«Автоматизация процесса обработки внутренней документации и мобильная печать на промышленном предприятии полного цикла»

Заказчик
Акционерное общество "РЭП Холдинг"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Konica Minolta
Год завершения проекта
2018
Сроки выполнения проекта
Май, 2018 — Октябрь, 2018
Масштаб проекта
500 человеко-часов
1300 автоматизированных рабочих мест
Цели
•    Сокращение трудозатрат на обработку внутренней документации
•    Исключение ошибок при размещении документов в СЭД
•    Расширение функциональности сервиса печати с помощью мобильной печати
•    Увеличение доступности сервиса печати – отправка заданий на печать из любой локации
•    Печать с планшетов и смартфонов в корпоративной Wi-Fi сети

Уникальность проекта

Автоматизация процесса обработки внутренней документации и договорных документов Комплексное решение, сочетающее оборудование, софт и систему электронного документооборота
•    Сокращение времени на обработку приказов на командировки на 90%
•    100% исключение ошибок при размещении документа в СЭД
Мобильная печать
•    Отправка документов на печать с любого мобильного устройства сотрудника без использования компьютера на любое устройство в сети «РЭП Холдинг»
•    Печать со смартфонов и планшетов.
•    Гостевая печать с мобильных устройств
Использованное ПО
•    Программно-аппаратное решение: YSoft SafeQ 5
•    Программно-аппаратное решение: Document Navigator Server
Описание проекта
В 2017 г. компания Konica Minolta внедрила в «РЭП Холдинг» проект по оптимизации и аутсорсингу печати. В результате внедрения проекта удалось: • Сократить парк печатных устройств на 50%: с 342 устройств до 170; • Снизить объём печати на 20%; • Уменьшить количество обращений пользователей по вопросам сервиса печати на 30%; • Сократить трудозатраты на поддержку сервиса печати на 90%; • Сократилось среднее время на решение 1 обращения от бизнес-пользователя в 6 раз; Руководство «РЭП Холдинг» высоко оценило профессиональный подход специалистов Konica Minolta и, после оценки результатов проекта, было принято решение продолжить сотрудничество по вопросам автоматизации документооборота и расширению функциональности сервиса печати. Автоматизация процесса обработки внутренней документации В рамках подготовительного этапа специалисты Konica Minolta провели аудит текущих документоемких процессов ив качестве пилотного проекта был выбран процесс оформления приказов на командировки. До внедрения проекта по автоматизации документооборота, процесс обработки приказов на командировку проекта осуществлялся исключительно вручную. На обработку одного приказа уходило около 10 минут: • Создание документа в СЭД • Печать / подписание приказа (В соответствии с требованием законодательства РФ) • Сканирование в e-mail на МФУ (многофункциональное печатное устройство) • Сохранение из e-mail вручную • Переименование вручную • Загрузка в СЭД вручную Специалисты Konica Minolta установили программное решение Document Navigator Server, разработали коннектор к СЭД «РЭП Холдинг», а также сделали кастомизацию комплексного решения. Процесс оформления приказов на командировки стал занимать 1 минуту вместо 10. • Создание документа в СЭД и автоматическая маркировка штрих-кодом • Печать / подписание приказа (В соответствии с требованием законодательства РФ) • Сканирование в СЭД на МФУ • Распознавание штрих-кода программным решением Document Navigator Server и поиск карточки документа в СЭД • Автоматическое переименование документа • Автоматическая загрузка документа в СЭД Обработка приказов на командировки, как пилотный процесс, показал высокую эффективность решения. За 2,5 месяца с момента внедрения проекта было обработано 230 приказов, при этом средняя экономия времени на обработку 1 приказа составила 9 минут, а общая экономия составила 38 часов или 4,75 рабочего дня одного сотрудника. В «РЭП Холдинг» разработан поэтапный план масштабирования данного решения на другие документоемкие процессы. В настоящее время решение также используется для обработки комплектов договорных документов. В планах автоматизировать работу со следующими документами: - служебные записки - счета / счета фактуры - документы производственного цикла Мобильная печать В рамках проекта по расширению сервиса печати, Konica Minolta внедрила сервис мобильной печати с возможностью отправки задания на печать на любое устройство в корпоративной сети «РЭПХ Холдинг». Задания можно отправлены на печать в очередь пользователя следующими способами: • Загрузить на портал с любого устройства в сети организации. • Отправить по e-mail с вложением (DOCX, PDF, JPG и т.д.) на выделенный e-mail адрес. Если отправить письмо без вложения, то будет распечатано содержимое (тело) письма. Существует возможность добавить любой псевдоним к текущей учетной записи пользователя в решении SafeQ для отправки на печать документов с личных ящиков (@ya.ru, @gmail.com и т.д.). • Отправить на печать через драйвер safeQ с мобильного устройства на платформе iOS Печать через драйвер SafeQ с устройств на платформе Android будет реализована в ближайшее время. Таким образом сотрудник «РЭП Холдинг» может отправлять документы на печать на любое МФУ в корпоративной сети без компьютера, например, с приложения корпоративной почты на смартфоне. В рамках проекта также реализована возможность гостевой печати, когда гость может самостоятельно зарезервировать свой e-mail в системе и привязать карту для выпуска заданий на печать. Гостевая учетная запись может быть как временной, так и постоянной. После установки и настройки программных решений по обработке внутренней документации и мобильной печати, специалисты Konica Minolta провели обучение сотрудников ИТ-подразделения «РЭП Холдинг» по администрированию нового процесса обработки документации.
География проекта
Санкт-Петербург
Дополнительные презентации:
KM_REPH.pptx
Коментарии: 8

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Инна Сенчугова
    Рейтинг: 160
    РЭП Холдинг
    Директор ИТ
    19.11.2018 12:15

    Отличная реализация проекта! хорошее решение

  • Александр Артюхов
    Рейтинг: 94
    АО "Организация "Агат"
    Начальник Службы эксплуатации ИТ
    28.12.2018 18:53

    Интересный проект, дающий оценку экономии трудозатрат, а также дополнительные сервисы сотрудникам. Хотелось бы ещё увидеть оценку сроков окупаемости проекта. Делался ли такой анализ?

    • Кирилл Григоров Александр
      Рейтинг: 160
      ООО «ИТСК»
      Руководитель проектов
      09.01.2019 12:13

      Александр, окупаемость можно посчитать, основываясь на оптимизации рабочего времени. Отдельно такой анализ мы не делали.

  • Александр Балабанов
    Рейтинг: 310
    Независимый эксперт в области ИТ-менеджмента и Цифровой трансформации
    CIO
    08.01.2019 23:13

    Кирилл приветствую! Неплохой проект. Лично я реализовал пару таких глобальных проектов. Несколько вопросов: 1. Если это не коммерческая тайна - могли бы вы сказать стоимость 1-й монохромной копии формата А4, А3? Можно по WhatsApp .... 2. Предоставили ли вы пользователям сервис цветной печати? 3. Столкнулись ли вы с противодействием данному проекту - со стороны рядового менеджмента, определенных сотрудников? 4. Кто обслуживает оборудование в online - ваши специалисты, или на площадке работает инженер Партнера?

    • Кирилл Григоров Александр
      Рейтинг: 160
      ООО «ИТСК»
      Руководитель проектов
      09.01.2019 12:08

      Александр, добрый день!

      1. Стоимость отпечатка без проекта не имеет смысла поскольку зависит от ваших объемов печати, типа и количества устройств. У вас будут свои стоимости =)) Могу сказать только, что все размеры отпечатков приводятся к А4.
      2. Да, конечно, цветные МФУ у нас тоже используются.
      3. Да, это отдельная тема для разговора =))
      4. Аппараты полностью обслуживаются вендором (кроме локальных заявок пользователей не связанных с железом, этим занимаются наши специалисты).

      • Александр Балабанов Кирилл
        Рейтинг: 310
        Независимый эксперт в области ИТ-менеджмента и Цифровой трансформации
        CIO
        10.01.2019 11:50

        Кирилл! Спасибо за ответ!

  • Роман Кузнецов
    Рейтинг: 316
    Независимый эксперт
    08.01.2019 23:17

    Добрый день, Кирилл!
    Проект отличный. Скоро большинство предприятий установят подобные системы. Смущает только тот факт, что в презентации упомянуто о награде GlobalCIO "Проект года 2017".

    • Кирилл Григоров Роман
      Рейтинг: 160
      ООО «ИТСК»
      Руководитель проектов
      09.01.2019 12:09

      Роман, добрый день.
      Проекты взаимосвязаны, а приложена полная презентация с выступления. =)

Предметная область
Отрасль
Управление