Создание единой платформы электронного документооборота для Группы ЧТПЗ

Заказчик
ЧТПЗ ПАО
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
DIRECTUM
Сроки выполнения проекта
Март, 2017 - Январь, 2019
Масштаб проекта
20000 человеко-часов
9000 автоматизированных рабочих мест
10 абонентов
Цели

Выполнить замену/внедрение единой системы электронного документооборота, обеспечив ее стабильную работу и расширение необходимого функционирования на современном программно-аппаратном окружении (устранение сбоев в работе) с обеспечением поддержки и дальнейшего развития системы."

Задачи:

 - Уменьшение количества систем, участвующих в организации документооборота (переход на единую систему);

 - Стандартизация правил (процессов) по работе с документами;

 - Замена системы СЭД ЧТПЗ (EMC Documentum) в связи с ее моральным устареванием, проблемами с эксплуатацией;

 - Обеспечение возможности дальнейшего развития функционала систем документооборота (собственными силами, внешними подрядчиками)

 - Реализация имеющихся на текущий момент потребностей в развитии

Уникальность проекта

1. В проекте параллельно были выполнены разноплановые задачи: замена имеющегося контура СЭД (трубный дивизион), внедрение в ломозаготовительном дивизионе и объединение баз СЭД (трубный и нефтесервисный дивизионы).

 2. 99% пользователей работают в веб-доступе: веб-клиент дает возможность работать через любой браузер. Помимо веб-клиента пользователи имеют возможность работать в системе через мобильные приложения Solo и Jazz, находясь вне своего основного рабочего места и даже офлайн.

3.Отдельной крупной задачей стала автоматизация конфиденциального делопроизводства, которая решалась в рамках выделенного проекта с апреля по июнь 2018 года. Были учтены требования службы безопасности ЧТПЗ к хранению в системе электронных документов с грифом, а также их обмену между удаленными подразделениями. Решение было создано с соблюдением федерального закона №98-ФЗ «О коммерческой тайне».
Сложность реалиазации
Интеграция DIRECTUM в ИТ-инфраструктуру предприятия – важный этап внедрения. Было реализовано взаимодействие с 1С и комплексной информационной системой ЧТПЗ — ERP-платформой собственной разработки. Помимо этого, для модуля «DIRECTUM: Управление совещаниями» были доработаны механизмы интеграции с почтовым сервером Microsoft Exchange. Совещание инициируется в уже привычном для пользователей Microsoft Outlook, а затем информация отправляется в DIRECTUM для создания необходимых документов. Для того чтобы избежать двойной работы, все решения по совещаниям теперь фиксируются в карточке DIRECTUM, из которой автоматически формируется и протокол, и задачи на исполнение.
Описание проекта

Группа ЧТПЗ — промышленная группа металлургического комплекса России, одна из крупнейших отечественных компаний-производителей трубной продукции. На протяжении нескольких лет в трубном дивизионе Группы ЧТПЗ использовали Documentum. В 2016 году руководство компании приняло решение о создании единой платформы электронного документооборота для всех предприятий группы. Тиражирование текущей системы оказалось невозможным из-за сложности развития и невозможности объединить все подразделения.

Внедрению системы предшествовало экспресс-исследование организации. Консультанты DIRECTUM подготовили проектные решения с планом реализации поставленных задач. Одним из требований была возможность работать в DIRECTUM через любой браузер, поэтому основным способом доступа к системе стал веб-клиент. Пилотный проект был стартован в мае 2017 года в Челябинском трубопрокатном заводе и Первоуральском новотрубном заводе, которые входят в трубный дивизион Группы ЧТПЗ. В рамках внедрения было организовано сотрудничество по ключевым задачам:

● классическое делопроизводство и организационно-распорядительный документооборот;

● работа с нормативными документами;

● работа с документами интегрированной системы менеджмента;

● управление совещаниями.

Интеграция DIRECTUM в ИТ-инфраструктуру предприятия – следующий важный этап внедрения. Было реализовано взаимодействие с 1С и комплексной информационной системой ЧТПЗ — ERP-платформой собственной разработки. Помимо этого, для модуля «DIRECTUM: Управление совещаниями» были доработаны механизмы интеграции с почтовым сервером Microsoft Exchange. Полученное решение было протестировано участниками рабочей группы трубного дивизиона ЧТПЗ, в которую вошли руководители ИТ-подразделений, отделов по документационному обеспечению, договорной работе и других служб. Для быстрого старта дистанционное обучение прошли более тысячи сотрудников. С декабря 2017 года к работе в DIRECTUM приступили 3 000 человек: от рядовых сотрудников до руководителей высшего звена. Помимо веб-доступа пользователи имеют возможность работать в системе через мобильные приложения Solo и Jazz, находясь вне своего основного рабочего места.

Как внедренные решения отразились на работе компании:

● Снижение нагрузки по обработке документов.

● Упрощение согласования междивизиональных документов: все дивизионы ЧТПЗ работают в единой системе.

● Доступ к системе через любой браузер и вне офиса через мобильные приложения.

● Исключена двойная регистрация и дублирование входящих документов.

● С помощью утвержденных автозаполняемых шаблонов на порядок ускорено создание документов, а благодаря настроенным маршрутам – их согласование и утверждение.

● Возможность максимально прозрачно отследить движение документов, содержащих коммерческую тайну, а также предотвращение утечки данных.

Опыт внедрения DIRECTUM в трубном дивизионе был тиражирован силами специалистов группы на нефтесервисный и ломозаготовительный дивизионы.



География проекта
Практически все регионы РФ, и не только (Казахстан, Чехия). Примерный список городов:
Альметьевск
Балашиха
Батайск
Екатеринбург
Ижевск
Иркутск
Казань
Копейск
Красноярск
Магнитогорск
Москва
Новокузнецк
Новосибирск
Нижний Новгород
Набережные Челны
Омск
Первоуральск
Пермь
Ростов-на-Дону
Самара
Санкт-Петербург
Сургут
Тюмень
Ульяновск
Челябинск
Ярославль
г. Актау (Казахстан)
Dolni Benesov (Czech Republic)
Коментарии: 2
  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 41
    МГУ имени М.В.Ломоносова, Центр цифровой экономики
    Заместитель руководителя службы управления проектами
    13.11.2019 10:54

    Добрый день, хотелось бы уточнить:
    1. это юридическизначимый документооборот?
    2. Документооборот только внутри компании или и с контрагентами тоже осуществляется?

  • Роман Кузнецов
    Рейтинг: 380
    Холдинг PVG
    CIO
    24.12.2019 18:07

    Добрый день, Евгений!
    Масштаб проекта очевиден. Расскажите о этапах. Какой был выбран порядок внедрения подсистем и почему?
    DIRECTUM – платформа, которая динамично развивается. Вендор декларирует движение в сторону управления бизнес-процессами, управления корпоративным контентом. Вы, в соответствии с описанием, реализовали «классическое делопроизводство и организационно-распорядительный документооборот». Планируете ли развивать систему?
    10 абонентов это 10 информационных систем, с которыми идет обмен?

Предметная область
Отрасль
Управление