Аутсорсинг управляемых услуг печати (MPS) в Головном офисе ГК «РИКВЭСТ»

Заказчик
ООО "Риквэст-Сервис"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Компания "МАРК"
Год завершения проекта
2018
Сроки выполнения проекта
Июль, 2018 — Сентябрь, 2018
Масштаб проекта
100 человеко-часов
150 автоматизированных рабочих мест
Цели
Основной целью проекта являлась оптимизация, как расходов на печать и обслуживание офисной оргтехники, так и оптимизация структуры рабочего времени сотрудников отдела системного администрирования. Кроме того, проект позволил снизить затраты CAPEX по статье «приобретение оргтехники» практически до нуля при отсутствии существенного роста затрат OPEX.

Уникальность проекта

Уникальность проекта заключается:
- во-первых, в том, что в проекте внедрения услуг MPS был максимально задействован существующий парк устройств печати и сканирования (модернизированная инфраструктура устройств печати в настоящее время состоит из 70% собственной и 30% арендованной техники;
- во-вторых, в проекте были максимально учтены сложившиеся бизнес-процессы, что минимально повлияло на привычные схемы работы пользователей.
Использованное ПО
В рамках проекта были применены многофункциональные устройства Kyocera (модельный ряд M2040, M3040, M3550).
В качестве ПО централизованного контроля над работой всех печатающих устройств и учета процессов и счетчиков печати была применена универсальная система идентификации пользователей, учета печати и контроля доступа к оборудованию MyQ.
Описание проекта
Основные этапы проекта: 1) Проведение аудита текущей инфраструктуры печати Головного офиса, который включал в себя: - анализ имеющейся офисной инфраструктуры; - диагностика имеющегося печатного оборудования; - выявление возможных поломок техники; - анализ объемов печати и других факторов, влияющих на цену печатного листа; - расчет стоимости печати на основе полученной информации; - предоставление рекомендаций по внедрению аутсорсинга печати. 2) Детальная проработка модельного ряда устройств печати и сканирования и их расположения в помещениях офиса исходя из сложившихся в Компании бизнес-процессов и имеющегося парка устройств; 3) Согласование проекта модернизации инфраструктуры устройств печати и расчетной стоимости отпечатка; 4) Заключение договоров 2-х видов: договор обслуживания собственных устройств и договор аренды и обслуживания арендованных устройств; 5) Перестановка и инсталляция собственных и арендованных устройств сканирования и печати в соответствии с согласованным планом; 6) Формирование реестра устройств и фиксация начальных счетчиков; 7) Инсталляция на виртуальном сервере Компании ПО MyQ, заполнение базы данных устройств и проведение групповых и пользовательских настроек. Успешность проекта подтвердилась следующими результатами: - запуск проекта не потребовал ни копейки инвестиционных вложений и при этом за 2 месяца эксплуатации услуг MPS расходы OPEX не вышли за пределы спланированных лимитов бюджета по данной статье затрат в условиях обслуживания оргтехники собственными силами; - автоматизированный мониторинг состояния устройств и процессов печати и сканирования, а также автоматизация процедуры пополнения запасов расходных материалов позволили высвободить трудовые и временные ресурсы сотрудников отдела системного администрирования на другие задачи и функции; - отпала необходимость взаимодействия с разными поставщиками базовых услуг печати (BPS), что значительно экономит административные временные ресурсы; И главный результат: значительно снижена доля затрат CAPEX по направлению IT, что позволит перенаправить высвободившиеся денежные средства на инновационные проекты и развитие информационной инфраструктуры Компании.
География проекта
Пока услуги MPS внедрены в Головном офисе и в двух филиалах Компании. Все эти подразделения располагаются в городе Москве.
Коментарии: 5

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Александр Артюхов
    Рейтинг: 94
    АО "Организация "Агат"
    Начальник Службы эксплуатации ИТ
    14.12.2018 14:17

    На результаты проекта наверняка повлияли 2 следующих фактора: 1. МФУ одного производителя; 2. расположение офисов заказчика в одном регионе. В противном случае ОРЕХ-ная составляющая могла бы быть существенно выше. Делалась ли примерная оценка расходов на аутсорсинг в рамках всей компании? Или здесь главным был уход от САРЕХ-затрат?

  • Сергей Афанасьев
    Рейтинг: 395
    ООО "Риквэст-Сервис"
    Начальник службы ИТ
    14.12.2018 14:43

    Александр Викторович, благодарю за вопрос.

    1. Большинство имевшихся у нас МФУ до начала проекта, действительно, были от одного производителя, но не вижу значимости влияния этого фактора на результат, поскольку поставщик услуги предложил 2 вида договоров: обслуживания имеющихся устройств и аренды новых устройств от поставщика, и сейчас у нас действуют оба вида договоров. А если бы у нас был "зоопарк" вендоров, то пошли бы по пути одного договора аренды без каких-либо начальных затрат и с той же OPEX составляющей.
    2. Примерную оценку расходов на аутсорсинг в рамках всей компании планируем сделать в ближайшее время с помощью ПО MyQ, включив в базу данных устройства всех филиалов, что позволит проанализировать статистику процессов печати.

    P.S. Уход от САРЕХ-затрат действительно был одним из приоритетов проекта.

  • Александр Балабанов
    Рейтинг: 310
    Независимый эксперт в области ИТ-менеджмента и Цифровой трансформации
    CIO
    21.12.2018 16:14

    Сергей! Могли бы рассказать по общий парк техники после реализации проекта? Какие вендоры еще участвовали в тендере? Применялись ли в проекте считыватели карт - с точки зрения безопасности? Реализовали функцию Follow Me?

  • Сергей Афанасьев
    Рейтинг: 395
    ООО "Риквэст-Сервис"
    Начальник службы ИТ
    21.12.2018 16:50

    Александр Валерьевич, благодарю за вопрос.
    В тендере участвовал только один вендор Kyocera, поскольку и до внедрения проекта у нас это был основной вендор и первый этап проекта предполагал упор на договор обслуживания имеющейся техники с постепенным переходом на аренду по мере исчерпания технологического ресурса.
    Что касается считывателей карт и функции Follow Me, то такая задача вообще не стояла ввиду специфики организованных в компании бизнес-процессов.

  • Вадим Оронов
    Рейтинг: 10
    Марк
    Генеральный директор
    26.12.2018 23:03

    Спасибо за представленный проект. Одним из основных его преимуществ вижу унификацию парка печатной техники, которая будет поддерживаться с нашей стороны до момента вывода линеек из эксплуатации. При существующих загрузках 5-7 лет. Так же мы смогли хорошо интегрироваться в существующую инфраструктуру. Остальной эффект от большого количества устройств находящихся под нашим управлением по всей стране.
    Еще раз спасибо за доверие, постараемся оправдать.

Предметная область
Отрасль
Управление