ИТ-решение для автоматизации органов управления компаний финансового сектора

Заказчик
«Альфа-Банк»
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
BoardMaps (ОАО «Дэшборд Системс»)
Год завершения проекта
2017
Сроки выполнения проекта
Ноябрь, 2016 — Ноябрь, 2017
Масштаб проекта
1000 человеко-часов
150 автоматизированных рабочих мест
Цели
a.    Комфорт для членов Советов и комитетов при работе с материалами заседаний, отказ от бумажных документов;
b.    Доступ к контенту ранее проведенных и будущих заседаний;
c.    Сокращение временных и трудозатрат сотрудников аппаратов на подготовку и оформление заседаний;
d.    Упрощение и ускорение процессов согласования и актуализации материалов к заседаниям;
e.    Удобство коммуникаций между пользователями, в том числе иностранными и иноязычными коллегами;
f.    Снижение нагрузки на участников заседаний за счет переноса некоторых вопросов в формат заочных заседаний;
g.    Удобство создания и контроля исполнения поручений.

Уникальность проекта

На работу в BoardMaps были переведены 7 коллегиальных органов компании: Правление, Управляющий комитет по отчетности, Комитет развития региональной сети, Проектный комитет, Планово-бюджетный комитет, ИТ комитет, Встреча директоров направлений.  
    После внедрения системы 150 руководителей Альфа-Банка стали пользователями BoardMaps. В результате:
•    Повысился уровень удобства для участников заседаний и сократилось время на подготовку заседаний. На текущий момент через BoardMaps проведено уже более 300 заседаний коллегиальных органов;
•    Повысилась эффективность очных заседаний и скорость принятия решений за счет заочного рассмотрения второстепенных вопросов. Голосование на заочных заседаниях было реализовано в форме заполнения опросных листов;
•    Сократилось на 40% количество человеко-часов, требуемых на подготовку и оформление итогов заседания за счет упрощения процесса согласования материалов и повестки, автоматического составления протокола и других функций системы;
•    Увеличилась исполняемость принятых решений за счет возможности исполнителя быстро погрузиться в контент поручения;
•    Обеспечена авторизация пользователей через сертификационный шлюз Альфа-Банк по клиентским сертификатам;
•    Организовано удобное архивирование и хранение материалов заседаний на серверах заказчика, и быстрый доступ к ним;
•    Не применяется печать конфиденциальных документов к заседаниям, работа ведется с цифровыми копиями документов через BoardMaps.
Использованное ПО
Оборудование: от 2-х серверов. Технические характеристики: ЦП 2ГГц; 8 ГБ ОЗУ, Хранилище объемом 60гб. ПО: Windows Server 2012 R2 (Standard или Datacenter) или новее; Internet Information Services 8.5 или новее.
Описание проекта
В рамках проекта по автоматизации комитетов Альфа-Банком были выдвинуты следующие требования к системе: a. Возможность настройки бизнес-процесса в соответствии с регламентами каждого коллегиального органа (движение вопросов, проектов решений и других атрибутов); b. Возможность работы в системе на различных устройствах, в том числе мобильных (ПК и iPad); c. Возможность совместной работы с материалами: ознакомление, аннотирование, согласование; d. Возможность проведения автоматического голосования по вопросам; e. Возможность автоматического составления протокола заседания; f. Возможность работать с поручениями: раздавать и контролировать ход выполнения, быстро получать статистику их выполнения; BoardMaps полностью отвечала требованиям заказчика. В результате на работу в BoardMaps были переведены 7 коллегиальных органов компании, которые с момента начала эксплуатации провели с использованием системы более 300 заседаний.
География проекта
Москва.
Предметная область
Отрасль
Управление