Построение системы электронного документооборота на базе ПП "1С:Документооборот КОРП для Казахстана"

Заказчик
ТОО "Oil Construction Company"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Группа компаний "Проф-ИТ"
Сроки выполнения проекта
Ноябрь, 2017 - Ноябрь, 2018
Масштаб проекта
1920 человеко-часов
370 автоматизированных рабочих мест
Цели
Цели проекта:
  • повысить эффективность корпоративного управления и сократить расходы на документооборот;
  • сократить длительность согласования документов подразделениями компании;
  • организовать совместную работу представителей различных подразделений с внутренней документацией предприятия;
  • сократить долю ручного труда при работе с документами и снизить влияние человеческого фактора (потеря документов, невыполнение поручений).
Задачи проекта:
  • создать единое корпоративное информационное пространство для работы с документами на базе "1С:Документооборот 8 КОРП для Казахстана";
  • ввести единые стандарты работы с документами;
  • заменить бумажный документооборот электронным.

Уникальность проекта

Проект был одним из первых проектов в Республике Казахстан, выполненных на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП для Казахстана". К специфическим особенностям проекта можно отнести сложность деятельности организации (множество видов деятельности) и территориальную распределенность структурных единиц. Также в рамках проекта были разработаны специализированные формы, которые позволяют упростить процесс освоения программного продукта "1С:Документооборот КОРП для Казахстана" даже для тех пользователей, которые никогда не работали в информационных системах "1С:Предприятие 8". Формы и шаблоны видов документов позволяют за минимальное количество кликов осуществить запуск документа в обработку
Использованное ПО
Используемое программное обеспечение:
Операционная система - Microsoft Windows Server 2012
СУБД - Microsoft SQL Server 2012
Информационная система - 1С:Документооборот КОРП для Казахстана, ред 2
Мобильное приложение - 1С:Документооборот, ред. 2.1

Сложность реалиазации
Для построения системы электронного документооборота в ТОО "Oil Construction Company" был выбран программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП для Казахстана". Автоматизированы следующие участки:
  • входящая и исходящая корреспонденция;
  • организационно-распорядительные документы;
  • номенклатура дел;
  • служебные записки;
  • контроль исполнения.
При подписании электронных документов используется электронно-цифровая подпись. При этом используются элетронно-цифровые подписи, выдаваемые публичным удостоверяющим центром - государственной корпорацией "Правительство для граждан". Предприятие имеет довольно сложную территориально-распределённую структуру, в проекте задействованы следующие структурные единицы:
  • центральный офис в г.Актау;
  • Каламкасское строительно-монтажное управление;
  • Жетыбайское строительно-монтажное управление;
  • Актауский строительно-монтажный участок;
  • управление транспорта и специальной техники;
  • база производственного обеспечения;
  • участок электро-монтажных работ.
Поэтому для обеспечения доступа всех пользователей к информационной системе была построена инфраструктура, при которой пользователи офиса подключаются к ЭДО посредством локальной сети, удалённые пользователи с хорошим каналом связи подключаются к ЭДО посредством веб-браузера, а удалённые пользователи со слабым каналом связи подключаются к ЭДО с помощью мобильного приложения "1С:Документооборот" ред 2.1.
Описание проекта
Компания "Oil Construction Company" выполняет большой комплекс строительно-монтажных работ, начиная с нулевого цикла и заканчивая сдачей объекта в эксплуатацию, в нефтепромысловых объектах Республики Казахстан. Предприятие образовано на основе объединения трёх крупных предприятий акционерного общества "Мангистаумунайгаз". На сегодняшний день в компании трудятся 1880 чел, эксплуатируется более 450 ед. техники, что выводит её в число крупнейших организаций строительного профиля в Мангистауской области. 
До начала проекта в компании документы хранились в бумажном варианте, а также на локальных компьютерах. Согласование документов сотрудниками различных структурных единиц организации и выдача поручений осуществлялись в ручном режиме или посредством электронной почты. Отследить движение документов было очень затруднительно. Документы могли быть потеряны в потоке входящей, исходящей и внутренней документации. Новое руководство компании "Oil Construction Company" эта ситуация не устраивала, поэтому была поставлена задача найти более технологичные и эффективные методы коммуникации. 
В рамках проекта ТОО "Oil Construction Company" автоматизировала процессы учёта и регистрации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также контроля исполнения поручений. Построена система электронного документооборота в компании. 
Построенная система, позволила:    
  • минимизировать ручной труд,
  • сократить расходы на документооборот,
  • повысить производительность труда,
  • повысить качество контроля исполнительской дисциплины.
Основные количественные результаты проекта:
  • сокращение времени согласования распорядительных документов и служебных записок в 20 раз,
  • ускорение поиска необходимых документов более, чем в 25 раз.
Внедрение СЭД на базе "1С:Документооборот КОРП для Казахстана" даёт нам уверенность в том, что мы используем самые современные и эффективные средства автоматизации, присутствующие на рынке, - резюмирует Канат Сейдахметов, директор группы по информационным технологиям "Oil Construction Company". - Использование такого управленческого инструмента позволяет нам осуществлять полный контроль над задачами организации и исполнительской дисциплиной сотрудников. Подобная автоматизация ускоряет принятие управленческих решений, упрощает разработку и согласований документов, позволяет перейти на новый уровень коммуникаций в организации, а также обеспечивает централизованное и надежное хранение всей информации компании".

География проекта
Предприятие имеет довольно сложную территориально-распределённую структуру, в проекте задействованы следующие структурные единицы:
  • центральный офис в г.Актау;
  • Каламкасское строительно-монтажное управление;
  • Жетыбайское строительно-монтажное управление;
  • Актауский строительно-монтажный участок;
  • управление транспорта и специальной техники;
  • база производственного обеспечения;
  • участок электро-монтажных работ.
Поэтому для обеспечения доступа всех пользователей к информационной системе была построена инфраструктура, при которой пользователи офиса подключаются к ЭДО посредством локальной сети, удалённые пользователи с хорошим каналом связи подключаются к ЭДО посредством веб-браузера, а удалённые пользователи со слабым каналом связи подключаются к ЭДО с помощью мобильного приложения "1С:Документооборот" ред 2.1.
Предметная область
Отрасль
Управление