Развитие «Системы электронного документооборота группы компаний Стройгазконсалтинг»

Заказчик
ООО Стройгазконсалтинг
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ЗАО «ДИДЖИТАЛ ДИЗАЙН»
Год завершения проекта
2017
Сроки выполнения проекта
Декабрь, 2016 — Октябрь, 2017
Масштаб проекта
4000 человеко-часов
1500 автоматизированных рабочих мест
Цели
• Повысить операционную эффективность компании за счет улучшения процессов документооборота.
• Сократить время согласования документов за счет упрощения процедуры.
• Сократить объем бумажных носителей в документообороте компании и дочерних обществ.
• Сократить операционные затраты на делопроизводство за счет устранения дублирования операций и улучшения возможностей по оперативному информированию сотрудников о документах и связанных с ними управленческими и деловыми процессами.
• Усилить контроль и повысить уровень исполнительской дисциплины.

Уникальность проекта

Серьезные временные ограничения.
По требованию заказчика новая система должна была заработать в январе, т.е. через три месяца после начала работ, поэтому команде пришлось отказаться от привычного метода выполнения проекта – «водопадного», который включает настройку, отладку «на берегу», тестирование и только потом запуск в опытно-промышленную эксплуатацию.
Гибкий подход.
Работа над проектом осуществлялась по принципу методологии «гибкой разработки», активно применяемой в интернет-проектах, – сперва запустили систему с функциональностью, затрагивающую только основные бизнес-процессы.
Понятно, что в таком случае сервис не сможет исправно работать, потребует улучшений, а значит, вызовет замечания. Все участники проекта были готовы к оперативным исправлениям. Пользователи, получившие доступ к системе на этапе опытно-промышленной эксплуатации, внесли свои предложения и комментарии, тем самым помогли оперативно устранить замечания и довести программу до эксплуатационной готовности.
Использованное ПО
Docsvision 5.4
IIS 7.5
Microsoft Windows Server 2008, 2012
MS SQL 2016
MS Reporting Services
Описание проекта
В рамках проекта были автоматизированы основные процессы документационного обеспечения: o Входящие документы o Исходящие документы o Служебные записки o Внутренние документы o Архив o Доверенности o Организационно-распорядительные документы o Протоколирование совещаний o Контроль исполнения поручений. В связи с новой системой мотивации персонала возникла необходимость автоматизировать контроль исполнительской дисциплины и управление заданиями. Новая СЭД позволила создавать отчеты, отображающие все нужные для оценки эффективности персонала данные, а также контролировать сроки согласования проектов документов. Помимо Windows-клиента в ходе проекта был внедрен Web-клиенты для большего удобства пользователей и для легкого масштабирования системы.
География проекта
Система имеет централизованную архитектуру, ее внедрение проводилось в главном офисе компании, расположенном в Санкт-Петербурге. В настоящее время в СЭД работает вся территориально распределенная по России сеть офисов предприятия ООО «Стройгазконсалтинг». В ближайшее время запланированы работы по расширению организационного охвата СЭД на все дочерние зависимые общества группы.

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

Предметная область
Отрасль
Управление