Двуязычная система электронного документооборота для московского и лондонского офисов британской компании Sova Capital Limited

Заказчик
Sova Capital Limited
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ГК «КОРУС Консалтинг»
Сроки выполнения проекта
Июль, 2018 - Март, 2019
Масштаб проекта
2800 человеко-часов
80 автоматизированных рабочих мест
Цели

  • Цифровая трансформация бизнес-процессов, связанных с документооборотом для значительного снижения доли ручного труда в этой области.

  • Повышение эффективности администрирования документооборота, снижение количества ошибок и потерь.

  • Автоматизация процессов регистрации и движения документов.

  • Структурирование информационного пространства: обеспечение централизованного доступа и надежного хранения документов, обеспечение оперативного доступа к ним.

  • Единое хранилище справочных данных, необходимых для ежедневной деятельности работников компании.

  • Сокращение временных затрат на поиск, согласование и утверждение документов с помощью создания маршрутов согласования, регламентации сроков, повышения прозрачности процесса согласования.

  • Контроль доступа работников компании к критически важной информации.

  • Адаптация и доработка продукта КOРУС FIVE | Документооборот под бизнес-процессы, существующие в иностранной инвестиционной компании.

Уникальность проекта

Это один из первых международных проектов внедрения решения КОРУС FIVE| Документооборот на платформе MS SharePoint. Британская компания Sova Capital Limited имеет офисы в двух странах: Великобритании и России, и соответственно, подчиняется требованиям как британского, так и российского законодательства. При реализации проекта необходимо было учесть множество правовых нюансов и бизнес-процедур, связанных с международной деятельностью компании.

Для поддержки работы русскоязычных и англоязычных работников компании используется мультиязычный интерфейс системы с возможностью быстрого переключения между языками и автоматического перевода вводимых пользователями данных. Процессы инициирования и согласования документов были оптимизированы под особенности внутренних процессов согласования различных видов договоров и других документов правового характера, существующих бизнес-процессов и широкий круг задач, стоящих перед компанией.
Использованное ПО
КOРУС FIVE | Документооборот на платформе Microsoft SharePoint Server 2016, корпоративная шина данных RabbitMQ.
Сложность реализации

Наличие карточки договора, в которой предполагалось около 150 полей (без учёта локализованных).

Для того, чтобы избежать проблем с производительностью системы при работе с данной карточкой, было создано около 7 дополнительных списков, создан отдельный элемент интерфейса, который отображает в одной карточке данные из 8 списков, а также реализованы дополнительные провайдеры поиска (с учётом поиска в других списках).

Описание проекта

В ходе проекта было создано единое информационное пространство, в состав которого вошли модули КOРУС FIVE | Документооборот:

- договорный документооборот,

- канцелярия (входящие/исходящие),

- управление доверенностями,

- организационно-распорядительный документооборот.

Кроме того, были разработаны нестандартные карточки договорных документов, подстроенных под бизнес-процессы лондонского офиса, а именно: генеральные соглашения на финансовом рынке, договоры об оказании брокерских услуг, договоры с поставщиками товаров, работ, услуг.

Использован двуязычный интерфейс на русском и английском языке, проведена входящая интеграция с внутренними системами заказчика (Active Directory, Microsoft Exchange), а также исходящая интеграция с системой «1С: Бухгалтерия» с помощью шины RabbitMQ.

Проведено обучение работе с системой как русскоязычного, так и англоязычного персонала Sova Capital Limited, а также вовлечение в работу с системой всех работников компании.

По итогу внедрения системы эффективность управления документами компании значительно повысилась за счет снижения количества операций, производимых вручную, автоматизации выполнения рутинных задач и экономии временных ресурсов высококвалифицированных сотрудников.


География проекта

Внедрение СЭД и обучение работников компании происходило в офисе в Москве (Россия) и в Лондоне (Великобритания) через систему удаленной видеоконференцсвязи.

Коментарии: 1
  • Ольга Мельник
    Рейтинг: 200
    Независимый эксперт
    12.12.2019 20:06

    "эффективность управления документами компании значительно повысилась" - а можно все же дать численные показатели? Именно в системах документооборота обычно это посчитать можно. Вы считали?

Год
Предметная область
Отрасль
Управление