Финансовое планирование с использованием сценариев продаж крупнейшей сети аптек Урала.

Заказчик
АО “Областной аптечный склад”
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
1С-Рарус г. Челябинск
Сроки выполнения проекта
Апрель, 2018 - Январь, 2019
Масштаб проекта
9000 человеко-часов
300 автоматизированных рабочих мест
Цели
АО «Областной аптечный склад» – один из крупнейших поставщиков продукции медицинского назначения в Уральском регионе. Цель «ОАС» – повысить конкурентоспособность и эффективность работы компании. Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:
  • Создать единое информационное пространство на основе комплексной информационной системы (далее КИС)
  • С помощью КИС повысить эффективность финансового планирования.


Уникальность проекта

Автоматизировано планирование финансовой деятельности крупной аптечной сети из 300 торговых точек. Планирование производится с минимальным вовлечением ручного труда на основе статистических данных и с применением прогнозных сценариев развития продаж. Для этого в единую бюджетную модель объединили несколько различных баз данных, часть которых не входила в группу 1С. Обеспечено централизованное ведение НСИ по 15 аналитическим измерениям. Получена возможность оценивать факторы, влияющие на выполнение планов и достижения целей компании. Разработаны и реализованы уникальные инструменты управления. Например, индивидуальные механизмы распределения затрат с возможностью управления изменениями в процессе работы; универсальные механизмы отчетов, позволяющие сохранять неограниченное количество вариантов отчетных форм; механизмы управления активами; алгоритмы плановых и фактических калькуляций.
Сложность реалиазации
Внедрение осложнялось тем, что в качестве источников информации использовались различные базы данных, не все из которых хранились в 1С.
Нужно было предусмотреть интеграцию с множеством внешних источников – фармацевтических справочников.
Дополнительная сложность заключалась в большом объеме сводных таблиц, в которых проводится обработка до 2 млрд строк. Например, обработка продаж 300 аптек проводится по 500 потребительским группам в разрезе 50 экономических групп, по 100 территориям в разрезе 50 групп клиентов. При этом планирование и моделирование производится по всем измерениям без исключения. Нужно было обеспечить возможность моделирования на большом объеме данных и при этом не потерять гибкость системы.

Описание проекта
АО «Областной аптечный склад» – одно из крупнейших фармацевтических предприятий Южного Урала. Компания имеет широкую сеть розничных продаж и оптовый бизнес, работает с государственными учреждениями и логистикой.
Развитие устойчивых позиций на рынке требует новых инструментов для управления продажами, финансового планирования и управленческого анализа.
Ситуация до проекта.
Используемые ранее учетные системы осложняли развитие бизнеса. Во-первых, каждое подразделение вело учет в своей системе и они не были синхронизированы между собой, что влекло ряд сложностей:
Первичная информация и отчеты также формировались в разных системах, в том числе в ручном режиме в электронных таблицах без дальнейшего сопоставления.
Информация в бухгалтерском и оперативном учетах продаж различались.
Бюджетирование велось в произвольном формате, без привязки к системам учета и договорам.

Во-вторых, были не достаточно автоматизированы или вовсе не были автоматизированы важные бизнес-процессы:

Бухгалтерский учет, расчет операционной и чистой прибыли велись без аналитических раскрытий.
Вручную производились: план-фактный анализ подразделений, анализ прибыльности или убыточности аптек, анализ использования объектов недвижимости.
Отсутствовало вовсе: сценарный анализ данных, учет и распределение затрат по видам бизнеса, планирование и учет физических показателей расходов, факторный анализ.

Предприятию стала необходима единая информационная система, с помощью которой планировалось:
Повысить оперативность обмена информацией между подразделениями.
Обеспечить однозначность, прозрачность и целостность информации. Исключить влияние человеческого фактора на качество информационного взаимодействия.
Внедрить инструмент финансового планирования, в основе которого лежит делегирование финансового управления на Центры финансовой ответственности (ЦФО)
Обеспечить контроль расходов компании.
Обеспечить снижение уровня рисков.
Повысить гибкость и приспособляемость к изменениям.

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Управление холдингом».
На сегодняшний день решение интегрировано со всеми внешними информационными системами: «1С:УПП», «1С:Документооборот», «1С:ЗУП», «WMS», «BI», «Маг-Аптека». Это, позволило отказаться от дублированного ввода данных и повысило скорость и качество принятия управленческих решений.
Проведено слияние информации со справочниками централизованной НСИ по утвержденным правилам. Организовано централизованное формирование и хранение НСИ по 15 аналитическим измерениям.

Ключевые результаты проекта.
Создано единое информационное пространство на основе КИС, котором подсистемы обмениваются данными в постоянно.
Каждое подразделение получает информацию в удобном для него виде, с необходимым уровнем аналитики.
Настроено бесшовное взаимодействие системы бюджетирования с подсистемой договоров, с учетом сценарного и проектного управления.
Разработаны универсальные аналитические отчеты с пакетным формированием фильтров и позволяющие сохранять неограниченное количество вариантов отчетных форм (более 200 отчетных форм по продажам).
Пользователи могут возможностью расшифровывать отчеты до состояния первичных документов. Специализированные отчеты рассылаются автоматически всем заинтересованным сотрудникам.
Руководители получили инструменты мониторинга и KPI на основе аналитических панелей, графиков и диаграмм.
Выросла эффективность финансового управления.
Ответственность по управлению бюджетами передана из планово-экономического отдела в ЦФО. Каждый ЦФО имеет возможность планировать деятельность подразделений, в режиме реального времени анализировать исполнение бюджетов, проводить факторный анализ и получать максимально полезную информацию.
Обеспечена возможность сценарного планирования годового бюджета: оптимистичного (пессимистичного) плана, прогнозного сценария.
Автоматизирован план-фактный анализ.
Обеспечен расчет операционной и чистой прибыли, а также рентабельности каждого вида бизнеса.
Получен факторный анализ доходов и расходов, который позволяет управлять конкретными элементами бизнес-процессов для повышения эффективности бизнеса.
Большая часть статей расхода рассчитывается на основе правил определения затрат, алгоритмы по каждой статье определены бизнесом.
Обеспечено гибкое планирование и бюджетирование с использованием предустановленных автоматических правил заполнения бюджетных форм и бланков, а также статистических данных прошлых лет, договорных условий.
Внедрены инструменты и механизмы:
управления активами (собственными и арендованными)
планирования и контроля эффективного использования объектов недвижимости.
планирования, контроля и анализа инвестиционных проектов, направленных на развитие бизнеса;

Бюджетная кампания на 2019 год была спланирована и проведена уже с помощью «1С:Управление холдингом».


Коментарии: 3
  • Дарий Климой
    Рейтинг: 27
    ООО Центр ПМ
    Директор по развитию сети салонов «Eyes-N-Lips»
    22.12.2019 17:48

    Константин, спасибо за проект и информацию по нему.
    Скажите, как Вы реализовали отгрузку данных из информационных систем операционного уровня на уровень аналитики – BI? Если не секрет, какое BI решение использовали? Использовали ли в КИС какие-либо интеграционные шины данных?

    • Константин Синельник Дарий
      Рейтинг: 216
      АО “Областной аптечный склад”
      Зам. директора ДИТ
      10.01.2020 09:27

      Дарий, добрый день!

      Операционный уровень у нас реализован на приложении самостоятельной разработки. База этого приложения работает на SQL. Данные в BI загружаются каждую ночь через непосредственный импорт данных из таблиц SQL операционного приложения в BI. В 1С УХ данные из BI загружаются через Excel в автоматическом режиме (по расписанию или вручную). Так оказалось проще структурировать и фильтровать большой объем данных в BI. Дополнительных шин данных не использовали, преследовали принцип простоты реализации.

      Дарий, ответил на вопрос?

  • Дмитрий Власов
    Рейтинг: 12
    «ТПС Недвижимость» (Акционерное общество)
    Начальник управления
    30.03.2020 11:03

    Константин, день добрый! Прочитал информацию о проекте, особо заинтересовал реализованный у Вас функционал "планирование производится ... на основе статистических данных и с применением прогнозных сценариев развития продаж". У нас в АО "ТПС Недвижимость" сейчас обсуждают старт ИТ-проекта по переносу расчету модели доходов наших ТРЦ на длительном горизонте планирования (~10 лет), который сейчас выполняется на связке самописного решения + MS Excel, на промышленную платформу 1С. Ищем релевантный опыт по построению сложных детальных моделей прогнозирования на 1С в смежных областях, и наши партнеры из РАРУС порекомендовали связаться с Вами. Интересуют масштабы рассчитываемых моделей, спектр и сложность используемых алгоритмов планирования, глубина и детальность планирования, вопросы производительности ... Как лучше с Вами связаться, чтобы получить более детальную информацию об этом функциональном блоке и об опыте его разработки / эксплуатации?

Предметная область
Отрасль
Управление