Документооборот и Казначейство в 1С:Управление Холдингом

Заказчик
ООО "ГПМ КИТ"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ГК Комплексная автоматизация
Сроки выполнения проекта
Сентябрь, 2018 - Апрель, 2019
Масштаб проекта
10500 человеко-часов
415 автоматизированных рабочих мест
Цели

  • Создать единое и централизованное место обработки и хранения документации для сокращения трудозатрат и ускорение согласования и поиска документов;
  • Обеспечить реализацию казначейской функции в единой информационной системе;
  • Создать процесс взаимосвязанный с финансовым учетом для повышения качества планирования и контроля за движением финансовых потоков;
  • Создать унифицированный подход ведения учета с целью соблюдения единого регламента работ для всех предприятий холдинга;
  • Построить систему автоматизированных контрольных процедур с целью минимизации ошибок, возникающих в ходе работы пользователей в системе;
  • Создать базу знаний и инструкции по системе для максимальной адаптации и ротации персонала;
  • Обеспечить превентивный бюджетный контроль всех платежей.

Уникальность проекта

Бизнес-value - несмотря на то, что был использован базовый продукт от вендора - 1С:Управление холдингом, в результате внедрения был получен индивидуальный продукт, который с низкой стоимостью владения с одной стороны, с другой - полностью адаптированный под задачи Группы Компаний ГПМ КИТ. С помощью внедряемого решения было создано единое пространство для работы с документами компании и унифицированы подходы к ведению учета. Проектное задание содержало высокие требования к параметризации и гибкости системы.

Сроки внедрения - в течение короткого времени‚ с использованием самых передовых инструментов 1С и экспертной команды, была реализована уникальная система, отвечающая по функциональности всем современным требованиям и стандартам.

Методы управления проектом — управление проектом с применением гибких методик. Одновременно с этим - жесткая фиксация сроков и ответственность за заявленный результат. Проект завершился в срок. Ориентация при управлении проектов на создание бизнес-value.
Использованное ПО

ИТ-ландшафт представляет собой единое информационное пространство.

В качестве основы для внедрения был выбран продукт «1С:Управление холдингом» - система комплексного решения класса CPM (Corporate Performance Management)

  • Приложение «Telegram» - как альтернатива согласования;
  • Мобильное приложение «GPMKIT» для iOS и Android - как альтернатива согласованию, поиску и созданию документов в классической версии;
  • Платформа 1С 8.3;
  • IIS – веб – сервер;
  • Microsoft Server - операционная система;
  • Microsoft SQL Server – СУБД;
  • Trello – для управления разработкой;
  • Email — официальная коммуникация на проекте.


Сложность реализации

Коробочное решение не на 100% подходило под процессы компании, пришлось многое допиливать.

Сложность в реализации вызвала система управления правами, так как требовалось предусмотреть сложный персонализированный доступ на основании матричной ответственности.

Иттерационное тестировании функционала разработки заняло больше запланированного времени, ввиду высокой загруженности сотрудников от бизнеса операционной деятельностью.

Описание проекта

Сведения о компании:

В ГК ГПМ КИТ входят компании, занимающие лидирующие позиции на своих рынках:

  • ГПМ КИТ — управляющая компания бизнес-направление «Кино и тематическое ТВ, Производство прокат, дистрибуция.
  • Централ Партнершип - российская кинокомпания, основанная в 1995 году‚ крупнейший российский прокатчик и дистрибутор контента.
  • ТПО Ред Медиа - один из крупнейших российских холдингов по производству и дистрибуции тематических телеканалов для кабельного и спутникового вещания.
  • Киностудия КИТ - организация производства полнометражных, телевизионных и документальных фильмов.

Предпосылки проекта:

  • Множество информационных систем, полный автоматический обмен между которыми отсутствует
  • Использование систем, обновление и развитие которых прекращено Фирмой 1С
  • Используются различные продукты и отсутствует единая методика ведения учета

Повышать эффективность управление компанией без единой информационной системы уровня Холдинга — крайне затруднительно. Поэтому после обследования бизнес-процессов и потребностей активов специалисты компании остановились на системе «1С:Управление холдингом», которая максимально удовлетворяла потребностям компании в учете документооборота и казначейства, с учетом масштабирования проекта и объединения всех ключевых процессов в единую оболочку данных.

Автоматизировать именно Казначейство и Документооборот - представлялось наиболее логичным шагом на пути повышения эффективности управления Группой Компаний. Автоматизация должна принести ускорение работы, повышение контроля, снижение рисков нецелевого расходования, повышение качества управленческой информации. И дать возможность развивать ИТ-ландшафт в сторону бюджетирования, СЭД, МСФО.


В ходе реализации данных этапов было разработано ТЗ на информационную систему, создан и протестирован прототип ИТ-системы, реализованы интеграционные механизмы со смежными ИТ системами, проведено обучение пользователей, разработаны подробные инструкции, подготовлены и записаны видеоролики для новых пользователей системы.

В едином контуре системы отображаются все операции, связанные с казначейскими операциями.

Были учтены все требования по централизации платежей группы, повышению уровня прозрачности и управляемости, сокращению трудозатрат и времени.

Среди преимуществ Целевой модели можно выделить:

  • Централизованное управление денежными средствами;
  • Повышение уровня платежной дисциплины и дисциплины исполнения бюджета;
  • Повышение качества и точности краткосрочного прогнозирования денежных потоков;
  • Увеличение горизонта прогнозирования;
  • Снижение расходов на банковское обслуживание;
  • Снижение операционных рисков;
  • Управление внутригрупповой задолженностью;
  • Централизованное управление взаимодействием с банками;
  • Контроль Заявок на платеж на основании стандартизированных бизнес-процессов;
  • Централизованное управление валютными и процентными рисками;
  • Централизованное исполнение платежей, получение и обработка банковской выписки в казначейской системе;
  • Осуществление финансовых сделок компаний Группы в казначейской системе;
  • Участие в согласовании договоров по финансовой деятельности;
  • Формирование Заявок на платеж;
  • Организация перераспределения лимитов БДДС при их перерасходе;
  • Стандартизация процессов и технологий за счет единого ИТ-решения и регламентной документации;

Целевой моделью предусмотрено создание фабрики платежей как единого расчетного центра Группы Компаний и единого Казначейства как центра управления ликвидностью.

На момент окончания все цели проекта достигнуты. Развитие системы продолжается в соответствие с планами бизнеса.

География проекта
Москва
Дополнительные презентации:
Документооборот и Казначейство в 1С Управление холдингом.pdf
Коментарии: 2
  • Алексей Жаров
    Рейтинг: 12
    ОАО "Севернефтегазпром"
    Зам. начальника службы ИУС
    26.11.2019 15:45

    Добрый день!

    Не возникло ли у Вас проблем со политикой информационной безопасности при передаче информации в телеграмм-канал и вообще при работе с мобильной версией СЭД ?

    Заранее благодарю за ответ.

    • Александр Скуратов Алексей
      Рейтинг: 216
      ООО "ГПМ КИТ"
      ИТ Директор
      27.11.2019 18:52

      Добрый день, спасибо за вопрос!

      Сейчас внедрение цифровых технологий — стратегический приоритет для любого бизнеса, текущий рынок таков, что тот, кто не меняется, обречен быть всегда в конце.
      Для нашей компании мобильность при решении бизнес-задач очень значимый приоритет.
      Мы достаточно внимательно проработали вопрос мобильности с точки зрения безопасности, а именно:
      1. Используем только зашифрованные протоколы соединения для передачи данных;
      2. Используем и храним все настройки на нашем сервере, что позволяет отключать пользователей от сети при необходимости;
      3. Используем многоуровневое подключение и изоляционную передачу данных с разной аутентификации;
      4. Храним id всех отправленных сообщений, которые можно отследить и при необходимости потом удалить;
      5. Все телефоны, подключенные к данным возможностям, обладают определенным уровень защиты, который регулируются политикой информационной безопасности (шифрование, пароли и др.);
      6. Мы систематически проводим работу по повышению цифровой грамотности по обеспечению информационной безопасности для наших сотрудников.

Предметная область
Отрасль
Управление