Разработка и внедрение модуля «Оценка эффективности персонала» на базе системы DIRECTUM

Заказчик
УК «Локомотивные технологии»
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ООО "МайТэк"
Сроки выполнения проекта
Сентябрь, 2017 - Февраль, 2018
Масштаб проекта
547 человеко-часов
10000 автоматизированных рабочих мест
Цели

Цели проекта:

1. Упорядочить требования к деловым качествам сотрудников и создать возможность гибкого управления компетенциями;

2. Исключить вероятность фальсификации результатов оценки за счет закрепления авторства за оценивающим;

Сформировать наглядное представление о текущем уровне компетенций персонала в разрезе отдела и компании;

3. Выявить кадровый резерв компании на основании свободного рейтинга сотрудников.


Уникальность проекта

Уникальность проекта: индивидуальное решение в области управления компетенциями сотрудников, разработанное под потребности функционального Заказчика на базе системы DIRECTUM. Проект необычный с точки зрения концепта и методологии: от правил расчета до удобной реализации в DIRECTUM. Здесь видна сильная проработка математических и логических подходов к оценке персонала на основе мирового опыта. Проект раскрывает огромный потенциал в развитии процессов кадровых служб в СЭД и для крупных компаний. Решение разрабатывалось под существующую методику проведения оценки персонала заказчика с автоматизацией процесса проведения оценки соответствия сотрудников требованиям компании и выявлению точек дальнейшего развития. До внедрения решения компания проводила ежегодную оценку компетенций специалистов исключительно на бумажных носителях. Процесс оценки носил цикличный характер и отличался высокой трудоемкостью: ручная обработка, корректировка и анализ значительного пакета документов, а также очное
Использованное ПО

Использованное ПО, оборудование и вспомогательные системы

Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

База данных: MS SQL 2012.

Операционная система: Windows 2012R2.

Веб сервер: IIS.

Электронная подпись: КриптоПРО 4.0 для квалифицированной ЭП и внутренний удостоверяющий центр на базе Microsoft Windows для неквалифицированной ЭП.

Основная инфраструктура системы, 7 серверов:

1. WorkFlow + служба сеансов.

2. Веб доступ.

3. Веб-сервисы интеграции.

4. Кластер MS SQL.

5. Служба преобразования в PDF.

6. Файловое хранилище.

7. Тестовый сервер.

А также ферма терминальных серверов для подключения удаленных пользователей. Количество узлов увеличивается по мере подключения пула новых пользователей.



Сложность реалиазации
Адаптация текущего алгоритма по оценке корпоративных компетенций и разработка удобного и понятного интерфейса, соответствующего особенностям методики. Внедрение данного модуля предполагает предварительную работу компании по созданию и определению оценочных компетенций сотрудников в соответствии с требованиями организации.
Описание проекта

Проект реализован в течение 5 месяцев, в два этапа:

1 этап: автоматизация процесса заведения и согласования инициативных целей;

2 этап: автоматизация оценки корпоративных компетенций и ее ежегодного запуска.

В рамках каждого этапа были использованы стандартные инструменты внедрения: исследование, проектирование, настройка, тестирование, обучение, сопровождение.

· Проектная команда «МайТэк» - 3 человека.

· Внешние: 4 эксперта со стороны заказчика.

В основу решения заложена Методика проведения оценки персонала, существующая на предприятии, она позволяет:

· Измерить, на основании достижения сотрудниками КПЭ, результативность работника. · Реализацию сотрудниками ЦЕЛЕЙ.

· Измерить уровень развития корпоративных компетенций.

Внедренный модуль ««Оценка эффективности персонала на базе СЭД DIRECTUM» позволяет:

Задать должности или группы должностей, по которым планируется провести оценку. Создать перечень компетенций, на соответствие которым мы хотим оценить (с распределенным по уровням согласно методике оценки описанием). Завести бланки оценок на выбранных сотрудников, куда автоматически подтягиваются все заведённые в системе показатели и компетенции. Формировать отчетность по каждому этапу прохождения оценки.

В модуле также реализована поддержка двусторонней оценки компетенций с закреплением авторства (со стороны сотрудника и руководителя).

По итогам работы модуля:

Индивидуальный бланк оценки на каждого сотрудника, содержат развернутые результаты прохождения оценки (согласуются и к делам). Сформированную базу данных, которая позволяет оценить динамику развития каждого сотрудника.

Все результаты оценки используются для построения общего рейтинга эффективности сотрудников.

В ходе работы были разработаны и автоматизированы следующие документы:

· Бланк оценки работника.

· Мониторинг инициативных целей.

· Итоговый рейтинг.

Результаты внедрения модуля «Оценка эффективности персонала на базе СЭД DIRECTUM»:

· На 90% сократилось время на заполнение оценочных бланков.

· Исключение ошибок заполнения - 85%.

· Соблюдение методики оценки – 100%.

· Сокращение времени составления отчётности – 90%.

· Перевод бланков оценок и отчетности в электронный вид.

Эффекты от внедрения модуля «Оценка эффективности персонала на базе СЭД DIRECTUM»:

· Сокращение длительности подготовки бланков оценки;

· Сокращение времени поиска бланков и сопутствующих документов;

· Ускорение согласования и проведения оценки;

· Сокращение числа невыполненных заданий;

· Ускорение подготовки итогового рейтинга;

· Снижение затраты на создание копий и печать бланков и отчетов;

· Сокращение времени передачи документов на исполнение и согласование;

· Повышение исполнительская дисциплины сотрудников;

· Снижение потерь бумажных экземпляров документов.

· Получение четкой картины уровня знаний, навыков и умений персонала;

· Создание централизованной базы требований к личностно-деловым качествам;

· Формирование кадрового резерва;

· Планирование сотрудником развития компетенций.

Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту, более 5500 человек.

Количество автоматизированных ТОП-менеджеров (работающих в системе), порядка 800 человек.

Упрощен порядок работы с бланком оценки за счёт разработки и внедрения интерактивных веб-форм для взаимодействия руководителей подразделений и их подчиненных, автоматизирован алгоритм подбора и оценки корпоративных компетенций на основании общих библиотек.

Созданное количество документов:

Количество документов, создаваемых в реализованном модуле в полугодие - от 140 до 1500 (в зависимости от периода оценки и количества должностей).

· Количество задач, создаваемых в полугодие от 280 до 3000 (в зависимости от периода оценки и количества должностей).


География проекта
10 локомотиворемонтных заводов и около 90 сервисных депо по всей России в 8 часовых поясах. Модуль «Оценка эффективности персонала» используется во всех организациях ГК ЛТ (производственную базу составляют 10 локомотиворемонтных заводов и около 90 сервисных депо по всей России) в 8 часовых поясах, с момента внедрения в рамках модуля создано порядка 5500 бланков оценок, содержащих информацию о текущем уровне развития персонала и выявленных точках развития. Трудоемкость проекта 547 часов.

ГК ЛТ - крупнейший работодатель России, численность персонала насчитывает более 60 тысяч человек, в системе DIRECTUM зарегистрировано более 10 000 пользователей.


Дополнительные презентации:
Отзыв по автоматизации процессов по оценке персонала в ГК _ЛТ_.jpg
МайТэк. Отправленная заявка на Глобал ЦИО.pdf
Предметная область
Отрасль
Управление