Cоздание автоматизированной системы «Оперативная Среда Взаимодействия и Обмена Данными» на базе «1С:Документооборот 8 КОРП»

Заказчик
Газпромнефть Марин Бункер
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ПитерСофт
Год завершения проекта
2018
Сроки выполнения проекта
Апрель, 2017 — Сентябрь, 2018
Масштаб проекта
6550 человеко-часов
300 автоматизированных рабочих мест
Цели
  • Автоматизация бизнес-процессов по закупочной деятельности Тендерного отдела.
  • Автоматизация бизнес-процессов по работе с внутренними документами Управления документационной и административной поддержки.
  • Создание единой системы контроля реализации проектов, позволяющей оперативно проследить за исполнением задач по контрольным точкам.

Уникальность проекта

На базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» удалось решить задачи:

  • внедрение подсистемы управления договорными и распорядительными документами;
  • внедрение подсистемы управления тендерной документацией: от формирования единого плана закупок до заключения договора;
  • внедрение подсистемы управления проектами по методологии управления по контрольным точкам.

В результате внедрения системы:

  • упростились процедуры планирования и оперативного контроля проектов;
  • повысилась исполнительская дисциплина;
  • повысилась прозрачность и контролируемость автоматизированных процессов.
Использованное ПО
1С:Документооборот 8 КОРП
Описание проекта

Внедрение автоматизированной системы «Оперативная Среда Взаимодействия и Обмена Данными» в ООО «Газпромнефть Марин Бункер» проводилось с целью оптимизации операционной деятельности сотрудников и повышения исполнительской дисциплины, создания единой системы контроля реализации проектов, а также для выполнения требований внутренних стандартов бизнес-единицы Бункеровка и стандарта ISO9001:2008.

В процессе реализации проекта были выполнены следующие работы:

  • автоматизированы процессы формирования и согласования плана закупок, а также процессы формирования и согласования его корректировок;
  • автоматизированы процессы организации и проведения закупочных процедур;
  • автоматизировано формирование закупочной документации по шаблонам;
  • реализована отчетность по результатам проведения закупочных процедур;
  • автоматизированы процессы подготовки, согласования, подписания и регистрации типовых и нетиповых договорных документов, а также распорядительных документов и сделок;
  • проведена загрузка договорных документов из автоматизированной системы хранения документов (АСХД) и распорядительных документов из файлов Excel;
  • настроены шаблоны и структура связей по 15-ти видам документов;
  • реализованы реестры и отчеты для анализа данных по документам и их состояний;
  • реализован механизм управления проектом по контрольным точкам;
  • реализована отчетность по выполнению внутренних задач и загрузке сотрудников;
  • реализована постановка задач по электронной почте;
  • доработаны и оптимизированы интерфейсы для удобства работы пользователей;
  • проведена настройка прав 21-ти бизнес-роли;
  • подготовлены подробные пользовательские инструкции;
  • проведено обучение пользователей работе в АС «ОСВОД». На обучении записано видео для ознакомления новых пользователей.
География проекта
В настоящий момент автоматизированы подразделения в Санкт-Петербурге, также в автоматизированных процессах задействованы пользователи в других офисах, расположенных в Калининграде, Архангельске, Мурманске, Ярославле, Азове. Работы по тиражированию на дочерние общества продолжаются.
Коментарии: 7

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Юрий Шойдин
    Рейтинг: 310
    Правление СоДИТ
    Председатель комитета по ИБ
    14.11.2018 19:45

    Данный проект имеет целый ряд уникальных моментов с точки зрения реализации и внутренней архитектуры. Вообще, надо сказать, что одним из самых сложных моментов была адаптация интерфейсов и сложнейшая ролевая структура доступа к данным системы. Существенную сложность представляло и наличие трех функциональных заказчиков одновременно и стыковка их требований.

  • Александр Артюхов
    Рейтинг: 95
    АО "Организация "Агат"
    Руководитель проекта
    28.12.2018 18:05

    Существенное дополнение. В системе 21 роль всего или с учётом каждого функционального заказчика, т.е. 63 всего?

  • Александр Балабанов
    Рейтинг: 310
    Айсберри
    CDO
    08.01.2019 19:36

    Юрий приветствую! Вопрос: 1. Не совсем понял: "...внедрение подсистемы управления тендерной документацией: от формирования единого плана закупок до заключения договора..." - Единый план закупок формируется в в СЭД? Я предполагал, что это фукнкционал ERP-решения, или отдельной системы Планирования. Поясните пож-ста... 2. Сколько уже документов автоматизировано в ИТ-решении? 3. Архитектура имеет централизованную структуру или децентрализованную - т.е. филиал в Ярославле подключается к Центру, или имеет собственный instance?

  • Юрий Шойдин
    Рейтинг: 310
    Правление СоДИТ
    Председатель комитета по ИБ
    08.01.2019 21:42

    Приветствую!

    1. Думаю, что вы не очень корректно трактуете принадлежность функционала к тому или иному продукту. Вообще вопрос о создании одного большого продукта или многих модулей остается открытым - все зависит от ситуации. Важно, что есть моноплатформенность. Управление документами - функция СЭД, но сейчас по факту таких систем уже не осталось - есть ECM. Какая разница какими документами вы управляете, тендерными или проектными или договорными? Процессы есть - да, документы есть - да. Не понял ваше удивление )). Попробуйте разложить по процессу составление любого мастер плана будь то, план закупок или инцест.план Capex или операционный план по Opex. Это все равно запрос по подразделением планов, составление планов по инициаторам, утверждение у руководителя и так далее до сведения в общий мастер план. Это все процессы управления документами, только документ у вас - план.
    2. Вот не понял вопроса. Сейчас на этом решении есть документы канцелярии, договорные документы, проектные документы, планы и документы тендерного отдела (например заявка на тендер или ТЗ на тендер), в реализации документы и планы по Capex и Opex
    3. В данном случае это централизованная система, филиалов у нас нет, но в бизнес единицу входят 5 территориально разделенных компаний. Отдельно выделено АСХД где хранятся все PDF копии документов, требующих подпись и печать.

  • Роман Кузнецов
    Рейтинг: 380
    Холдинг PVG
    CIO
    08.01.2019 23:00

    Добрый день, Юрий!
    Вопрос выбора базового решения для внедрения того или иного функционала всегда спорный и неоднозначный, зависит от многих факторов, которые еще и постоянно изменяются. Но обычно принято единый план закупок формировать в ERP, документооборот часто используется для автоматизации процесса согласования документа «План закупок», но сам план с номенклатурными позициями, перечнем требуемых к закупке услуг целесообразно формировать в системе, в которой автоматизируется управление закупками. Хотя, повторюсь, идеальные ИТ-архитектуры только на бумаге. На практике имеем взаимосвязь внедренных в разное время систем. Задача нарисовать эту идеальную ИТ-архитектуру и честно бежать к ней.

  • Юрий Шойдин
    Рейтинг: 310
    Правление СоДИТ
    Председатель комитета по ИБ
    09.01.2019 00:08

    Приветствую! Вот так и хочется спросить - кем принято )))) Вопрос в том, какую часть процесса вы автоматизируете, не так ли? Если учесть, что проблемы с НСИ нет, а необходимо хранить большой объем сканов
    конкурсной документации, правда картина поменяется ))) Конечно все зависит от конкретных условий и пойти на такой шаг было не просто, мы даже сделали отдельный предпроект по выбору архитектурно-технического решения для нашего ландшафта и только на основании заключения наших архитекторов приняли решение о реализации в таком виде. А рисовать идеальную архитектуру можно, но на моей практике это не очень работает ))) может практика хромает.

  • Игорь Столяренко
    Рейтинг: 10
    АО "Россельхозбанк"
    Информационная безопасность
    16.09.2015 10:24

    Коллеги, приветствую Вас!

    В наше кризисное время очень важным является вопрос повышения эффективности управления ИТ. Но если взглянуть шире, то мы увидим, что вопросы эффективности важны не только в управлении ИТ.
    26-27 октября в Москве будет проходить бизнес-форум по повышению эффективности управления. Организатором является университет "Синергия" http://sbs.edu.ru/

    Я уверен, что каждый ИТ-директор заинтересован в повышении эффективности управления своего ИТ-отдела, департамента, блока, компании!

Предметная область
Отрасль
Управление