Автоматизация 4700 рабочих мест РУДН с помощью "1С:Документооборот государственного учреждения"

Заказчик
ФГАОУ ВО "РУДН"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
1С-Рарус
Сроки выполнения проекта
Февраль, 2018 - Декабрь, 2018
Масштаб проекта
10000 человеко-часов
4700 автоматизированных рабочих мест
Цели

РУДН является участником национальной программы 5-100. Цель Проекта 5-100 — улучшить позиции группы ведущих российских университетов на глобальном рынке образовательных услуг и исследовательских программ. Выполняя задачи программы 5-100, РУДН развернул 40 проектов развития. Для прозрачного управления этими стратегическими проектами была нужна современная информационная система. Также руководство университета нуждалось в упорядочивании административной работы: сотни документов и рутинных операций могли быть сокращены с помощью цифровизации.

Задачи проекта:

  • Решение операционных задач.
  • Унификация выходных форм документов.
  • Унификация процессов движения документов.
  • Сокращение времени на подготовку документов.
  • Увеличение прозрачности движения документов по процессу.
  • Установка сроков выполнения каждого этапа жизненного цикла документа.
  • Повышение доступности документов.
  • Обеспечение работы пользователей из любой географической точки.
  • Повышение прозрачности и управляемости стратегических проектов развития университета.
  • Облегчение организации, проведения и распространения решений собраний различного типа.
  • Повышение результативности управления поручениями.

Уникальность проекта

  • В авторизированной системе работает около 4700 человек.
  • Проведено онлайн- и офлайн-обучение более 1,5 тысяч человек, организована горячая линия для поддержки пользователей.
  • Благодаря методологии Agile организовано постепенное, бесконфликтное вовлечение сотрудников университета в использование новых информационных технологий.
  • Автоматизированный документооборот объединен с привычными способами наложения резолюций и передачи поручений. Для этого разработано и интегрировано с СЭД мобильное приложение для ректора.
  • Особенности бизнес-процессов классического университета описаны и стандартизированы. Настроены бизнес-процессы для создания, маршрутизации и хранения потоков более 100 тысяч документов в год.
  • Автоматизированы специфические процессы: закупки, оформление заявок на командирование, ротация профессорско-преподавательского состава и др.



Использованное ПО

Ситуация до внедрения

Российский университет дружбы народов был основан 5 февраля 1960 года.

Сегодня РУДН — один из лучших российских университетов, входит в мировые рейтинги THE, QS и RUR.

РУДН — первый университет в России, который получил 5 звезд в 5 категориях рейтинга QS Stars.

Объединяя знанием людей разных культур, РУДН формирует лидеров, которые завтра сделают мир лучше.

РУДН — сложный административный организм, структура которого включает институты, факультеты, кафедры, научные объединения, центры и лаборатории, филиалы в других городах. Действует система довузовского и послевузовского образования, куда входит аспирантура, докторантура и ординатура.

Университет ведет активную международную работу, поддерживая связи с зарубежными образовательными и научными центрами. Всего в составе РУДН — более 1000 административных единиц, связанных вертикально и горизонтально.

Сложная, разноплановая деятельность университета требует эффективного управления сквозными и локальными процессами, в которые вовлечены тысячи участников. Для этого используются различные инструменты учета и управления.

По мере развития видов деятельности и технологий университет внедрил программное обеспечение разной функциональности, от разных вендоров. Ключевыми продуктами для интегрированного управления деятельностью университета стали программы платформы "1С:Предприятие":

  • "1С:Документооборот государственного учреждения",
  • "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8",
  • "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8",
  • "1C:Управление холдингом".
Также использовались другие информационные системы на различных платформах.

Согласованная работа тысяч людей стала важным условием для роста и развития университета.

Работа по старинке — с передачей бумаг из рук в руки, телефонными согласованиями, долгими паузами между этапами принятия решений — ограничивала РУДН в его стремлении в будущее.

Идея автоматизации управленческой, административной и образовательной деятельности, включая документооборот организации была инициирована и поддерживается ректором университета, академиком Владимиром Михайловичем Филипповым и руководством вуза.

Сложность реалиазации

Дополнительная информация к описанию проекта

Три фактора определили успех проекта:
  • Заинтересованность ректора и руководства университета и в цифровой трансформации вуза.
  • Объединение в команду специалистов РУДН и "1С-Рарус", имеющих многолетний опыт автоматизации на платформе "1С:Предприятие" и обладающих глубокими знаниями бизнес-процессов университета и его потребностей.
  • Итерационная схема внедрения с непрерывным анализом обратной связи от пользователей и поэтапным вводом в действие объектов и программных модулей. Такой подход обеспечил успех внедрения, несмотря на сложность оргструктуры, многочисленность объектов документооборота и большое количество сотрудников.
Внедренные программные продукты 1С:Документооборот государственного учреждения :
  • Приказы
  • Служебные записки
  • Протоколы
  • Заявки
  • Управление мероприятиями

Архитектура решения и масштаб проекта

  • Количество пользователей системы: 4700.
  • Количество активных пользователей: 1500.
  • Количество одновременно работающих пользователей: 500.

Описание проекта

Результаты проекта

Внедрение программного продукта решило следующие задачи: 
  • делопроизводство;
  • учет и хранение документов;
  • постановка и решение тактических задач с использованием мобильного приложения;
  • организация доступа из любой точки мира в зоне покрытия сети интернет;
  • планирование проектов и управление задачами в их рамках;
  • анализ деятельности в разрезе проектов;
  • управление совещаниями;
  • учет и контроль исполнения поручений;
  • управление заявками на внутренние работы.
  • Управление документооборотом
Ежегодно в университете создается и утверждается более 75 тысяч приказов различного типа и десятки тысяч других документов. В результате автоматизации:
  • проекты документов (приказов, протоколов, служебных записок) подготавливаются на базе унифицированных форм, процессы согласования запускаются на основании шаблонов бизнес-процессов;
  • задачи согласования, утверждения, подписания, рассмотрения и регистрации выполняются в электронном виде;
  • за счет ограничения количества повторных согласований сроки согласования документов сократились примерно в 2,5 раза;
  • повысилась достоверность прогнозов сроков издания документов;
  • выросло качество подготовки документов благодаря стандартизации форм;
  • для ректора университета создана удобная мобильная рабочая среда: в специальном приложении можно просматривать, править и накладывать резолюции, используя стилус или клавиатуру.
  • Ежемесячно в системе ЭД разрабатываются новые шаблоны документов.
Учет и хранение документов

В результате внедрения программного продукта "1С:Документооборот государственного учреждения 8" университет обеспечен единой базой данных хранения документов. Электронная база документов и бумажный архив дубликатов, сохранения которого требует законодательство, объединены с помощью технологии штрихкодирования.

Сотрудники университета, независимо от их должности и территориального расположения, могут быстро найти необходимый документ, используя его идентификационные признаки.

Интеграция СЭД с прочими информационными базами Университета

Одна из задач внедрения "1С:Документооборот" — объединить в единой системе потоки документов, генерируемые в разных информационных базах университета. На сегодняшний день выполнена интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятие":

  • "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8": реализован механизм обмена данными об организационной структуре организации и сотрудниках, обмен данными по кадровым приказам;
  • "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8": реализован механизм обмена данными по финансовым показателям проектов, которые ведутся в "1С:Документооборот государственного учреждения 8";
  • "1C:Управление холдингом 8": реализован механизм обмена служебными записками на закупку. Согласование служебных записок производится на стороне "1С:Документооборот государственного учреждения 8", в "1C:Управление холдингом 8" документы поступают на исполнение.
Архитектор системы, Р.Р.Аглямов резюмирует: "Для повышения эффективности управления административными процессами: оборотом документации, ведения проектов, согласования и контроля выполнения решений был выстроен и автоматизирован процесс документооборота. Эффект от использования новой системы, построенной на базе решения "1С:Документооборот", очевиден. В прошлом остались неудобные электронные таблицы и телефонные согласования. РУДН обеспечен единой базой данных хранения документов. Снизились затраты на управление проектной деятельностью. Создано специальное мобильное приложение, в котором можно оперативно просматривать, править и накладывать резолюции. Плодотворное сотрудничество с компанией "1С-Рарус" принесло положительные результаты, в наших ближайших планах продолжение работы по интеграции с другими информационными системами, развертывания системы контроля исполнительской дисциплины, дальнейшая стандартизация форм документов и процессов движения информационных потоков, создание специализированного мобильного приложения для всех сотрудников университета".

Предметная область
Отрасль
Управление