Комплексное внедрение "1С:Управление холдингом"

Проект внедрения "1С:Управление холдингом" был инициирован руководством группы компаний "Медси" для того, чтобы обеспечить автоматизацию финансового учета, повысить управляемость компанией, включая все аспекты деятельности финансово-экономических служб. Цель автоматизации финансового учёта – заложить возможности управления финансами компании в условиях активного роста.

Первый этап – создание системы подготовки консолидированной отчётности, цель которой:

• обеспечить контроль эффективности подготовки отчётности на всех этапах обработки информации;
• получать оперативные данные о текущем финансовом состоянии группы компаний и каждого подразделения;
• обеспечить консолидацию бухгалтерских данных для целей управленческого учёта.

На втором этапе была поставлена цель – повышение эффективности функции снабжения и закупок, в ходе которой решались задачи:

• обеспечение сквозного процесса от формирования потребности до проведения закупочных процедур, заключения договоров и поступления товаров, работ и услуг;
• консолидация потребности клиник, снижение трудоемкости проведения закупочных процедур;
• централизованный контроль над процессами обеспечения ресурсами, контроль складских запасов;
• автоматический контроль бюджетных лимитов, лимитов по договорам и проектам;
• обеспечение прозрачности закупочных процедур, возможности мониторинга и контроля закупочной деятельности на любом ее этапе;
• улучшение качества мониторинга, анализа и контроля процессов закупочной деятельности;
• повышение скорости формирования и качества отчетных и аналитических сведений.

Параллельно велись работы по созданию системы централизованного казначейства, внедрение которой преследовало решение следующих задач:

• обеспечить автоматизацию "фабрики платежей" в соответствии со сроками оплаты по договорам;
• осуществить внедрение современных способов управления ликвидностью;
• оптимизировать процесс согласования расходных платежей.

Разработка и внедрение системы, обеспечивающей реализацию функции казначейства осуществлялось с одновременным переходом на новую версию "1С:Управление холдингом".

• 1С:Управление холдингом

• Управление денежными средствами (казначейство)
• Управленческий учет
• Финансовый анализ
• Взаимоотношения с контрагентами
• Учёт в обособленных подразделениях

Сложность задачи создания системы подготовки консолидированной отчётности заключалась в том, что в компании не было единой системы НСИ, а также в том, что формы сбора данных, использовавшиеся до внедрения "1С:Управление холдингом", не были жёстко зафиксированы по всем параметрам отчётности. Поэтому первые автоматические закрытия были сделаны с достаточно большим уровнем расхождений по отношению к консолидированным формам сбора данных. Для решения этой проблемы в ходе проекта был разработан адаптер для интеграции с корпоративной шиной и системой НСИ.

Риски устранялись за счёт поэтапного подхода к внедрению системы. На первом этапе правила трансляции настраивались сложным образом, максимально точно повторяя все аспекты формирования отчётности вручную с помощью форм сбора данных. На втором этапе правила упрощались одновременно c упрощением форм сбора данных при ручном учёте. Благодаря этому методу были достигнуты положительные результаты при составлении финальной отчётности. Также в ходе тестирования была проверена гибкость механизмов настройки правил трансляции данных.

Использование функционального блока "Казначейство", входящего в конфигурацию "1С:Управление холдингом редакции" позволило:

• обеспечить автоматическое формирование и согласование платежей на основании ввода первичных документов, подтверждающих факт выполнения поставщиками работ/услуг;
• стандартизировать процесс согласования платежей в соответствии с финансовой структурой;
• обеспечить сквозной процесс от формирования поступления товаров, работ и услуг до размещения платежа на банковском счете и его исполнения;
• автоматизировать разнесение банковской выписки по эквайрингу и инкассации (более 100 подразделений по РФ);
• осуществлять автоматический контроль бюджетных лимитов.

В процессе автоматизации был реализован ряд возможностей, обеспечивающих повышение эффективности выполнения казначейских функций:

• Автоматическое формирование заявок на платеж, обладающее характеристиками:
• сохранение связи с документом поставки;
• в разрезе проектов и статей ДДС;
• несколько подразделений в документе (ЦФО);
• различные ставки НДС;
• с учетом валютных договоров с рублевой оплатой.
• Платежный календарь, обеспечивающий выполнение следующих функций:
• краткосрочное и среднесрочное планирование;
• балансировка: переводы между счетами, депозиты, конвертация валюты;
• автоматическое размещение по банковским счетам в зависимости от банка-получателя;
• формирование реестра платежей.
• Механизм разнесения банковской выписки, в том числе:
• автоматический:
• по запланированным платежам;
• по эквайрингу;
• по инкассации;
• автоматизированный:
• поступления по счетам на оплату;
• безакцептные списания (по кредитам, заработная плата по реестру и др.).

Особенности разработанной в ходе внедрения "1С:Управление холдингом" системы закупок и снабжения:

• Сбор первоначальной потребности ДЗО: каждая клиника заводит в "1С:Управление холдингом" свои потребности раз в месяц, плановую потребность на следующий период, и оперативные потребности по мере необходимости.
• Консолидация потребностей – все оперативные заявки отделений компонуются в укрупненные заказы, которые группируются по товарным направлениям.
• Определение способа покрытия потребностей (закупка по уже заключенным договорам или проведение тендера):
• По оперативной потребности – прохождение маршрута согласования и формирование заказа поставщику: система автоматически предлагает на выбор уже заключенные с поставщиками договора.
• По плановой потребности:
• Прохождение маршрута согласования – в организации выстроен достаточно сложный процесс согласования, включающий: службу безопасности, Департамент бюджетирования и контроллинга, и сам отдел закупок.
• Формирование лотов – система позволяет гибко группировать позиции номенклатуры в лоты, в зависимости от свойств позиций.
• Подготовка закупочной документации – в системе автоматически формируются шаблоны закупочных документов к примеру, в коммерческом предложении поставщику достаточно проставить свои цены, которые автоматически загружаются в систему закупок.
• Проведение закупочных процедур – интеграция с торговой площадкой АСТ Сбербанк, возможность проведения переторжек.
• Сравнение предложений поставщиков и выбор лучшего предложения: формирование наглядной формы сравнения предложений поставщиков, с подсветкой наиболее подходящего предложения.

В результате комплексной автоматизации в ГК "Медси" была создана информационная система на основе "1С:Управление холдингом", которая позволила решить актуальные задачи, в том числе:

• создание системы подготовки консолидированной отчётности,
• автоматизация функций снабжения и закупок,
• внедрение системы казначейства.

В ходе автоматизации функций снабжения и закупки была реализована настройка процесса формирования и согласования закупочных процедур, автоматизирован трудоёмкий, монотонный и сложный процесс формирования лотов и выбора поставщика, осуществлена интеграция с существующими системами "1С:Больничная аптека", "1С:Документооборот". Достижения, полученные в результате завершения данного проекта:

• снижение трудоемкости формирования Заявок на потребность;
• автоматический контроль лимитов;
• оперативная корректировка потребности;
• возможность оперативного отслеживания статуса каждой заказываемой позиции;
• интеграция с ЭТП - электронные торги;
• сокращение трудозатрат на оценку предложений от участников закупочных процедур, а также выбора победителя закупки;
• прозрачность процесса выбора контрагента;
• отслеживание статуса закупки всеми участниками процесса;
• сокращение трудозатрат за счет автоматизированного создания Спецификаций по данным победителя закупки;
• автоматизированный контроль цен по всему процессу от возникновения потребности, оприходования и до оплаты.

В результате внедрения системы централизованного казначейства в ГК "Медси" был реализован сквозной бизнес-процесс казначейской функции, повышен контроль дебиторской задолженности, сокращено время осуществления платежей всех компаний группы за счет оптимизации казначейских операций и маршрутов их согласования. При формировании Заявок на платеж было исключен двойной и ручной ввод информации, разработан робот по заполнению текста назначения платежа, в результате платежи стали осуществляться четко по условиям контракта, что позволило повысить эффективность использования человеческого капитала. Система автоматически рассчитывает дату оплаты, реализовано автоматизированное построение платежного календаря на основе фактов поставки, в результате формируется точное календарное планирование в соответствии с условиями расчетов. Улучшилась платёжная дисциплина. Платежи проходят четко по условиям договора, отсутствует необходимость согласовывать платежи. Процесс полностью автоматизирован — платежные документы привязаны к накладной, таким образом, платежный документ формируется автоматически на базе транзакции в бухгалтерии. Система подтягивает из справочника всю необходимую информацию: к конкретной накладной применяется конкретная дата, затем автоматически формируется платежное поручение в реестре.

Внедрение информационной системы управления денежными средствами Компании позволило повысить продуктивность работы сотрудников бэк-офиса почти в два раза.