Внедрение единой системы документооборота в группе "Продо"

Заказчик
Группа "Продо"
ИТ-поставщик
-
Год завершения проекта
2017
Сроки выполнения проекта
Август, 2016 — Ноябрь, 2017
Масштаб проекта
10000 человеко-часов
2000 автоматизированных рабочих мест
Цели
Бизнес цель: 


Повышение эффективности корпоративного управления, переход на процессную модель управления и сокращение расходов на документооборот


Бизнес задачи:


•сокращение сроков согласования договоров и работы с документами (по результатам в 6 раз)
•повышение «прозрачности» работы с документами
•унификация на всех производственных площадках процесса согласования и работы с документами
•внедрение единых стандартов и процессов НСИ
•единый электронный архив;
•организация проектной работы;

•сокращение сроков сбора и обработки информации для подготовки управленческих решений;

•контроль исполнительской дисциплины в корпоративном центре и производственных площадках, создание единого центра по контролю за исполнением задач

•сокращение доли ручного труда, снижение риска «человеческого фактора» (потеря документов, невыполнение поручений);

• автоматическое формирование защищенных типовых форм документов и договоров, отражение в документах стадии согласования (проект, финальный вариант);
• повышение эффективности тендерных процедур, проверки контрагентов касательно должной осмотрительности, категоризация документов тендерных процедур;
• повышение эффективности согласования и работы с внутрихолдинговыми документами;
• автоматизация процесса «передачи» договора на уровень корпоративного центра при заданных условиях и автоматизация определения согласующих для документов исходя из условий договора;

Уникальность проекта

1. Максимальное использование Функционала платформы 1С:Документооборот: работы с документами, контроль исполнительской дисциплины, согласование договоров, внутренний и внешний документооборот, делопроизводство, работа с проектами, электронный архив.
2. Реализация подсистемы защиты форм типовых документов от изменения на этапах всего процесса разработки, согласования и подписания документов.
3. Глубокая интеграция с инфраструктурой на базе технологий Майкрософт и 1С, что позволило дополнить функционал системы 1С:Документооборот дополнительными возможностями по обмену информации НСИ и документов между КСУ
4. Работа пользователей в единой информационной базе данных, с разграничением прав доступов к документам.
5. Единая система используется во всех компаниях группы (26 юридических лиц).
6. Внедрение единого автоматизированного процесса согласования, утверждения и работы с документами, проектами, НСИ.
7. Автоматизация формирования матриц согласующих в зависимости от существенности сделки, видов документов, производственных площадок, требований к согласованию в корпоративном центре (как до согласования на производственной площадке, так и после). Наложение нескольких матриц согласующих друг на друга.
8. Требования к маршрутизации процесса в ходе согласования, в зависимости от стадии документа (более 4 «выходов» из одной точки согласования).
9. Требования к доступности реквизитов документов определенным подразделениям, с проверкой выполнения задачи.
10. Автоматический запуск процессов исходя из сроков действия документов, сроков исполнения.
11. Множественность этапов разработки и согласования документов, контроль за движением оригиналов документов, подписанием, наличием сканированных копий.
12. Требования к организации и доступу к документам, имеющим основной и вспомогательный характер при согласовании договора.
13. Формирование и отражение всей истории работы с документом и сопутствующими справочниками и документами.
Использованное ПО
В качестве платформы для системы электронного документооборота и КСУ НСИ была выбрана система 1С:Документооборот на базе 1С:Предприятие 8.3.

Произведена интеграция с системами:

1. Учетными системами на базе 1С для обмена нормативно справочной информацией и электронными карточками договоров.

2. 1С:ERP для обмена документами участвующими в закупочных процедурах и реализации.
Описание проекта
Группа «ПРОДО» основана в 2004 году. На сегодняшний день является одним из лидеров российского продовольственного рынка в секторе птицеводства, свиноводства и мясопереработки. Группа ежегодно входит в десятку крупнейших российских сельскохозяйственных производителей. Предприятия «ПРОДО» расположены в Центральном, Сибирском и Уральском федеральных округах России. Численность работников 16 000 человек. Предприятия группы осуществляют полный производственный цикл от производства сырья до реализации готовой продукции. Предпосылки для внедрения: • Отсутствие системы электронного документооборота • Длительность процессов согласования и работы с документами. • Сложность обмена документами, согласования и устранения замечаний между корпоративным центром и производственными площадками. • Отсутствие единых процессов согласования и работы с документами. • Отсутствие контроля, присутствие «человеческого» фактора и субъективности при работе с документами. • Проблемы с определением финальной версии документов, подписываемых подписантом, «множественность» финальных версий. •  Процессы обработки документов не формализованы на должном уровне. Кураторы проекта со стороны ООО ПРОДО Менеджмент: •  Семенова Екатерина Вадимовна (Заместитель генерального директора по финансовым вопросам), •  Бочкарев Никита Владимирович (Директор по правовым вопросам), Команда проекта со стороны ООО ПРОДО Менеджмент: •  Беляев Георгий, •  Трехов Евгений, •  Павлинов Андрей, •  Ярыгин Андрей, •  Угланов Александр. Команда проекта со стороны Подрядчика: •  Долгов Василий, •  Илясов Константин, •  Шилов Сергей, •  Ревенков Дмитрий, • Илясова Ольга, •  Трофимова Евгения. Результаты проекта  •  Автоматизированы ключевые бизнес процессы компании в рамках договорной деятельности, унифицированы бизнес процессы, используемые в базовом документообороте.  •  Повысилась прозрачность в работе подразделений, сократились сроки согласования документов. •  Создано единое корпоративное информационное пространство позволяющие формализовать и автоматизировать документооборот между 26 юридическими лицами, входящими в группу «ПРОДО». • Обеспечен необходимый уровень защиты для конфиденциального документооборота. • Обеспечено формирование документов в защищенном формате (pdf), отметка документов на стадии проекта и согласование. • Автоматизирована проектная работа подразделений. • Автоматизированы процессы согласования, утверждения и передачи информации в рамках управления НСИ.
География проекта
Москва, Клин, Омск, Уфа, Тюмень, Новосибирск, Санкт-Петербург, Пермь, Калуга.
Предметная область
Отрасль
Управление