптимизация процессов “Казначейства” и повышение прозрачности процессов ремонта агрегатов. Работу выстроили на базе системы «1С:Документооборот». Партнером по выполнению работ стал казанский офис "1С-Рарус. Ключевые результаты проекта: Автоматизация учета и хранения входящей корреспонденции, договорной документации, работы с организационно-распорядительными документами и первичной финансовой и бухгалтерской информацией. На 70% удалось отказаться от использования бумажного документооборота, что позволило снизить риски ошибок пользователей, повысить скорость работы и сформировать структурированный электронный архив с развитой системой поиска. Появилась возможность штрихкодирования и использования поточного сканирования документов. Переведено согласование более 25 видов документов в электронный вид. Разработаны регламенты и оптимизированы маршруты согласования, стандартизированы действия пользователей при работе с документами. Это существенно ускорило обработку документов и стартовое обучение вновь принятых сотрудников. В среднем сроки согласования документов сократились в 2,5 раза. Созданы инструменты контроля и анализа исполнения поручений для руководителей предприятия. Удалось отказаться от ведения бумажных журналов, в которых вручную фиксировались поставленные задачи. Разработан электронный реестр исходящих поручений, включающий в себя сроки исполнения, ответственных и статус работ по поручению. За счет этого появилась возможность формирования отчетов с информацией о загрузке сотрудников, соотношении исполненных и неисполненных поручений (в том числе выполненных с нарушением срока). Это позволило существенно повысить исполнительскую дисциплину в коллективе и вывести управление предприятием на новый уровень. Разработанная подсистема «Казначейство» на базе «1С:Документооборот» позволила снизить нагрузку на финансовый отдел, повысить качество контроля и планирования потоков денежных средств. Пользователи получили возможность работать в единой системе как при согласовании заявок на расходование денежных средств, так и при их оплате. Существенно повысилась оперативность согласования и исполнения платежей благодаря тому, что заявка содержит исчерпывающую информацию, в том числе имеет в связях документы-основания для подтверждения оплаты. Это качественно повышает платежную дисциплину на предприятии и позволяет экономить трудозатраты. Ежедневное формирование реестра платежей в СЭД, куда автоматически попадают все утвержденные, но не оплаченные заявки, создало условия для последующей интеграции с учетной системой. По итогам согласования реестра путем бесшовного обмена создаются и оплачиваются платежные поручения. Для осуществления расчетов в рамках государственного оборонного заказа система позволяет выгружать подтверждающие документы-основания в архив для предоставления в уполномоченный банк. Внедрение нетиповой подсистемы управления ремонтами позволило клиентам в личном кабинете CRM-системы оформлять заявки на текущий или капитальный ремонт авиационного агрегата, а также отслеживать и контролировать их исполнение. Информация с сайта передается в «1С:Документооборт», где автоматически создается задача куратору ремонтных процессов с вложенной в нее заявкой. При поступлении агрегата на склад сотрудник соответствующей службы заполняет карточку проекта ремонта и указывает ключевую информацию: имя и контакты руководителя проекта, заказчика, плановую дату начала и завершения, состояние, состав проектной команды, номер изделия т. д. Все дальнейшие этапы исполнения ремонтных работ также автоматизированы и прозрачны для клиентов.
География проекта
Автоматизация в г. Москва и МО.
Коментарии: 4

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Борис Фролов
    Рейтинг: 103
    Независимый эксперт
    28.11.2018 12:58

    Доброго времени суток.
    Достаточно нетиповой и редкий (встречаюсь первый раз) вариант развития Документооборота в виде включения в него блоков Казначейства и Ремонтного функционала. Есть несколько вопросов:

    1. Почему не стали использовать другие решения от 1С, как например, Управление Холдингом, куда уже входят Документооборот и Казначейство. При этом есть возможность в перспективе расширять функциональность системы за счет типовых модулей системы (управление закупками, бюджетирование и т.д.)
    2. По системе управления ремонтами, почему приняли решение реализовать данный модуль в документообороте, а не в основной системе ERP? Внешне, это больше относится к работе ERPсистемы, так как есть возможность автоматизировать карточку ремонта с фактическим перемещением агрегата по производству.
    Заранее спасибо за ответы.

  • Анатолий Насонов
    Рейтинг: 160
    AEMZ
    CIO
    29.11.2018 12:12

    Доброго, глаза режет название темы, явно ИТ инфраструктура не к месту.

  • Александр Артюхов
    Рейтинг: 94
    АО "Организация "Агат"
    Начальник Службы эксплуатации ИТ
    29.11.2018 16:48

    Судя по описанию, 1С:Документооборот не подменяет собой функционал казначейства или ТОРО. В данном случае, кроме решения задач собственно организации электронного документооборота и контроля поручений, использованы возможности процессного управления. Т.е. построен своего рода ВРМ-движок. Вполне разумное решение, не требующее особых усилий при наличии собственной 1С-практики или "Раруса".
    Но лозунг "Создание современной ИТ-инфраструктуры..." очень порадовал. 5 баллов за чувство юмора!

  • Александр Балабанов
    Рейтинг: 310
    Независимый эксперт в области ИТ-менеджмента и Цифровой трансформации
    CIO
    23.12.2018 16:46

    Виктор приветствую! Достигнуты ли и оцифрованы заявленные цели:
    - Укрепление исполнительской дисциплины;
    - Сокращение трудозатрат и ускорение согласования и поиска документов;
    - Повышение качества планирования и контроля за движением финансовых потоков;
    - Достижение прозрачности бизнес-процессов;
    - Формирование аналитической отчетности в различных разрезах?

    Какая аналитическая отчетность уже реализована и используется? Не столкнулись ли вы с противодействием при повышении прозрачности процессов? Если Да - то как решался вопрос? Каким образом измеряете исполнительскую дисциплину?

Предметная область
Отрасль
Управление