Комплексное внедрение "1С:Управление холдингом"

Заказчик
АО "Группа Компаний "МЕДСИ"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
АКСИОМА-СОФТ
Сроки выполнения проекта
Май, 2017 - Декабрь, 2018
Масштаб проекта
8296 человеко-часов
300 автоматизированных рабочих мест
Цели

Проект внедрения "1С:Управление холдингом" был инициирован руководством группы компаний "Медси" для того, чтобы обеспечить автоматизацию финансового учета, повысить управляемость компанией, включая все аспекты деятельности финансово-экономических служб. Цель автоматизации финансового учёта – заложить возможности управления финансами компании в условиях активного роста.

Первый этап – создание системы подготовки консолидированной отчётности, цель которой:

  • обеспечить контроль эффективности подготовки отчётности на всех этапах обработки информации;
  • получать оперативные данные о текущем финансовом состоянии группы компаний и каждого подразделения;
  • обеспечить консолидацию бухгалтерских данных для целей управленческого учёта.

На втором этапе была поставлена цель – повышение эффективности функции снабжения и закупок, в ходе которой решались задачи:

  • обеспечение сквозного процесса от формирования потребности до проведения закупочных процедур, заключения договоров и поступления товаров, работ и услуг;
  • консолидация потребности клиник, снижение трудоемкости проведения закупочных процедур;
  • централизованный контроль над процессами обеспечения ресурсами, контроль складских запасов;
  • автоматический контроль бюджетных лимитов, лимитов по договорам и проектам;
  • обеспечение прозрачности закупочных процедур, возможности мониторинга и контроля закупочной деятельности на любом ее этапе;
  • улучшение качества мониторинга, анализа и контроля процессов закупочной деятельности;
  • повышение скорости формирования и качества отчетных и аналитических сведений.

Параллельно велись работы по созданию системы централизованного казначейства, внедрение которой преследовало решение следующих задач:

  • обеспечить автоматизацию "фабрики платежей" в соответствии со сроками оплаты по договорам;
  • осуществить внедрение современных способов управления ликвидностью;
  • оптимизировать процесс согласования расходных платежей.

Разработка и внедрение системы, обеспечивающей реализацию функции казначейства осуществлялось с одновременным переходом на новую версию "1С:Управление холдингом".

Уникальность проекта

Процессы согласования заявок на расходование ДС, казначейские операции и финансовое планирование первоначально осуществлялось в другой системе, интегрированной с "1С:Управление холдингом" в части передачи договоров и платежных операций, что требовало дополнительных ресурсов на интеграцию, поддержку, сложные схемы согласования платежных заявок отнимали много времени, существовали проблемы с платёжной дисциплиной – большая часть оплат уходила с нарушениями сроков. Организация закупок и снабжения не была автоматизирована - сбор потребностей от 25 клиник происходил вручную с помощью MS Excel, требовалась сложная ручная консолидация и расчет оптимального предложения поставщика.
Решение использовать "1С:Управление холдингом" связано с тем, что часть операций уже выполнялось в данной системе, и данный проект является логически связанным с системой бюджетирования, реализованной в "1С:Управление холдингом".
Использованное ПО
Внедренные программные продукты:
  • 1С:Управление холдингом
Внедренные программные продукты:
  • Управление денежными средствами (казначейство)
  • Управленческий учет
  • Финансовый анализ
  • Взаимоотношения с контрагентами
  • Учёт в обособленных подразделениях
Сложность реалиазации

Сложность задачи создания системы подготовки консолидированной отчётности заключалась в том, что в компании не было единой системы НСИ, а также в том, что формы сбора данных, использовавшиеся до внедрения "1С:Управление холдингом", не были жёстко зафиксированы по всем параметрам отчётности. Поэтому первые автоматические закрытия были сделаны с достаточно большим уровнем расхождений по отношению к консолидированным формам сбора данных. Для решения этой проблемы в ходе проекта был разработан адаптер для интеграции с корпоративной шиной и системой НСИ.

Риски устранялись за счёт поэтапного подхода к внедрению системы. На первом этапе правила трансляции настраивались сложным образом, максимально точно повторяя все аспекты формирования отчётности вручную с помощью форм сбора данных. На втором этапе правила упрощались одновременно c упрощением форм сбора данных при ручном учёте. Благодаря этому методу были достигнуты положительные результаты при составлении финальной отчётности. Также в ходе тестирования была проверена гибкость механизмов настройки правил трансляции данных.

Использование функционального блока "Казначейство", входящего в конфигурацию "1С:Управление холдингом редакции" позволило:

  • обеспечить автоматическое формирование и согласование платежей на основании ввода первичных документов, подтверждающих факт выполнения поставщиками работ/услуг;
  • стандартизировать процесс согласования платежей в соответствии с финансовой структурой;
  • обеспечить сквозной процесс от формирования поступления товаров, работ и услуг до размещения платежа на банковском счете и его исполнения;
  • автоматизировать разнесение банковской выписки по эквайрингу и инкассации (более 100 подразделений по РФ);
  • осуществлять автоматический контроль бюджетных лимитов.

В процессе автоматизации был реализован ряд возможностей, обеспечивающих повышение эффективности выполнения казначейских функций:

  • Автоматическое формирование заявок на платеж, обладающее характеристиками:
    • сохранение связи с документом поставки;
    • в разрезе проектов и статей ДДС;
    • несколько подразделений в документе (ЦФО);
    • различные ставки НДС;
    • с учетом валютных договоров с рублевой оплатой.
  • Платежный календарь, обеспечивающий выполнение следующих функций:
    • краткосрочное и среднесрочное планирование;
    • балансировка: переводы между счетами, депозиты, конвертация валюты;
    • автоматическое размещение по банковским счетам в зависимости от банка-получателя;
    • формирование реестра платежей.
  • Механизм разнесения банковской выписки, в том числе:
    • автоматический:
      • по запланированным платежам;
      • по эквайрингу;
      • по инкассации;
    • автоматизированный:
      • поступления по счетам на оплату;
      • безакцептные списания (по кредитам, заработная плата по реестру и др.).

Описание проекта

Особенности разработанной в ходе внедрения "1С:Управление холдингом" системы закупок и снабжения:

  • Сбор первоначальной потребности ДЗО: каждая клиника заводит в "1С:Управление холдингом" свои потребности раз в месяц, плановую потребность на следующий период, и оперативные потребности по мере необходимости.
  • Консолидация потребностей – все оперативные заявки отделений компонуются в укрупненные заказы, которые группируются по товарным направлениям.
  • Определение способа покрытия потребностей (закупка по уже заключенным договорам или проведение тендера):
    • По оперативной потребности – прохождение маршрута согласования и формирование заказа поставщику: система автоматически предлагает на выбор уже заключенные с поставщиками договора.
    • По плановой потребности:
      • Прохождение маршрута согласования – в организации выстроен достаточно сложный процесс согласования, включающий: службу безопасности, Департамент бюджетирования и контроллинга, и сам отдел закупок.
      • Формирование лотов – система позволяет гибко группировать позиции номенклатуры в лоты, в зависимости от свойств позиций.
      • Подготовка закупочной документации – в системе автоматически формируются шаблоны закупочных документов к примеру, в коммерческом предложении поставщику достаточно проставить свои цены, которые автоматически загружаются в систему закупок.
      • Проведение закупочных процедур – интеграция с торговой площадкой АСТ Сбербанк, возможность проведения переторжек.
      • Сравнение предложений поставщиков и выбор лучшего предложения: формирование наглядной формы сравнения предложений поставщиков, с подсветкой наиболее подходящего предложения.

В результате комплексной автоматизации в ГК "Медси" была создана информационная система на основе "1С:Управление холдингом", которая позволила решить актуальные задачи, в том числе:

  • создание системы подготовки консолидированной отчётности,
  • автоматизация функций снабжения и закупок,
  • внедрение системы казначейства.

В ходе автоматизации функций снабжения и закупки была реализована настройка процесса формирования и согласования закупочных процедур, автоматизирован трудоёмкий, монотонный и сложный процесс формирования лотов и выбора поставщика, осуществлена интеграция с существующими системами "1С:Больничная аптека", "1С:Документооборот". Достижения, полученные в результате завершения данного проекта:

  • снижение трудоемкости формирования Заявок на потребность;
  • автоматический контроль лимитов;
  • оперативная корректировка потребности;
  • возможность оперативного отслеживания статуса каждой заказываемой позиции;
  • интеграция с ЭТП - электронные торги;
  • сокращение трудозатрат на оценку предложений от участников закупочных процедур, а также выбора победителя закупки;
  • прозрачность процесса выбора контрагента;
  • отслеживание статуса закупки всеми участниками процесса;
  • сокращение трудозатрат за счет автоматизированного создания Спецификаций по данным победителя закупки;
  • автоматизированный контроль цен по всему процессу от возникновения потребности, оприходования и до оплаты.

В результате внедрения системы централизованного казначейства в ГК "Медси" был реализован сквозной бизнес-процесс казначейской функции, повышен контроль дебиторской задолженности, сокращено время осуществления платежей всех компаний группы за счет оптимизации казначейских операций и маршрутов их согласования. При формировании Заявок на платеж было исключен двойной и ручной ввод информации, разработан робот по заполнению текста назначения платежа, в результате платежи стали осуществляться четко по условиям контракта, что позволило повысить эффективность использования человеческого капитала. Система автоматически рассчитывает дату оплаты, реализовано автоматизированное построение платежного календаря на основе фактов поставки, в результате формируется точное календарное планирование в соответствии с условиями расчетов. Улучшилась платёжная дисциплина. Платежи проходят четко по условиям договора, отсутствует необходимость согласовывать платежи. Процесс полностью автоматизирован — платежные документы привязаны к накладной, таким образом, платежный документ формируется автоматически на базе транзакции в бухгалтерии. Система подтягивает из справочника всю необходимую информацию: к конкретной накладной применяется конкретная дата, затем автоматически формируется платежное поручение в реестре.

Внедрение информационной системы управления денежными средствами Компании позволило повысить продуктивность работы сотрудников бэк-офиса почти в два раза.

География проекта
АО Группа компаний "Медси" – крупнейшая в стране федеральная частная сеть лечебно-профилактических учреждений, предоставляющая полный комплекс услуг по профилактике, диагностике и лечению заболеваний, а также реабилитации для детей и взрослых.

В состав МЕДСИ входит:

  • 25 клиник в Москве и МО, в том числе:
  • 3 клинико-диагностических центра;
  • 2 детские клиники;
  • 2 клинические больницы;
  • 8 клиник в регионах;
  • 70 медицинских пунктов на предприятиях;
  • 2 санатория;
  • Департамент семейной медицины;
  • Скорая медицинская помощь;
  • Медицинский wellness.
Особенностью проекта является его широкая география, включающая удалённые друг от друга регионы: Москва, Крым, Волгоград, Брянск, Барнаул, Нижневартовск, Нягань, Уфа, Нижний Новгород.
Дополнительные презентации:
Медси-Казна_1.png
ИТландшафтМЕДСИ.jpg
ЗакупкиМЕДСИ.jpg
Предметная область
Отрасль
Управление