Распределённый корпоративный документооборот

Заказчик
Производственное управление "Связьинформсервис" республиканского унитарного предприятия "Производственное объединение "Белоруснефть"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ООО "Новаком системс", DIRECTUM
Год завершения проекта
2018
Сроки выполнения проекта
Январь, 2012 — Сентябрь, 2018
Масштаб проекта
4 000 человеко-часов
1630 автоматизированных рабочих мест
Цели
- внедрение автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД) в Головном предприятии - РУП «Производственное объединение «Белоруснефть»;
    - масштабирование решения на все территориально-распределённые структуры;
    организация взаимодействия АСЭД с ERP и кадровой системами предприятия (SAP) с целью обеспечения единой актуальной структуры и списочной численности сотрудников, согласования договоров и иных процессов;
    - внедрение электронно-цифровой подписи документов (ЭЦП);
    - интеграция АСЭД с системой межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО).

Основные бизнес-процессы, подлежащие автоматизации:

    - ведение организационно-распорядительного документооборота;
    - подготовка, согласование и регистрация договоров;
    - рассмотрение и подготовка ответов на обращения граждан;
    - планирование и проведение совещаний;
    - управление стандартами предприятия.

Уникальность проекта

Цифровая трансформация все глубже проникает во все сферы и является непременным условием эффективной жизнедеятельности предприятий.

Зачастую специфика работы и ключевые бизнес-процессы компаний одной отрасли являются идентичными и во многом схожими между собой. Наличие реализованного проекта, знание специфики отрасли и во многом уже выстроенных маршрутов позволяют внедрять проекты подобного масштаба с меньшими затратами и в более оперативные сроки.
Использованное ПО
DIRECTUM,
SAP,
распределённая сетевая инфраструктура по территории всей Республики Беларусь
Описание проекта
В качестве базового решения для организации системы электронного взаимодействия была выбрана ECM-система DIRECTUM версии 4.8. Можно выделить основные этапы реализации проекта: На предварительном этапе проекта была организована рабочая группа, в рамках которой происходило совместное изучение бизнес-процессов предприятия и разработка модулей. Внедрение системы началось с автоматизации документооборота в Центральном аппарате и в двух обособленных подразделениях. После положительной оценки результатов осуществлялось масштабирование системы на все территориально-распределённые структуры. В мае 2014 г. к DIRECTUM были подключены все предприятия ПО «Белоруснефть». В дальнейшем выполнялись работы по интеграции с системой SAP и СМДО, оказанию технической поддержки и развитию системы В рамках решения были внедрены следующие модули: «Канцелярия», «Обращения граждан», «Управление договорами», «Совещания и заседания», «Управление техническими нормативными правовыми актами». Стандартные модули «Канцелярия» и «Обращения граждан» реализованы в соответствии с пожеланиями делопроизводственных служб. В рамках организационно-распорядительного документооборота следует отдельно отметить специфику работы с обращениями граждан, так как правила работы с этими обращениями, в частности форма и сроки ответа, зафиксированы законодательно. А также учесть, что ранее на предприятии использовался только бумажный документооборот: регистрация документов, ведение номенклатуры дел и журналов регистрации, все эти и другие функции выполнялись делопроизводителями вручную. В результате внедрения в регистрационные формы модулей «Канцелярия» и «Обращения граждан» были внесены соответствующие изменения, разработаны специализированные отчеты, доработаны процессы исполнения, реализована удобная регистрация документов при обмене между территориально удаленными подразделениями. Первоначально в модуле «Управление договорами» была реализована регистрация и согласование договорных документов для одного обособленного подразделения. В последующем модуль был доработан исходя из потребностей предприятия. Специфика управления договорами заключалась в сложных маршрутах их согласования (самый простой маршрут включает последовательное получение 8 подписей), а также в необходимости двусторонней интеграции DIRECTUM c ERP-системой. В связи с чем был разработан новый типовой маршрут и настроена интеграция с SAP. DIRECTUM принимает реквизиты договора из SAP и автоматически создает запись справочника Договоры. Процедуры согласования, подписания и регистрации происходят полностью в DIRECTUM. После регистрации договор направляется обратно в SAP, где осуществляется контроль над исполнением этого договора, а также контроль оплаты. Взаимодействие между системами осуществляется при помощи веб-сервисов интеграции обеих систем. Данные передаются в xml-пакетах заданного формата. Для корректной работы настроена онлайн-синхронизация общих справочников: «Организации», «Валюты», «Страны», «Категории договоров» и др. Реализовано разграничение прав доступа к договорам. В модуле «Управление совещаниями и заседаниями» предусмотрены возможности множественного резервирования помещений, реализованы механизмы согласования повестки, протоколов совещаний, формирования заданий в итоговых документах и контроля исполнения принятых решений, а также учтены требования к организации и проведению совещаний в зависимости от их вида (аудио-, видеоконференции и т.п.). Специально разработанный для предприятия модуль «Управление техническими нормативными правовыми актами» (ТНПА) позволяет проводить рассмотрение, подготовку, согласование и регистрацию стандартов предприятия, а также контролировать сроки их разработки и согласования. Разработка и согласование ТНПА представляют собой трудоемкий процесс, в котором участвуют компания-инициатор, выдвигающая документ на согласование, сотрудники центрального аппарата, которые занимаются непосредственно согласованием, а также работники других предприятий, деятельность которых затрагивается тем или иным стандартом. Изначально ответственный специалист на основании утвержденного плана разработки нормативно-технической документации вносит информацию о стандартах предприятия, разработка которых запланирована на текущий год, в справочник «Технические нормативные правовые акты». За месяц до планового срока разработки ответственному разработчику поступает задание приступить к работе и назначить исполнителя, который готовит проект ТНПА и отправляет его на согласование. В рамках согласования проект документа рассматривают в обособленных подразделениях, в центральном аппарате, при необходимости направляют документ на дополнительное согласование, организовывают и проводят техническое совещание. После согласования и утверждения ТНПА ссылки на документы автоматически размещаются в соответствующей папке системы, пользователи получают права на просмотр документов Данный модуль позволяет реализовывать рассылку стандартов и приказов о введении их в действие, а также учитывать информацию о вносимых изменениях и формировать отчеты для анализа данных. Взаимодействие с кадровой системой предприятия В рамках внедрения решения была реализована загрузка оргструктуры из кадровой системы предприятия, что позволило ускорить процесс создания записей по новым сотрудникам и актуализации существующих записей. Теперь в случае любых кадровых изменений (приема, перевода, увольнения сотрудников и других) ответственный пользователь DIRECTUM получает задание на выполнение настроек в системе, в задание вложены необходимые компоненты для сокращения времени на настройку. Интеграция с СМДО В соответствии с требованиями законодательства организована интеграция с системой межведомственного электронного документооборота Республики Беларусь, а также реализована возможность подписания документов с помощью ЭЦП, в том числе в рамках типового маршрута согласования официальных документов. Это позволяет предприятию обмениваться электронными документами, подписанными ЭЦП, с другими государственными органами и иными организациями. Все документы, поступающие по СМДО, автоматически отправляются делопроизводителям для рассмотрения и регистрации (при необходимости можно принять документ и без регистрации). Отправить документ по СМДО можно из исходящей РКК, для этого документ должен быть подписан ЭЦП и вложен в РКК. По каждому документу возможно просмотреть информацию о состоянии получения/отправки при помощи специального отчета, доступного из РКК.
География проекта
Государственное производственное объединение «Белоруснефть» — одно из крупнейших предприятий нефтехимической отрасли в Республике Беларусь. Основные направления деятельности: геологоразведочные работы, добыча нефти и газа, газоперерабатывающее производство, нефтесервисные работы, научно-технические исследования, реализация продуктов переработки нефти и газа внутри страны и за ее пределами. Предприятие имеет вертикально-интегрированную и разветвленную структуру, включает 33 обособленных и дочерних подразделения в Беларуси, 4 организации в Западной Сибири. Общая численность сотрудников объединения более 25 000 человек.
Дополнительные презентации:
s1.png
s2.png
s4.png
s3.png
s5.png
Коментарии: 6

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Борис Фролов
    Рейтинг: 103
    Независимый эксперт
    28.11.2018 13:16

    Доброго времени суток.

    Проект очень трудоемкой – 35 тыс. человеко\часов – 16 человеко\лет. Можете уточнить, что в данном проекте было самым трудозатратным, или дать верхнеуровневые трудозатраты по блокам проекта.

    Заранее спасибо за ответ.

    • Дмитрий Шенец Борис
      Рейтинг: 10
      Производственное управление "Связьинформсервис" республиканского унитарного предприятия "Производственное объединение "Белоруснефть"
      Директор
      30.11.2018 10:47

      При заполнении анкеты вопрос подсчёта трудозатрат вызвал у нас определённые затруднения, т.к. отдельно трудозатраты на СЭД не подсчитывались.
      Следует понимать, что внедрение не было одномоментным, а длилось определённое время и включало в себя поэтапное внедрение модулей, разработку дополнительных маршрутов в соответствии с возрастающими требованиями бизнеса, интеграцию с SAP и СМДО.
      В этом процессе принимали участие ряд специалистов нашего предприятия и сотрудники компании Новаком (представители вендора) с частичной занятостью.
      Суммарную ежедневную нагрузку можно оценить как:
      ·1,5 человека сотрудников ПУ «Связьинформсервис» - подразделение РУП «Производственное объединение «Белоруснефть»
      ·1 человек сотрудник ОАО «Новаком Системс».

      В итоге трудозатраты мы рассчитали следующим образом:
      6,5 лет внедрения*2,5 человеко-дня полной занятости =16,25 человеко-лет.
      16,25 человеко-лет*250 часов а году= 4 000 человеко-часов. Как я сейчас вижу при заполнении анкеты в итоговой цифре была допущена техническая ошибка – лишний ноль.
      Следует понимать, что цифра отражает порядок затрат, но не является достоверно точной.

      Наиболее сложным было первичное внедрение, которое началось с модуля «Канцелярия», в настоящий момент DIRECTUM является внутренней АСЭД через которую перенаправляются все руководящие указания и которая связывает различные разрозненные удалённые обособленные и дочерние предприятия нашего холдинга в единую информационную систему.

      Верхнеуровневые затраты по блокам предполагаю распределяются следующим образом:
      ·Модуль Канцелярия – 25%
      ·Модуль Обращения граждан – 5%
      ·Модуль Совещания и заседания – 15%
      ·Модуль Договоры – 20%
      ·Модуль ТНПА (согласование стандартов предприятия) – 5%
      ·Интеграция с SAP – 10%
      ·Модуль СМДО (межведомственный обмен документами РБ) – 10%
      ·Разработка различных маршрутов согласования документов, кадровых кандидатур, проведения финансовых операций и т.п. – в сумме 10%

  • Александр Артюхов
    Рейтинг: 95
    Организация "Агат", АО
    Руководитель проекта
    29.11.2018 18:00

    Проект действительно масштабный, захватывает и общение с СМДО. Хотелось бы понять, сколько времени из 6 лет было потрачено вхолостую на согласования, утверждения и т.д.?
    Отнесение "цифровой трансформации" (интересно, что под этим понимается в данном случае?) к уникальности проекта, наверное, слишком амбициозно. Наверняка практически каждый первый представленный на конкурс проект может заявить о себе такое, но умалчивает из ложной скромности.
    Судя по всему, в масштабах страны планируется на базе данного проекта провести внедрение и в других отраслях. Если да, то в какие примерно сроки? И кто будет инициатором подобного "раскатывания"?

    • Дмитрий Шенец Александр
      Рейтинг: 10
      Производственное управление "Связьинформсервис" республиканского унитарного предприятия "Производственное объединение "Белоруснефть"
      Директор
      30.11.2018 10:49

      Наверное Вы правы. Подобные процессы цифровой трансформации происходят во многих отраслях и многих компаниях. Вы не найдёте у нас прорывных инновационных продуктов, но обнаружите отлаженную работающую информационную систему, обеспечивающую быстрый обмен информацией и согласованную работу целого холдинга. В нашем случае по итогам наблюдается большой положительный эффект от объединения в единую информационную сеть нескольких десятков разрозненных подразделений, разбросанных как по территории Республики Беларусь, так и за её пределами. Работы включали в себя как непосредственно внедрение СЭД, так и подготовку и наращивание сетевой структуры, серверных мощностей, хранилища данных, и системы виртуализации. СЭД является лишь частью этой системы.
      Как это не парадоксально, больше всего времени ушло на преодоление инертности мышления пользователей, переосмысливание роли СЭД и способов её использования. Если многие считали электронный документооборот лишней работой по переводу бумажных документов в электронный вид, то сейчас, он на столько глубоко интегрировался во все информационные процессы предприятия, помогает сократить время на обработку разного рода документов и обеспечивает обслуживание разнородных информационных процессов, что руководители дочерних предприятий буквально заваливают нас заявками на подключение всё новых и новых рабочих мест. За последние 2 года количество пользователей удвоилось и продолжает расти.
      Как это часто бывает на начальном этапе внедрения, наши представления о продукте и о том, что и как следует внедрять были далеки от идеала, но со временем мы получили необходимый опыт, разобрались, что нужно пользователям, научились пользоваться сильными сторонами продукта и нивелировать слабые. Если у Вас большое предприятие и вам обещают внедрить электронный документооборот за год, не верьте – первый год, это только начало пути, в конце которого вы можете получить как реально работающий продукт, так и номинально присутствующий электронный документооборот.

  • Александр Балабанов
    Рейтинг: 310
    Айсберри
    CDO
    23.12.2018 17:05

    Дмитрий приветствую! За время работы над проектом скорее всего сформировался Центр компетенций по данному Решению - кто в него входит? Как проводилось обучение пользователей, проводился ли Маркетинг предстоящих изменений в Компании? Имеется ли мобильное решение - планируется? Какие показатели эффективности измеряете?

Предметная область
Отрасль
Управление