Цифровая экосистема для управления продажами и планирования производства

Заказчик
Splat Global
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Системные Технологии
Сроки выполнения проекта
Июнь, 2019 - Октябрь, 2019
Масштаб проекта
3000 человеко-часов
200 автоматизированных рабочих мест
Цели

Основные цели:
  • создание единой цифровой экосистемы для управления продажами и планирования производства на базе решения класса DMS (Distributor Management System);
  • создание инструментария для поддержки стратегических амбиций компании;
  • вывод компании на новый уровень принятия управленческих решений, основанных на объективных данных.

Промежуточные цели:

  • одномоментное переключение между старой и новой DMS с сохранением исторических данных;
  • создание корпоративной системы продаж, объединяющей все каналы сбыта (дистрибьюторы, сети, онлайн-площадки) в едином контуре;
  • автоматический контроль полноты и ;достоверности транзакционных и мастер-данных;
  • создание полной актуальной клиентской базы;
  • обеспечение внутреннего заказчика качественной актуальной аналитической отчетностью;
  • бесшовная интеграция системы продаж с внутренними подсистемами планирования и управления промо в каналах;
  • планирование производства на базе достоверной консолидированной информации;
  • оптимизация внутренних ресурсов для обработки данных и работы с отчетностью; 
  • единый взгляд на продажи.

Уникальность проекта

• Проект уникален с точки зрения сроков: от запроса предложения у вендора до запуска в эксплуатацию основного модуля прошло меньше 2 месяцев. Это самое быстрое внедрение DMS на рынке FMCG в компании нашего масштаба.
• Проект уникален с точки зрения влияния, которое он уже оказал на бизнес: созданная на базе DMS система консолидирует все потоки данных глобальной сети сбыта SPLAT.
• Проект уникален с точки зрения архитектуры: выбранная платформа позволяет объединять любые корпоративные бизнес-приложения в едином контуре с потенциалом кастомизации под растущие потребности компании.
• Проект уникален с точки зрения подходов к управлению изменениями. Синергия ИТ и бизнеса позволили в рекордные 4 недели изменить понимание роли каждого пользователя системы в достижении целей компании. В итоге изменилось отношение к работе с данными в целом, появилась осознанность в управлении сбытом.
Использованное ПО

«ST Чикаго DMS», 1С ERP, GoodsForecast.Planning

Сложность реалиазации

1. Смена системы в одно касание. Отключение старой DMS и переключение потоков данных должно было произойти в течение одного дня.

2. Организационные вопросы и управление изменениями. Для меня, как для директора по цифровому развитию, сложность была связана не с технологиями: технологически проект вполне понятный. Основной челлендж заключался в изменении привычек команды, донесении новых процедур и получении результатов. Ведь задача была не в том, чтобы функционал внедрить, а дать бизнесу работающий инструмент. Система обрабатывает колоссальный объем данных, помогает вычистить их и привести к нужному виду. Но всегда остается ряд спорных вопросов, которые автоматически решить нельзя, и мы их передаем на суд людей. Поэтому до каждого из 170 пользователей нужно было донести, по какому принципу информация должна попадать в систему, наладить все процессы, связанные со сверкой, правильной адресацией, и с правильной атрибуцией, вплоть до уровня SKU.

Я считаю, что основной фактор успеха проекта, как бы банально это ни звучало, – это командная работа. Нет зрителей и исполнителей, есть осознанное движение каждого участника процесса к цели. Команда со стороны вендора общается напрямую с нашим ИТ, ИТ плотно и целенаправленно взаимодействует с бизнесом. Коммерческий блок на всех уровнях вовлечен в проект, менеджеры коммерческого блока помогали нам вычищать базу и проводить сверки. Они давали быструю обратную связь, доносили, что для них важно, полезно и удобно. Поэтому результат у нас общий: у ИТ, у бизнеса и у вендора.

Описание проекта

Splat использует классическую дистрибуторскую модель сбыта, у нас 150 торговых партнеров (это более 450 источников данных по всему миру). Для управления каналом в 2017 году была запущена система DMS украинского вендора, работа которой нас не  удовлетворяла. Проблемы были связаны и с качеством данных, и с архитектурой системы, и с невозможностью развития. При этом чисто технологические факторы накладывались на проектные, и в середине 2019 года мы приняли решение о замене. Сделать это нужно было на ходу, без остановки канала, в идеале – быстро и бесшовно, без стресса для торговых партнеров и пользователей.

Работы по замене системы начались 24 июня, когда мы выгрузили первые данные от дистрибуторов и загрузили их в Чикаго DMS.

За месяц мы перенесли основной функционал из старой системы в новую. При этом у нас всплыли серые зоны, которые мы тоже привели в порядок. Т.е., объем работ оказался больше, чем планировалось, но в первоначальные сроки мы уложились. В середине августа мы убедились, что система работает, данные поступают, их полнота и достоверность нас устраивает. И стали серьезно расширять функционал. За сентябрь мы включили в контур проекта модуль управления промо-активностями, подтянули исторические данные и сделали интеграцию с Demand Planning для трансляции данных в планирование производства.

Все активности по проекту были разбиты на три стрима:

  1. работа с данными, в том числе, приведение клиентской базы в качественно новый вид;
  2. интеграционные работы – построение "мостов" между всеми необходимыми системами и корпоративными модулями и DMS;
  3. обучение пользователей и оперативная обработка обратной связи от них.

Сейчас идет активная стадия эксплуатации и развития. Мы продолжаем масштабирование, подключая новые регионы. Нам предстоит завести контур проекта управление e-commerce, а там своя специфика. Для управления онлайн-площадками данные должны идти действительно в режиме реального времени. Нужно будет вживую управлять продуктовым портфелем – дифференцировать площадки, формировать отдельные матрицы и контролировать их исполнение.

Стратегический план по развитию системы расписан минимум на полтора года вперед, понятно, что по ходу проекта мы переходим из стратегии в какие-то тактические действия и частично в операционку в некоторых кейсах.

География проекта
Сейчас: Россия, СНГ, страны Балтии.
В планах: Европа, Средняя Азия, Китай – вся глобальная сеть сбыта Splat (всего 450 площадок)
Коментарии: 2
  • Александр Котов
    Рейтинг: 38
    ООО IMSA
    Директор по развитию бизнес-процессов и ИТ
    08.01.2020 20:03

    1. Как строилась работа с командой? На чтобы вы рекомендовали обратить внимание? Что являлся правильным в построении этой работы 2. Почему выбрали именно DMS? Рассматривали ли вы отечественные аналоги?

  • Анна Морина
    Рейтинг: 213
    Splat Global
    Chief Digital Officer
    09.01.2020 18:05

    Добрый день!

    Давайте отвечу по пунктам:

    1. Работа с командой вендора проходила удаленно. Все взаимодействие производили в месенджере, разбив внедрение на тематические чаты, чтобы не было путаниц в работах.
    Был один главный чат, где обсуждали трудности в работах и прогресс.
    В ходе работ на две недели был приглашен архитектор со стороны внедора для более глубоко понимания наших процессов.

    К выбору системы были привлечены основные бизнес заказчики, которые были глубоко погружены в функционал предлагаемых систем. Благодаря этому в выборе участвовали все основные бизнес заказчики и понимали, что ожидать от выбранной системы.
    На этапе запуска и последующих трех месяцев еженедельно проводились вебинары со всеми пользователями системы (примерно 160 человек) на которых мы рассказывали, какие изменения были сделаны в системе, что появилось нового и самое главное собирали обратную связь от пользователей. На основе обратной связи создавали новые задачи и вносили корректировки в систему.


    2.При выборе DMS системы мы рассматривали вендоров из России и стран СНГ. Искали, исходя из наших потребностей. Еще до начала поиска прописали все те функции, которыми должна обладать система, а дальше уже по функциям искали производителей. Часть вендоров отказались сразу, в процессе поиска, потому как не имели критичного для нас функционала, с оставшимися вели переговоры, узнавали, могут ли они выполнить доработку системы, чтобы мы получили нужный результат или тоже отказываются от участия в тендере.
    Остановились в итоге на разработчике из Калининграда: Системные технологии, потому что их предложение оказалось наиболее полным и интересным.

Предметная область
Отрасль
Управление