Автоматизация работы с агентами

Заказчик
СПАО «Ингосстрах»
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Synerdocs
Сроки выполнения проекта
Февраль, 2016 - Октябрь, 2018
Масштаб проекта
1076 человеко-часов
6000 автоматизированных рабочих мест
Цели

· снизить объем бумажных документов;

· оптимизировать финансовые и временные затраты по обработке входящих документов;

· упростить взаимодействие компании с 6000 страховых агентов по всей России.


Уникальность проекта

Агентская сеть СПАО «Ингосстрах» включает в себя десятки тысяч агентов во всех регионах России. В одной только Москве и Московской области работают порядка 6 000 страховых агентов. И каждый из них является инициатором документооборота, отправляя в страховую компанию неограниченное количество отчетов о выполненной работе. И сами агенты, и принципал были вынуждены испытывать связанные с этим издержки.
В 2014 году компания приняла решение освоить современные технологии, позволяющие снизить объем бумажных документов и оптимизировать финансовые и временные затраты по обработке входящих документов.
Для СПАО «Ингосстрах» переход на стандарты безбумажного документооборота – это возможность упростить работу многочисленных агентов, предоставить им больше свободы, свести к минимуму посещения ими офиса принципала и существенно сократить сроки получения вознаграждения. После внедрения сервиса Synerdocs время на отправку и согласование агентских отчетов сократилось в среднем с 6-10 дней до 1-2 дне
Использованное ПО

Synerdocs

Сложность реалиазации

Движение документов без подписи. В соответствии с требованиями законодательства (ст. 1008 ГК РФ) агент предоставляет отчет и подписывает документ первым, однако, по сложившейся практике, СПАО «Ингосстрах» самостоятельно готовит для агента проект отчета на основании данных, взятых из корпоративной информационной системы. Для удобства сотрудников в сервис была добавлена возможность отмечать документы, подготовленные СПАО «Ингосстрах», атрибутом «Подготовлено вами». Первичность подписи агента при этом сохранилась.

Благодаря данной доработке удалось исключить некорректное заполнение отчета самим агентом. К тому же СПАО «Ингосстрах» теперь не требуется тратить время и рабочие ресурсы на проведение повторной проверки агентских отчетов. Ответственный специалист сразу видит документы с меткой о проверке и может быть уверен в том, что данные в нем соответствуют данным из учетной системы.

Описание проекта

Внедрение сервиса в работу агентов полностью было доверено команде Synerdocs. Перед исполнителями поставили две основные задачи:

· обеспечить обмен электронными документами с агентами компании, в том числе с физическими лицами;

· разработать поддержку новой функциональности – движение электронных документов без подписи.

Пилотная стадия проекта продлилась 2,5 месяца и успешно завершилась в апреле. В рамках «пилота» были произведены следующие работы:

1. Реализован ряд технических доработок, касающихся функциональности сервиса:

1.1. Быстрый обмен с агентами-физлицами, которые создают основной поток документов. Теперь даже при ежедневном формировании отчетов у агентов нет проблем с их оперативной доставкой до принципала.

1.2. Движение документов без подписи.

2. Организована качественная информационная поддержка. Специально для агентов СПАО «Ингосстрах» на сайте сервиса Synerdocs была создана закрытая страница, попасть на которую можно было только по прямой ссылке. Здесь кратко и емко с помощью видеоинструкций был представлен весь алгоритм действий, которые нужно совершить агенту, чтобы подключиться к Synerdocs и начать работать в нем. Оформление веб-клиента сервиса было реализовано с учетом айдентики СПАО «Ингосстрах».

3. Оформление электронных подписей.

Подготовка отчетов на стороне агентов после внедрения сервиса:

· агент предоставляет и подписывает отчет;

· отправляет документ в веб-клиент Synerdocs;

Обработка отчета на стороне принципала после внедрения сервиса:

· компания-принципал при получении агентского отчета проверяет в нем данные (при необходимости документ согласовывается внутри компании);

· ответственный в компании подписывает агентский отчет;

· инициация выплаты агентского вознаграждения.

На сегодняшний день продолжается разработка интеграции сервиса Synerdocs с корпоративной информационной системой заказчика, где ведется учет, и агентским порталом. Ожидается, что с появлением интеграционного решения трудозатраты, связанные с подготовкой и обработкой отчетов, снизятся еще больше.

Помимо интеграционного решения, которое обеспечит более гибкие инструменты по маршрутизации workflow-процессов внутри компании, СПАО «Ингосстрах» намерено вывести использование внешнего юридически значимого документооборота в стандарт компании при работе с агентской сетью.

Вслед за автоматизацией работы с агентскими отчетами СПАО «Ингосстрах» планирует перевести в электронный вид максимальное количество документов, которыми обменивается как с широкой сетью своих агентов, так и с остальными контрагентами, – это дополнительные соглашения, акты приемки-передачи бланков строгой отчетности, первичная учетная документация и т.д.

География проекта

Москва и Московская область

Предметная область
Отрасль
Управление